Kako unijeti narudžbu u QuickBooks Online

Tvrtke koje naručuju puno stvari od dobavljača često koriste narudžbenice kako bi pratile artikle po narudžbi. Narudžbe u QuickBooks Online (QBO) ne utječu ni na jedan od vaših računa; umjesto toga, jednostavno vam pomažu pratiti što naručujete. A kada stigne narudžba, možete usporediti robu koja dolazi na vratima s onom navedenom u narudžbi kako biste bili sigurni da se podudara.

Ako planirate koristiti narudžbenice, tada se vaš proces narudžbe obično događa na sljedeći način:

• Naručujete dobavljaču i unosite narudžbu u QBO koja odgovara narudžbi koju ste postavili.

• Primate artikle koje ste naručili, obično zajedno s računom za artikle; zatim stavke koje dobijete uskladite s narudžbom i unesete račun za artikle. Imajte na umu da ponekad primite račun bez predmeta ili stavke bez računa.

• Plaćate račun prodavača.

Narudžbu unosite pomoću prozora transakcije Narudžbenica; ovaj prozor možete otvoriti ili sa stranice Troškovne transakcije ili iz izbornika Kreiraj (znak plus). Tipična narudžbenica izgleda kao ona prikazana ovdje, a primijetit ćete da prozor vrlo podsjeća na prozor za provjeru.

Prozor Narudžbenica.

Dok ispunjavate prozor transakcije narudžbenice, QBO narudžbenici dodjeljuje status Otvoreno; status se pojavljuje odmah ispod imena dobavljača u gornjem lijevom kutu prozora transakcije.

Kada primite robu, račun dobavljača ili oboje, bilježite račun ili ček, transakciju troškova ili naplatu kreditne kartice, pokazujući što ste platili (ili što dugujete) prodavaču.

Kada odaberete dobavljača koji ima otvorene narudžbenice za bilo koju od ovih vrsta transakcija, na desnoj strani prozora pojavljuje se okno koje prikazuje dostupne narudžbenice. Nalog za kupnju dodajete u transakciju na isti način na koji ste dodali račun u transakciju čeka: klikom na gumb Dodaj. Ovdje je otvorena transakcija Ček i odabran je dobavljač koji ima otvorene narudžbenice.

Prozor Provjera, s odabranim dobavljačem koji ima otvorene narudžbenice.

Kada kliknete Dodaj za dodavanje narudžbenice u transakciju, QBO dodaje retke narudžbenice u prvi dostupni redak u odjeljku Detalji stavke u transakciji Provjera. QBO također označava, ispod imena dobavljača, da transakcija čeka ima jednu povezanu transakciju.

Provjera transakcije nakon dodavanja narudžbenice.

Ako spremite transakciju Provjeri, a zatim ponovno otvorite narudžbu, QBO je promijenio status narudžbenice iz otvorene u zatvorene tako da slučajno ne dodate narudžbu drugoj transakciji.

Ako transakciji dodate pogrešnu narudžbu, možete ukloniti redak narudžbenice u odjeljku Detalji stavke klikom na ikonu koša za smeće na desnom rubu retka.

QBO ne može dodati samo dio narudžbenice u transakciju. Dakle, ako primite samo dio narudžbenice, dodajte narudžbu svojoj transakciji, a zatim zabilježite plaćanje za dio narudžbenice koju ste primili brisanjem redaka iz čeka za artikle koje niste primili. Da biste nastavili pratiti nepodmireni dio narudžbenice, možete ručno zatvoriti izvornu narudžbu i stvoriti novu narudžbu koja sadrži preostale nepodmirene stavke; kada kreirate drugu narudžbu - u suštini povratnu narudžbu - pokušajte joj dodijeliti broj koji vam pomaže pratiti je u odnosu na izvornu narudžbu.

Možete koristiti svoje vlastite prilagođene brojeve narudžbenica ako odaberete Gear→Postavke tvrtke→ Troškovi. Zatim kliknite olovku pored Narudžbenice da biste uredili postavke narudžbenice, potvrdite okvir Prilagođeni brojevi transakcija, a zatim kliknite Spremi.

Kada trebate identificirati otvorene narudžbenice, koristite izvješće Popis otvorenih narudžbi.