Kako upravljati svojom praksom u QuickBooks Online računovođa

Prije nego počnete koristiti QuickBooks Online Accountant (QBOA) alate koji su dostupni dok radite u QBO tvrtki klijenta, pogledajte stranicu Rad u oknu za navigaciju, koja funkcionira kao alat za upravljanje praksom. Posjedovanje takvog alata u QBOA-i omogućuje vam centraliziranje upravljanja praksom, jer svi članovi tima u vašoj tvrtki imaju pristup radnoj stranici u QBOA-i.

Važno je razumjeti da vaši klijenti ne vide radnu stranicu—dostupna je samo u QBOA, tako da samo vi i članovi vašeg tima vidite stranicu Work. Nadalje, informacije koje svaki član tima vidi na radnoj stranici specifične su samo za njegove klijente – one kojima vaš član tima ima pristup.

Stranica Rad omogućuje vam da pratite što se treba dogoditi i za vaše klijente i za vašu tvrtku. I, iako se terminologija korištena na stranici Work odnosi na projekte, imajte na umu da se ti projekti potpuno razlikuju od projekata koje vaši klijenti mogu izraditi u QBO-u.

Mrežni prikaz u QBOA

Kada kliknete Rad na navigacijskoj traci, QBOA prikazuje zadani prikaz mreže na stranici. Prikaz Mreže prikazuje kartice zadataka organizirane u datumske raspone (Kraj danas, Ovaj tjedan, Sljedeći tjedan i u sljedećih 30 dana).

Mrežni prikaz radne stranice u QBOA.

Svaka kartica zadatka određenog projekta identificira klijenta za kojeg se posao treba obaviti (ili vašu vlastitu tvrtku, ako projekt nije za klijenta), kao i naziv projekta. Jedinstveno na svakoj kartici zadatka pronaći ćete naziv zadatka.

Možete kontrolirati nešto od onoga što vidite na prikazu Mreže na stranici Rad. Na primjer, možete filtrirati stranicu kako biste prikazali informacije za sve klijente, vašu tvrtku, određene klijente ili određene članove tima. Značajka Work također koristi podatke u klijentskim QBO tvrtkama za automatski prikaz rokova koje trebate ispuniti i stvari koje trebate učiniti, kao što su rokovi za obračun plaća i usklađivanje povezanih bankovnih transakcija. Ako ne želite vidjeti ove automatski stvorene informacije, možete kliknuti klizač Iz QuickBooks.

U ovom trenutku, značajka Rad automatski predlaže radnje koje treba poduzeti povezane samo s QBO; značajka Work ne povezuje se s drugim proizvodima kao što je ProConnect Tax Online.

Budući da prikaz Mreža organizira zadatke prema datumu dospijeća, nećete vidjeti nikakvu vrstu vizualne veze između zadataka; to jest, ne pojavljuju se linije koje povezuju zadatke jedni s drugima, jer prikaz Mreže nije dijagram toka.

Mrežni prikaz nije jedini prikaz dostupan na radnoj stranici; možete pročitati o prikazu popisa i prikazu kalendara kasnije u ovom poglavlju, nakon što raspravljam o stvaranju projekata i zadataka.

Kako kreirati projekte i zadatke

Možete koristiti stranicu Rad za izradu zahtjeva klijenata. Što se tiče upravljanja praksom, stranicu Work koristite za izradu projekata, koji predstavljaju stvari koje je potrebno učiniti. Svaki projekt dijelite na zadatke, koji su podskupovi projekta koji daju više detalja o tome što je potrebno učiniti da bi se projekt dovršio. Zadatke stvarate kao dio projekta, ali možete dodijeliti različite članove tima različitim zadacima na istom projektu. Projekti su obično općenite stvari koje trebate postići do određenog roka, a zadaci opisuju specifične stvari koje trebate učiniti da biste dovršili projekt.

Dok stvarate projekt, projektu dodjeljujete rok i svakom zadatku u projektu dodjeljujete rokove. Identificirate klijenta s kojim je projekt povezan i člana tima koji je odgovoran za projekt. Ili možete navesti da je projekt interni koji utječe na vašu tvrtku, ali ne i na bilo kojeg od vaših klijenata.

QBOA sadrži predloške projekata koji vam pomažu da brzo kreirate često potrebne projekte, kao što su mjesečno knjigovodstvo ili uključivanje klijenata. Kada koristite jedan od ovih predložaka, QBOA stvara ne samo projekt već i sve zadatke povezane s projektom. Zatim možete urediti projekt po potrebi.

Izrada projekta

Kako bismo te informacije pokušali što lakše pratiti, izradit ćemo projekte odvojeno od kreiranja zadataka—iako možete, a vjerojatno i hoćete, stvarati zadatke kada stvarate projekte. Za izradu projekta slijedite ove korake:

1 . Kliknite Rad u navigacijskom oknu.

QBOA prikazuje stranicu Rad za vašu tvrtku.

2 . Kliknite Stvori projekt u gornjem desnom kutu stranice.

QBOA otvara ploču na desnoj strani stranice koju koristite za izradu projekta.

Izrada projekta pomoću predloška.

3 . Ako vaš projekt spada u jednu od unaprijed definiranih kategorija predložaka dvotjednog obračuna plaća, klijenta, mjesečnog knjigovodstva ili godišnjeg poreza, odaberite predložak iz okvira s popisom Predložak projekta.

QBOA projektu dodaje zadatke povezane s predloškom projekta, dodjeljujući svakom zadatku rok dospijeća "sutra".

4 . Unesite naziv projekta.

Ako ste odabrali predložak projekta, QBOA popunjava naziv projekta koristeći naziv predloška projekta.

5 . Iz okvira s popisom Firma ili Client odaberite QBO klijenta s kojim je projekt povezan.

Ako se projekt odnosi samo na vašu tvrtku, a ne na klijenta, odaberite Moja tvrtka.

6 . Postavite rok za projekt.

Rok koji ste postavili za projekt je ograničenje; ako projektu dodate zadatke, nećete moći postaviti rokove za zadatke koji se javljaju nakon završetka projekta.

7 . Pomoću okvira s popisom Dodijeljeno dodijelite projekt jednom od članova vašeg tima.

Možete dodati detalje za projekt ako želite.

Neki projekti, poput usklađivanja bankovnog izvoda, moraju se redovito ponavljati; za te projekte kliknite klizač Ponovi da biste postavili vremenski okvir koji bi QBOA trebao koristiti za ponavljanje projekta.

Rad sa zadacima

Sada kada ste stvorili projekt, možete raditi sa zadacima projekta. Možeš

• Dodavanje i brisanje zadataka,
• Promijenite rokove koje QBOA dodjeljuje zadacima i
• Reorganizirajte redoslijed zadataka u projektu.

1 . Dodajte zadatak projektu klikom na gumb Dodaj zadatak na dnu popisa zadataka.

QBOA prikazuje obrazac za informacije o zadatku (pogledajte sljedeću sliku).

Navedite naziv zadatka i rok i dodijelite ga članu tima tvrtke.

2 . Navedite naziv zadatka, rok, člana tima kojem želite dodijeliti zadatak i sve relevantne pojedinosti o zadatku, kao što su QBO naredbe koje se koriste za izvršavanje zadatka.

Nema ograničenja u broju zadataka koje možete izraditi.

3 . Da biste radili s drugim zadatkom, sažmite onaj na kojem trenutno radite tako da kliknete Sažmi u donjem desnom kutu kartice zadatka.

Ne spremate pojedinačne zadatke; umjesto toga spremate projekt, koji sprema informacije o zadatku.

4 . Da biste izbrisali zadatak ili promijenili njegove podatke, kliknite zadatak.

QBOA prikazuje detalje zadatka.

Kliknite zadatak da biste ga uredili ili izbrisali ili ga povucite da biste ga promijenili.

• Da biste promijenili zadatak, jednostavno navedite nove informacije.
• Da biste izbrisali zadatak, kliknite vezu Ukloni.

5 . Da biste promijenili položaj zadatka u projektu, sažmite ga, a zatim povucite simbol kvadrata na desnom rubu zadatka gore ili dolje.

Možete vidjeti simbol koji povlačite da biste promijenili redoslijed zadatka.

6 . Kliknite Spremi da biste spremili projekt i njegove zadatke.

QBOA ponovno prikazuje radnu stranicu i na njoj se pojavljuju vaši novi projekti i zadaci.

Kako ažurirati status zadatka u QBOA

Kako napredujete u zadatku, možete ažurirati njegov status izravno iz prikaza Mreže na stranici Rad. Kliknite strelicu prema dolje na kartici zadatka da promijenite njezin status.

Upotrijebite strelicu prema dolje na kartici zadatka ili projekta za prikaz popisa dostupnih statusa.

Zadaci mogu imati status Obaveze, U tijeku, Blokirani ili Gotovo. Status Blokirano koristite kada vas nešto sprječava u dovršenju zadatka.

Kako urediti i izbrisati informacije o projektu

Možete uređivati ​​bilo koji projekt ili zadatak osim onih koji su automatski kreirani od QBO tvrtke—možete samo sakriti ili prikazati te automatski stvorene zadatke pomoću klizača From QuickBooks.

Bez obzira na prikaz koji prikazujete na stranici Posao, da biste uredili bilo koji projekt ili zadatak koji ste izradili, kliknite bilo koji zadatak u projektu. QBOA zatim otvara ploču Uredi projekt na desnoj strani zaslona i prikazuje informacije o zadatku koji ste kliknuli.

Informacije o projektu možete promijeniti uređivanjem gornjeg dijela ploče Uredi projekt. Možete izbrisati bilo koji projekt s ploče Uredi projekt klikom na ikonu koša za smeće u donjem lijevom kutu ploče (pogledajte sljedeću sliku).

Izbrišite ili duplicirajte projekt ili izradite predložak iz njega.

Mnogi projekti koje izradite slični su jedan drugome, stoga uštedite malo posla i duplicirajte postojeći projekt kako biste stvorili novi. Također možete koristiti postojeći projekt za izradu predloška za sljedeće slične projekte. Na ploči Uredi projekt, duplicirajte projekt klikom na gumb Duplicate. Za izradu predloška iz projekta kliknite Stvori predložak.

Iako možete uređivati ​​informacije o projektu i zadatku, ne možete promijeniti projekt u zadatak ili zadatak u projekt.

Da biste zatvorili ploču Uredi projekt, kliknite X u gornjem desnom kutu ploče.

Kako raditi u prikazu popisa

Mrežni prikaz radne stranice ograničen je na ono što može prikazati jer kartice zauzimaju dosta prostora na ekranu. Svoje projekte i zadatke možete vidjeti u prikazu popisa, kao što je ovdje prikazano, klikom na gumb Prikaz popisa u gornjem desnom kutu radne stranice (odmah ispod gumba Kreiraj projekt).

Stranica Rad u prikazu popisa.

Iz ovog prikaza imate na raspolaganju dodatne filtre. Osim filtriranja za klijenta, člana tima i vrstu posla (projekt, zadatak ili zahtjev klijenta), također možete filtrirati prema statusu i postaviti datumski raspon koji vas zanima. I dalje možete uređivati ​​bilo koji projekt ili zadatak; jednostavno kliknite bilo gdje na liniji projekta ili zadatka za prikaz ranije prikazane ploče Uredi projekt.

Kako raditi u prikazu Kalendar

Prikaz kalendara prikazuje zadatke za bilo koji odabrani datum. Na kalendaru ćete vidjeti broj zadataka za svaki datum. Kada kliknete na datum, QBOA koristi desnu stranu prikaza Kalendara za prikaz zadataka dospjelih na taj datum.

Kalendarski prikaz prikazuje projektne zadatke prema datumu dospijeća.

Komunicirajte s članovima tima o poslu

Uz rizik navođenja očitog, komunikacija je najvažnija kada radite u timskom okruženju. QBOA vam omogućuje da pošaljete obavijesti putem e-pošte za razne radnje povezane s projektima i zadacima koji se pojavljuju na radnoj stranici. Da biste naveli obavijesti koje želite da QBOA šalje vašem timu, kliknite vezu Obavijesti na vrhu radne stranice za prikaz kartice Obavijesti u dijaloškom okviru Postavke tvrtke.

Postavite obavijesti e-poštom za članove tima u vezi s poslom.

Kliknite olovku u gornjem desnom kutu odjeljka E-pošta da biste uključili i isključili obavijesti e-poštom za različite radnje koje se odvijaju na stranici Rad. Kliknite Spremi kada završite, a zatim Gotovo za povratak na QBOA.

Svaki član tima kontrolira obavijesti koje prima. Prema zadanim postavkama, svaki član tima prema zadanim postavkama dobiva obavijesti o novim zadacima i rokovima, ali da bi postavio ostale obavijesti, svaki član vašeg tima mora se prijaviti na svoj osobni QBOA račun i promijeniti te postavke.

Ako vaša organizacija koristi Slack, alat za suradnju koji pomaže vašem timu da se poveže, možete integrirati Slack s QBOA. Dodajte aplikaciju u QBOA klikom na Poveži sada na radnoj stranici. Ako ste prethodno sakrili oglas za Slack, kliknite gumb Poveži posao sa Slackom na kartici Obavijesti dijaloškog okvira Postavke tvrtke.

Slack nudi besplatnu verziju prikladnu za male timove koji žele isprobati Slack; besplatna verzija ima neka ograničenja. Slack također nudi dvije "platne" verzije: Standard i Plus; cijena ovih verzija ovisi o broju aktivnih korisnika Slacka mjesečno.