Kako uravnotežiti bankovni račun u QuickBooks 2021

Balansiranje bankovnog računa iznimno je jednostavno u QuickBooksu. Zapravo, ići ću toliko daleko da kažem da ako imate bilo kakvih problema, oni proizlaze iz . . . pa, nemarno vođenje evidencije koje je prethodilo vašem korištenju QuickBooks-a .

Dosta je bilo ovog brbljanja. Započinjem opisom kako usklađujete račun.

Dajte QuickBooks podatke iz bankovnog izvoda

U pomirenju, kao što vjerojatno znate, uspoređujete svoju evidenciju bankovnog računa s evidencijom banke o istom računu. Trebali biste biti u mogućnosti objasniti bilo kakvu razliku između ta dva računa - obično pokazujući na čekove koje ste napisali, a koji još nisu raščišćeni. (Ponekad depoziti spadaju u istu kategoriju; bilježite depozit i šaljete ga poštom, ali banka još nije kreditirala vaš račun.)

Prvi je korak, dakle, dostavljanje podataka o bankovnom računu QuickBooksu. Ove informacije dobivate iz svog mjesečnog izvoda. Dajte QuickBooksu potrebne brojke, kako slijedi:

1. Odaberite Bankarstvo→Pomiri ili kliknite ikonu Pomiri na početnom zaslonu.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Početak pomirenja, kao što je prikazano.

Ako imate nekoliko bankovnih računa, možda ćete morati odabrati račun koji želite uskladiti.

Dijaloški okvir Početak pomirenja

2. Ako prikazani bankovni račun nije onaj koji želite uskladiti, otvorite padajući izbornik Račun i odaberite točan račun.

3. Unesite datum bankovnog izvoda u tekstni okvir Datum izvoda.

Možete podesiti datum jedan po dan pomoću tipki plus (+) i minus (–). Također možete kliknuti gumb Kalendar na desnom kraju tekstnog okvira Datum izvoda kako biste odabrali datum iz kalendara.

Pogledajte online Cheat Sheet za popis drugih tajnih trikova za uređivanje datuma.

4. Provjerite početno stanje bankovnog izvoda.

QuickBooks prikazuje iznos u odjeljku Početno stanje na zaslonu.

5. Unesite završno stanje s bankovnog izvoda u tekstualni okvir Završno stanje.

6. Unesite naknadu za uslugu banke.

Ako bankovni izvod prikazuje naknadu za uslugu, a niste je već unijeli, pomaknite pokazivač na tekstni okvir Naknada usluge i upišite iznos. (Na primjer, upišite 10 za uslugu od 10 USD.)

7. Unesite datum transakcije za transakciju s naplatom usluge.

QuickBooks dodaje jedan mjesec datumu naplate usluge od posljednjeg trenutka kada ste se pomirili. Ako ovaj datum nije točan, upišite točan.

8. Dodijelite bankovnu naknadu za uslugu na račun.

Unesite račun rashoda kojemu dodjeljujete naknade za bankovne usluge u prvi tekstni okvir Račun — onaj pored tekstnog okvira Datum. Aktivirajte padajući izbornik klikom na strelicu prema dolje, označite kategoriju pomoću tipki sa strelicama, a zatim pritisnite Enter. Kladim se u sve da ove troškove zabilježite na računu Bank Service Charges koji QuickBooks postavlja prema zadanim postavkama.

Ako ste QuickBooks-u rekli da također želite pratiti iznose prihoda i rashoda korištenjem klasa, QuickBooks dodaje tekstualne okvire klase u dijaloški okvir Početak pomirenja kako biste mogli prikupiti te podatke.

9. Unesite prihod od kamata na računu.

Ako je račun zaradio kamate za mjesec, a još niste unijeli ovu brojku, upišite iznos u okvir za tekst Zarađene kamate.

10. Unesite datum transakcije za transakciju prihoda od kamata.

Već znate unositi datume. Neću vas dosađivati ​​ponovno objašnjavajući (ali pogledajte 3. korak ako imate problema).

11. Dodijelite kamatu računu.

U drugom tekstualnom okviru Računa unesite račun kojemu treba dodijeliti interes ovog računa. Kladim se da ćete ovo zabilježiti pod računom Prihodi od kamata, koji se nalazi pri dnu padajućeg izbornika Račun. Da biste odabrali kategoriju s izbornika Račun, aktivirajte izbornik klikom na strelicu prema dolje, označite kategoriju, a zatim pritisnite Enter.

12. Kliknite gumb Nastavi.

QuickBooks prikazuje prozor Reconcile, kao što je prikazano.

Prozor za pomirenje

Označite izbrisane čekove i depozite

U prozoru Reconcile govorite QuickBooks koji su depoziti i čekovi izmireni u banci. (Za ove informacije pogledajte bankovni izvod.) Slijedite ove korake:

1. Identificirajte prvi depozit koji je izbrisan.

Znate kako to učiniti, siguran sam. Samo prolistajte bankovni izvod kako biste pronašli prvi depozit na popisu.

2. Označite prvi očišćeni depozit kao izbrisan.

Pomičite se kroz transakcije navedene u odjeljku Depoziti i drugi krediti u prozoru Usklađivanje, pronađite depozit, a zatim ga kliknite. Alternativno, možete istaknuti depozit pomoću tipke Tab ili strelica, a zatim pritiskom na razmaknicu. QuickBooks stavlja kvačicu ispred depozita kako bi ga označio kao izbrisan i ažurira stanje izbrisanog izvoda.

Ako imate velik broj depozita za brisanje, a možete ih brzo identificirati, kliknite gumb Označi sve, a zatim jednostavno poništite oznaku transakcija koje nisu na bankovnom izvodu. Da biste poništili oznaku transakcije, kliknite je. Kvačica nestaje.

3. Zabilježite sve izbrisane depozite koji nedostaju.

Ako ne možete pronaći polog u prozoru Uskladiti, još ga niste unijeli u registar. Mogu samo nagađati zašto ga niste unijeli. Možda ste jednostavno zaboravili. Zatvorite ili deaktivirajte prozor za pomirenje klikom na gumb Napusti. Sada otvorite registar i na uobičajen način unesite depozit u registar. Da biste se vratili na prozor za pomirenje, ili ga ponovno otvorite ili ponovno aktivirajte. Ili, ako želite, odaberite Bankarstvo→Uplaćivanje i otvorite zaslon depozita na vrhu prozora Usklađivanje. Zabilježite depozit, a zatim kliknite gumb Spremi i zatvori. Kada ponovno otvorite prozor Usklađivanje, depozit se pojavljuje u području Depoziti i drugi krediti.

4. Ponovite korake 1-3 za sve depozite navedene na bankovnom izvodu.

Uvjerite se da se datumi podudaraju i da su iznosi depozita točni. Ako nisu, vratite se na transakcije da ih ispravite. Da biste došli do transakcije, kliknite gumb Idi na. Vidjet ćete prozor Pisanje čekova ili Uplata depozita gdje je transakcija izvorno zabilježena. Tamo izvršite ispravke, a zatim kliknite Spremi i zatvori. Vraćate se na prozor za pomirenje.

5. Identificirajte prvu provjeru koja je izbrisana.

Bez znoja, zar ne? Samo pronađite prvi ček ili isplatu naveden na bankovnom izvodu.

QuickBooks vam omogućuje sortiranje transakcija navedenih u prozoru Usklađivanje klikom na naslove stupaca u odjeljku Čekovi i plaćanja i u odjeljku Polozi i drugi krediti. Možda ćete htjeti malo eksperimentirati s ovom praktičnom značajkom. Razvrstavanje i ponovno razvrstavanje transakcija — osobito na bankovnim računima s velikim brojem transakcija — često olakšava posao usklađivanja bankovnog računa.

6. Označite prvu izbrisanu provjeru kao izbrisanu.

Pomičite se kroz transakcije navedene u odjeljku Čekovi i plaćanja prozora Usklađivanje; pronađite prvi ček; a zatim kliknite na njega. Također ga možete istaknuti pritiskom na Tab i tipkom sa strelicom. Zatim pritisnite razmaknicu. QuickBooks umeće kvačicu za označavanje ove transakcije kao izbrisane i ažurira stanje izbrisanog izvoda.

7. Zabilježite sve provjere koje nedostaju, ali su izbrisane.

Ako ne možete pronaći ček ili isplatu u QuickBooks, pogodite što? Još ga niste upisali u registar. Zatvorite ili deaktivirajte prozor Pomiri klikom na gumb Napusti ili aktiviranjem drugog prozora. Zatim prikažite registar i unesite ček ili isplatu. Za povratak na prozor za pomirenje, ponovno ga otvorite ili ponovno aktivirajte. Ili možete odabrati Bankarstvo→Pisati čekove, kreirati ček na vrhu prozora za usklađivanje, a zatim kliknuti Spremi i zatvori da se vratite na zaslon za usklađivanje i nastavite s mjesta gdje ste stali.

8. Ponovite korake 5-7 za sve isplate navedene na bankovnom izvodu.

Ovi koraci ne traju jako dugo. Usklađivanje računa svaki mjesec traje oko dvije minute. Ne šalim se niti pretjerujem. Pod dvije minute zapravo mislim na dvije minute.

Ako je razlika jednaka nuli

Nakon što označite sve izbrisane čekove i depozite, razlika između očišćenog stanja za račun i završnog stanja bankovnog izvoda trebala bi biti jednaka nuli. Primijetite da sam rekao da treba — neću.Prozor pozadine na gornjoj slici je prozor za pomirenje u kojem je sve neuobičajeno. Vidite da nema razlike u donjem desnom kutu prozora za pomirenje na gornjoj slici? To znači da su vaš bankovni račun i QuickBooks datoteka sinkronizirani. Ako je razlika mala, potražite male razlike između iznosa čekova u registru i stvarnih obračunanih čekova na bankovnom izvodu. Ako pronađete neslaganje s određenim čekom, kliknite gumb Idi na da biste otišli na ček i promijenili iznos. Kliknite Spremi i zatvori da se vratite na prozor Pomiri.

Dijaloški okvir Odabir izvješća o usklađivanju

Ako je razlika jednaka nuli, gotovi ste. Kliknite gumb Pomiri sada. QuickBooks prikazuje okvir s čestitkom (vidi gornju sliku) koji vam govori da je pomirenje završeno. Kao nagradu što ste tako dobar dječak ili djevojčica, okvir s porukom pita želite li besplatno ispisati sažetak ili izvješće o detaljnom pomirenju s plaćenim svim troškovima. Kliknite Sažetak ili Detalj, a zatim kliknite U redu ako želite ispisati izvješće; inače, samo kliknite Zatvori.

Ne možete odlučiti hoćete li ispisati izvješće o usklađivanju? Osim ako niste poslovni knjigovođa ili računovođa koji usklađuje bankovni račun za nekog drugog — na primjer za vašeg poslodavca ili klijenta — ne morate ispisivati ​​izvješće o usklađivanju. Ispis samo dokazuje da ste pomirili račun. (Uglavnom, ovaj dokaz je razlog zašto biste trebali ispisati izvještaj ako ste knjigovođa ili računovođa. Osoba za koju usklađujete račun znat će da ste obavili svoj posao i imat će komad papira za upućivanje na kasnije sa svim pitanjima.) Također, uvijek se možete vratiti i ispisati izvješće kasnije, ako je potrebno. Za pristup izvješćima o usklađivanju koje je QuickBooks spremio, odaberite Izvješća→ Bankarstvo→ Prethodno usklađivanje.

Sada je svaki depozit, povlačenje i ček koji ste izbrisali označeni kvačicom u vašem registru. Ako mi ne vjerujete, otvorite registar i saznajte.

Ako razlika nije jednaka nuli

Ako razlika nije jednaka nuli, imate problem. Ako kliknete gumb Pomiri sada, QuickBooks će vam pokazati dijaloški okvir Prilagodba pomiriti, prikazan u nastavku. Ovaj dijaloški okvir govori vam koliko je vaš račun neuravnotežen i pita vas želite li prilagoditi svoj neprilagođeni račun.

Dijaloški okvir Usklađivanje usklađivanja

Kliknite gumb Return to Reconcile ako se želite vratiti na prozor Uskladiti i započeti potragu za transakcijom koja nedostaje ili je pogrešno unesena.

Ako želite prisilno uskladiti dva iznosa, kliknite U redu. Natjerati dva iznosa da se slože nije baš dobra ideja. Da bi to učinio, QuickBooks dodaje očišćenu transakciju jednaku razlici.

Odgađanje usklađivanja (klikom na gumb Napusti pomirenje) i ne odabir prilagođavanja stanja bankovnog računa obično je najbolji pristup, jer problem možete locirati i ispraviti kasnije, kada budete svježi. Tada možete ponovno pokrenuti pomirenje i završiti svoj posao. (Ponovo pokrećete pomirenje na isti način na koji ga pokrećete.)