Kako stvoriti narudžbu u QuickBooks 2013

Narudžbenica služi jednostavnoj svrsi: nekom dobavljaču govori da želite kupiti neki artikl. Zapravo, narudžbenica je ugovor o kupnji. Da biste koristili QuickBooks 2013 za izradu narudžbenica, slijedite ove korake:

Recite QuickBooksu da želite kreirati narudžbu odabirom Dobavljači→ Kreiraj narudžbenice.

Ako izbornik Dobavljači ne daje naredbu Kreiraj narudžbenice, QuickBooks ne zna da želite kreirati narudžbenice.

Koristite padajući popis izbornika Dobavljač da biste identificirali dobavljača od kojeg želite kupiti artikl.

Padajući popis Dobavljač navodi svakog od dobavljača na vašem popisu dobavljača.

(Neobavezno) Razvrstajte kupnju pomoću padajućeg popisa Klasa.

(Izborno) Na padajućem popisu Otprema u gornjem desnom kutu narudžbenice unesite drugu adresu za otpremu.

Padajući popis Otpremanje prikazuje popis svih vaših kupaca, dobavljača i zaposlenika. Odabirete adresu otpreme odabirom jednog od ovih drugih naziva. Nakon što odaberete unos s popisa Otprema, QuickBooks popunjava polje za adresu otpreme odgovarajućim informacijama.

Kartice Glavna, Oblikovanje i Izvješće u prozoru Kreiraj narudžbenice sadrže neke standardne i poznate gumbe i okvire: Prethodno, Sljedeće, Ispis, Pronađi, Pravopis, Povijest i Predložak.

Potvrdite datum narudžbenice.

U početku QuickBooks stavlja trenutni datum sustava u okvir Datum. Međutim, trebate potvrditi da je datum koji QuickBooks unese kao datum narudžbe točan. Ovo je datum ugovora. Često datum postavlja ugovorne uvjete — kao što je broj dana unutar kojih se artikl treba otpremiti.

Potvrdite broj narudžbenice.

Broj narudžbenice, ili broj narudžbenice, jedinstveno identificira dokument narudžbenice. QuickBooks uzastopno numerira narudžbe za vas i stavlja odgovarajući broj u okvir narudžbenice. Pretpostavka koju QuickBooks daje o pravom broju narudžbenice obično je točna. Ako nije točan, možete unijeti zamjenski broj.

Potvrdite dobavljača i informacije o otpremi.

Blok Dobavljač i Blok Otprema identificiraju dobavljača od kojeg kupujete artikl i adresu na koju želite da prodavač pošalje pošiljku. Ove informacije trebale bi biti točne ako je vaš popis dobavljača ažuran i ako ste ispravno koristili padajući popis Otprema za identifikaciju, ako je potrebno, alternativnu adresu otpreme.

Ipak, potvrdite da su informacije prikazane u ova dva adresna bloka točne. Ako informacije nisu točne, naravno, popravite. Podatke o bloku adrese možete urediti odabirom netočnih informacija, a zatim ponovno upisivanjem onoga što bi se trebalo prikazati.

Opišite svaki artikl koji želite naručiti.

Pomoću stupaca prozora Kreiraj narudžbenice detaljno opišete svaki artikl koji želite naručiti kao dio kupnje. Svaka stavka ide u svoj red. Da biste opisali stavku koju želite kupiti od dobavljača, dajete sljedeće podatke:

• Stavka: Stupac Stavka je mjesto gdje bilježite jedinstveni broj artikla za artikl koji želite kupiti. Zapamtite da stavke moraju biti unesene ili opisane na popisu stavki. Glavna stvar koju trebate znati o popisu artikala je da sve što želite prikazati na fakturi - ili, u tom slučaju, na narudžbenici - mora biti opisano u datoteci artikla.

• Opis: u stupcu Opis opisujete stavku koju odaberete. Također možete urediti polje Opis tako da ima smisla za kupce ili dobavljače.

• Količina: Stupac Qty navodi količinu artikla koju želite. Očigledno, u ovo polje unosite broj stavki koje želite.

• Stopa: Stupac Stopa navodi cijenu po jedinici ili stopu po jedinici za stavku. Imajte na umu da QuickBooks koristi različite oznake za ovaj stupac ovisno o vrsti poslovanja koju ste postavili.

• Kupac: Stupac Kupac identificira kupca za kojeg se artikl kupuje.

• Količina: Stupac Količina prikazuje ukupno potrošenu stavku. QuickBooks će za vas izračunati iznos množenjem količine sa stopom (ili cijenom). Također možete urediti iznos stupca. U ovom slučaju, QuickBooks prilagođava stopu (ili cijenu) tako da stopa količina puta uvijek bude jednaka iznosu.

• Klasa: U stupcu Klasa klasificirate stavke narudžbenice na razini stavke, a ne na razini narudžbenice.

Unesite opis svakog artikla koji bi trebao biti uključen u narudžbu. To znači, na primjer, da ako želite naručiti šest artikala od dobavljača, vaša narudžba treba sadržavati šest redaka informacija.

Ispišite narudžbu.

Svrha snimanja narudžbenice u QuickBooks je stvaranje službenog zapisa o kupnji. Gotovo uvijek želite prenijeti ovu narudžbu dobavljaču. Narudžbenica govori dobavljaču što točno želite kupiti i cijenu koju ste spremni platiti. Za ispis narudžbenice možete kliknuti gumb Ispis.

Također možete ispisati narudžbe kasnije u nizu ako označite gumb Ispiši kasnije (dostupan na kartici Glavna) kada kreirate narudžbenice, spremite sve narudžbenice koje želite kreirati, a zatim odaberete Datoteka-> Naredba Ispis obrazaca→Narudžbenice.

Spremite narudžbu.

Za spremanje narudžbenice kliknite gumb Spremi i zatvori ili Spremi i novo. Ako kliknete gumb Spremi i novo, QuickBooks sprema tu narudžbu i ponovno prikazuje praznu verziju prozora Kreiraj narudžbenice tako da možete snimiti drugu narudžbu.