Kako stvoriti računovođu kopiju datoteka s podacima u QuickBooks 2011

QuickBooks računovođama olakšava rad s datotekama s podacima o klijentima. Možete natjerati klijenta da koristi značajku Kopiraj računovođe u QuickBooks i jednostavno vam e-poštom ili mailom pošalje kopiju datoteke s podacima QuickBooks. Zatim možete pregledati kopiju datoteke s podacima ovog računovođe, napraviti sve prikladne ispravke ili promjene, a zatim poslati promjene klijentu da budu napravljene. Klijent tada može lako uvesti ove promjene u svoju postojeću QuickBooks datoteku i krenuti svojim veselim putem. Prilično uredno, zar ne?

Vaš klijent stvara računovođe kopiju QuickBooks podatkovne datoteke koristeći svoju verziju QuickBooks i stvarnu datoteku podataka. Na sreću, proces je vrlo jednostavan. Evo što vaš klijent treba učiniti:

Odaberite Datoteka→ Kopija računovođe→ Aktivnosti klijenta→ Spremi datoteku.

QuickBooks prvo prikazuje poruku koja pita klijenta želi li i on

• An računovođa ' s kopirati datoteke.

• Prijenosni ili rezervnu kopiju datoteke.

Također možete kreirati kopiju računovođe odabirom Datoteka→Kreiraj kopiju, a zatim odabirom gumba Kopiraj računovođe.

Prijenosni datoteka je stvarna, živa kopija datoteke QuickBooks podataka koji je lagano scrunched u veličini tako da je lakše za kretanje (kao što su e-mail datoteke kao privitak). Datoteka sigurnosne kopije je sigurnosna kopija, druga kopija QuickBooks datoteke koju kreirate (obično) tako da imate kopiju QuickBooks podatkovne datoteke u slučaju da se nešto loše dogodi s izvornom QuickBooks podatkovnom datotekom.

Odaberite Kopija računovođe, a zatim kliknite Dalje za nastavak.

Navedite datum dijeljenja.

Transakcije koje padaju prije ovog datuma mogu se uređivati samo unutar računovođe. Transakcije pada nakon ovih podataka mogu se uređivati unutar obje računovođe kopije i klijenta kopije.

Kliknite Dalje za nastavak.

Pojavljuje se još jedna poruka koja klijentu govori da QuickBooks mora zatvoriti sve prozore kako bi stvorio kopiju računovođe. QuickBooks također može reći klijentu da ubaci disk.

Kliknite OK i umetnite disk (ako je potrebno).

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Save Accountant's Copy.

Imenujte kopiju računovođe i odaberite gdje će biti spremljena.

Klijent mora zapamtiti gdje se sprema računovođa kopija datoteke. Ova datoteka se daje računovođi - putem e-pošte, mail-a ili se sprema na disk - kako bi je računovođa mogao koristiti.

Kliknite Spremi.

Klijent vam tada mora dostaviti ovu podatkovnu datoteku.

Vaš davatelj usluga e-pošte može ograničiti veličinu privitaka (uključujući QuickBooks datoteke) koje možete slati ili primati putem e-pošte. Ako veličina pokvari stvari, možete prenijeti QuickBooks datoteku na web stranicu Intuit odabirom Datoteka→ Kopija računovođe→ Aktivnosti klijenta→ Pošalji računovođi. Intuit vam tada šalje poruku s vezom na koju se može kliknuti i koju možete koristiti za preuzimanje datoteke.

Očito, možda zapravo nije vaš klijent taj koji poduzima ove korake; možda ćete morati obaviti prljavi posao. U oba slučaja, međutim, tako proces funkcionira. Imajte na umu, međutim, da se uštede u stvarnom vremenu za računovođu i uštede troškova za klijenta događaju kada možete natjerati klijenta da odabere naredbu i radi s dijaloškim okvirom. Tada možete naplatiti naplativo vrijeme za stvarni rad s podacima QuickBooks umjesto petljanja s datotekom.