Kako stvoriti probnu ravnotežu za postavljanje za početak QuickBooks 2013

Bez obzira na to koristite li verziju Express Start ili Advanced Setup/EasyStep Interview inačicu procesa postavljanja QuickBooks, zapravo ne dobivate potpunu probnu ravnotežu u datoteku tvrtke QuickBooks jednostavnim postavljanjem. Pod pretpostavkom da slijedite upute i savjete dane u prethodnim odlomcima, u QuickBooks ćete dobiti samo svoj bankovni račun, potraživanja, zalihe i dugove.

Ipak, trebate unijeti sve nedostajuće informacije o probnom saldu u QuickBooks, da biste počeli dobivati ​​dobra izvješća iz QuickBooks-a i koristiti QuickBooks za dostavljanje financijskih podataka u svoje porezne prijave.

Kako biste zabilježili ostatak početne probne bilance, bilježite upis u dnevnik. Unos u dnevnik bilježi preostale iznose probnog stanja za sve vaše ostale račune na datum pretvorbe ili početka: račune osim vaših bankovnih računa, potraživanja, dugovanja i zalihe.

Kao jednostavan primjer koji će vam pokazati kako to funkcionira, pretpostavimo da imate probni saldo prikazan u sljedećoj tablici.

Probni bilans

Napominjemo da se ne bilježi stanje za bankovni račun, stanje se ne bilježi za račune potraživanja (ovaj račun se čak ni ne pojavljuje u probnom saldu), a ne bilježi se saldo za zalihe ili obaveze (jer ti računi imaju nulu stanja na datum konverzije).

Za potrebe ovog primjera, stanje gotovine nije bankovni račun, već je zapravo gotovina: ladica stola puna niskih apoena, korištenih novčanica s neslijednim serijskim brojevima.

Sljedeća slika prikazuje kako izgleda prozor Izrada općih unosa u dnevnik kada bilježi informacije o probnom stanju koje nedostaju. Nakon evidentiranja ovog temeljnog zapisa, probni saldo je ispravan od datuma početka.

Odaberite naredbu Tvrtka→ Napravite unos u dnevnik. Kada QuickBooks prikaže prozor Opći unosi u dnevnik, koristite stupce Račun, Debit i Kredit da zabilježite svoj unos u dnevnik.

Ako vas ideja da napravite unos u dnevnik vraški užasava, možda ćete se naći u maloj nevolji. Morate se osposobiti za rad s dvojnim knjigovodstvom kako biste QuickBooks postavili u vrijeme koje nije na početku godine.

To, nažalost, znači da ako postavljate QuickBooks negdje sredinom godine, morate unijeti opći unos u dnevnik kako biste popravili čudne stvari koje stvara QuickBooks Setup. Ako ne znate kako funkcionira dvojno knjigovodstvo — ako vam dugovanja i krediti nisu prijatelji — vjerojatno trebate potražiti nečiju pomoć.

Napomena: ovo ne bi trebao biti veliki projekt — samo u slučaju da odlučite nazvati svog CPA-a. Ako vaš CPA dođe u vaš ured i ako imate spreman probni saldo za nju, trebalo bi joj samo nekoliko minuta da unese potrebnu opću evidenciju. Možda joj možete kupiti lijep ručak i to će riješiti račun.

Primjer iz stvarnog života za kraj

U redu, istinita priznanja. Primjer koji sam dao u prethodna četiri odlomka? Vjerojatno nećete biti dovoljno sretni da vaš početni probni unos u dnevnik bude tako jednostavan. Vjerojatno ćete morati imati posla s bankovnim računom i stanjem na vašim računima potraživanja, obvezama ili računima zaliha. Stoga vam sada pokazujem kako to funkcionira.

Pretpostavimo da imate probna stanja prikazana u tablici 1-2. Imajte na umu da je u ovom primjeru (za razliku od prethodnog primjera), prvi prikazani račun — onaj s 5000 USD — bankovni račun.

Još jedna probna bilanca

Evo škakljivog dijela bilježenja ovog probnog stanja. Ne morate bilježiti sve ove informacije o probnom stanju kroz unos u dnevnik. Budući da su bankovni račun, potraživanja, dugovi i dijelovi zaliha već zabilježeni ako ste dodali podatke o kupcu, dobavljaču, artiklu i bankovnom računu tijekom postupka postavljanja QuickBooks, samo trebate unijeti ostatak probnog stanja.

Budući da nećete bilježiti cijelo probno stanje, vaš upis u dnevnik ne samo da se neće podudarati s vašim stvarnim probnim saldom, nego ni saldo. Stoga, da biste ga uravnotežili, uključite razliku u račun koji QuickBooks opskrbljuje upravo za ovu vrstu knjigovodstvenog ludila: račun početnog stanja (pogledajte sljedeću sliku).