Kako se QuickBooks Desktop popisi pretvaraju u QuickBooks Online

Kada radite s nekim popisima tvrtki QuickBooks za desktop računala, neka polja se pretvaraju u QuickBooks Online (QBO), ali druga ne. Ovaj odjeljak organiziran je po popisu brzih knjiga na radnoj površini. Također su uključene neke informacije o tome kako inventar funkcionira u QBO-u.

Popis kupaca i poslova

Kada je riječ o pretvorbi, polja na popisu Customer:Job na stolnom QuickBooks proizvodu spadaju u tri kategorije:

• Polja koja pretvaraju uključuju kupca, naziv tvrtke, gospodin/gospođa/?, ime, srednje početno, prezime, telefon, faks, zamjenski telefon, e-poštu, broj preprodaje, uvjete i potvrdni okvir.

• Polja koja se pretvaraju s iznimkama uključuju račun na adresu (osim bilješke), adresu otpreme (osim napomene), preferirani način plaćanja (osim QuickBooks 2003 ili novijeg), podatke o kreditnoj kartici (osim QuickBooks 2003 ili novijeg) i napomenu (gore do 4000 znakova).

• Polja koja se ne pretvaraju uključuju Kontakt, Alt. Kontakt, vrsta kupca, predstavnik, razina cijene, porezna stavka, prilagođena polja, račun i kreditno ograničenje. Također imajte na umu da korisnici statusa neaktivnog pretvaraju kao aktivni.

Nakon konverzije, možete urediti klijente kako biste ih učinili neaktivnim.

Osim toga, ova polja Samo za profesionalce se ne pretvaraju: Status posla, Datum početka, Predviđeni završetak, Datum završetka, Opis posla i Vrsta posla.

Popis stavki

U transakcijama se stavke međuzbroja pojavljuju u zasebnim recima s tekstom u polju Bilješka koji označava da su međuzbroj.

Grupne stavke se ne pretvaraju; umjesto toga, svaka stavka u grupi pojavljuje se u retku pojedinosti, a linije s nultim iznosom pojavljuju se na početku i na kraju grupe kako bi se identificirale stavke koje su bile dio grupe. Gornji redak prikazuje naziv grupe, a donji opis grupe.

Stavke grupe poreza na promet se ne pretvaraju, ali možete postaviti kombinirane stavke poreza na promet u QBO. QBO ne podržava porezne kodove od tri znaka povezane sa stavkama.

Popis zaposlenika

Informacije u desktop QuickBooks izdanju Employee List pretvaraju se u QuickBooks Online, ali QBO zadržava samo sljedeće informacije:

• G. gđa.

• Ime

• Srednji inicijal

• Prezime

• Adresa

• Ispiši kao

• Telefon

• Broj socijalnog osiguranja

• Email adresa

• Datum zaposlenja

• Datum izlaska

Popis dobavljača

Sljedeća polja popisa dobavljača se ne pretvaraju:

• Kontakt

• Alternativni kontakt

• Bilješka

• Neaktivan

• Vrsta dobavljača

• Kreditno ograničenje

• Porezni broj

• 1099 status

• Prilagodljiva Polja

Inventar

QBO podržava osnovne potrebe za zalihama; ako vodite uslužni posao ili prodajete gotovu robu, QBO bi trebao biti u mogućnosti podržati vaše potrebe za zalihama. Stavke zaliha pretvaraju se u dvostrane stavke u QBO s cijenama i troškovima, ali bez količina. Evo kako QuickBooks Online pretvara dijelove zaliha i transakcije:

• QBO stvara nove podstavke nazvane Inventarna imovina i COGS za svaku stavku inventara koja se koristi u transakciji. Iako nazivi ovih podstavki impliciraju da su računi, nisu. Ove stavke sadrže isti opis kao i njihova nadređena stavka, ali imaju, respektivno, račun imovine zaliha i račun COGS koji je povezan s njima. Pretvorba ih koristi kako bi osigurala da su izvješća točna nakon pretvorbe.

• Nakon svakog retka zaliha na pretvorenim fakturama, potvrdama o prodaji, kreditnim memorandumima i na nekim transakcijama računa, čekova i kreditnih kartica koje su sadržavale stavke zaliha, QBO stvara dva nova retka pojedinosti koristeći nove podstavke koje predstavljaju imovinu zaliha i iznose COGS-a .

Za neplaćene ili djelomično plaćene transakcije koje sadrže stavke zaliha, izvješća na osnovi gotovine s iznosom COGS u QBO razlikovat će se od izvješća na osnovi gotovine s iznosom COGS u desktop QuickBooks. Izvješća na osnovi gotovine za potpuno plaćene transakcije zaliha ili transakcije bez zaliha bit će ista u QBO i desktop QuickBooks.

Nakon što pretvorite inventar iz tvrtke QuickBooks za stolna računala u QBO, ne možete tek tako početi koristiti inventar u QBO. Morate proći kroz proces čišćenja. Izvrsne pojedinosti o procesu čišćenja možete pronaći u videu " Kako riješiti probleme s inventarom nakon konverzije u QBO ".

Općenito, pretvorba stvara nove podstavke kao privremenu mjeru s jedinom svrhom da provjeri jesu li vaša izvješća točna. Nakon pretvorbe, u Kontnom planu ćete pronaći račun zaliha pretvoren iz vaše tvrtke QuickBooks za stolna računala. Zatim, kada uključite praćenje zaliha i količine pri ruci u QBO-u, QBO stvara još jedan račun zaliha - onaj koji ćete koristiti u budućnosti dok radite u QBO-u.

Da biste uspostavili ispravnu procjenu zaliha u dolarima na računu zaliha koji je kreirao QBO i kako biste svoje stavke zaliha ubuduće ažurirali na ispravan račun zaliha – onaj koji je kreirao QBO – morat ćete urediti svaku stavku inventara (ne kreirane podstavke tijekom konverzije) i ispunite ispravnu količinu pri ruci.

Ovaj proces rezultira udvostručavanjem vrijednosti vašeg inventara prikazivanjem na računu zaliha stvorenom od vaše tvrtke QuickBooks za stolna računala tijekom pretvorbe i na računu zaliha koji QBO stvara. Da biste ispravili precijenjenje, upotrijebit ćete upis u dnevnik koji uklanja dolare s računa QuickBooks inventara za stolna računala.

Ali prije nego što ispravite vrijednost inventara i nakon što ste uredili svaku stavku, možete i trebate izbrisati podstavke stvorene tijekom pretvorbe.

Budući da proces čišćenja trebate obavljati na bazi stavke po stavku, ako imate stotine artikala na zalihama, moglo bi vam se sve to činiti neodoljivim. Kao alternativu, možete se odlučiti da ne pretvarate inventar i umjesto toga slijedite upute u videu. Videozapis predlaže da uvezete popis stavki, ali ne i pojedinosti za svaku stavku. Umjesto toga, postavite pojedinosti svake stavke u QBO. Za stotine stavki uvoz samo informacija o popisu vjerojatno će biti brži i čišći.

Postoji jedna loša strana uvoza samo informacija o popisu: gubite povijesne podatke povezane s vašim stavkama zaliha. Ali ništa vas ne sprječava da zadržite svoju QBO tvrtku za stolna računala za vrijeme kada bi vam ta povijest mogla zatrebati.