Kako sažeti datoteku podataka QuickBooks 2013

Naredba QuickBooks 2013 Condense stvara trajnu kopiju, nazvanu arhivska kopija , datoteke podataka QuickBooks. Arhivska kopija datoteke tvrtke predstavlja snimku datoteke tvrtke kako postoji u određenom trenutku.

Ako netko kasnije ima pitanje - možda vaš računovođa, savezni ili državni revizor - možete koristiti arhivsku kopiju datoteke s podacima da pokažete kako je datoteka tvrtke izgledala u određenom trenutku.

Nakon što shvatite što je arhiviranje, to je prilično jednostavno. Da biste sažeti datoteku tvrtke QuickBooks, slijedite ove korake:

Odaberite naredbu File→Utilities→Condense Data.

QuickBooks prikazuje prvi dijaloški okvir Condense Data, kao što je prikazano na donjoj slici.

Odaberite radio gumb Transakcije prije određenog datuma.

Ova opcija govori QuickBooks-u da želite učiniti dvije stvari: stvoriti arhivsku kopiju QuickBooks podatkovne datoteke i smanjiti veličinu radne datoteke tvrtke kako ne bi bila tako velika. QuickBooks smanjuje veličinu radne verzije datoteke s podacima tvrtke uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija ako u koraku 3 odaberete uklanjanje transakcija.

Navedite datum Ukloni transakcije prije.

Da biste odredili datum prije kojeg bi se zatvorene transakcije trebale ukloniti, unesite datum u predviđeni okvir za datum. Ako želite sažeti datoteku uklanjanjem transakcija na ili prije 31. prosinca 2010., na primjer, unesite 1/1/2011 u okvir datuma.

Međutim, imajte na umu da se ne morate osjećati kompulzivno oko uklanjanja hrpe zatvorenih transakcija. Zatvorene transakcije uklanjate samo ako datoteka vaše tvrtke QuickBooks postaje prevelika. Možete jednostavno raditi s datotekom tvrtke QuickBooks koja ima 25 MB, 50 MB ili čak 100 MB (megabajta).

Kliknite Sljedeće kada završite s određivanjem transakcija koje QuickBooks treba ukloniti. QuickBooks prikazuje drugi dijaloški okvir Condense Data, kao što je prikazano na sljedećoj slici.

Navedite kako bi se transakcije zaliha trebale sažeti.

Ako vaša QuickBooks datoteka uključuje transakcije zaliha, QuickBooks preporučuje da uklonite stare transakcije zaliha. Kada QuickBooks prikaže drugi dijaloški okvir Condense Data, možete reći QuickBooksu da učini upravo to odabirom gumba opcije Ukloni transakcije zaliha. (Ako ne želite ukloniti stare transakcije, odaberite gumb Zadrži sve transakcije zaliha.) Kliknite Dalje za nastavak na treći dijaloški okvir Sažimanje podataka (nije prikazan) koji pita koje transakcije treba smatrati zatvorenim.

Navedite koje transakcije treba smatrati zatvorenim.

Kada kliknete Dalje, QuickBooks traži malo više informacija o tome što točno čini zatvorenu ili staru transakciju koju treba ukloniti. Označavate potvrdne okvire kako biste naznačili trebaju li se transakcije prije datuma uklanjanja ukloniti čak i ako nisu izbrisane, označene za ispis, označene kao za slanje i tako dalje. Zatim kliknete Dalje da prijeđete na četvrti dijaloški okvir Condense Data.

Navedite svako čišćenje popisa koje bi se trebalo dogoditi.

Upotrijebite četvrti dijaloški okvir Condense Data da biste QuickBooksu rekli da bi također trebao očistiti neke od popisa. Na primjer, možete označiti potvrdne okvire u dijaloškom okviru Condense Data.

Čišćenjem popisa uklanjanjem neiskorištenih stavki popisa, ne samo da smanjujete veličinu datoteke tvrtke, već i ljudima olakšavate rad s popisom.

Kliknite Dalje.

QuickBooks prikazuje petu stranicu dijaloškog okvira Condense Data, kao što je prikazano na sljedećoj slici.

Potvrdite operaciju kondenzacije i arhiviranja.

Nakon što opišete kako želite da QuickBooks arhivira i sažima datoteku tvrtke, QuickBooks prikazuje peti dijaloški okvir Sažimanje podataka. Ovaj dijaloški okvir traži od vas da potvrdite svoju odluku o arhiviranju i sažimanju datoteke s podacima. Koristite ovaj dijaloški okvir za potvrdu činjenice da želite arhivirati i sažeti podatke.

Kliknite Pokreni kondenzaciju.

QuickBooks započinje proces sažimanja podatkovne datoteke.

Sigurnosno kopirajte podatkovnu datoteku kada se to od vas zatraži.

Na samom početku procesa kondenzacije, QuickBooks od vas traži da napravite sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks. Izrada sigurnosne kopije datoteke tvrtke QuickBooks kao dio operacije kondenzacije funkcionira isto kao sigurnosna kopija datoteke tvrtke QuickBooks u bilo koje drugo vrijeme.

Nakon što napravite sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks, QuickBooks sprema arhivsku kopiju datoteke tvrtke, a zatim čisti radnu verziju datoteke tvrtke prema vašim uputama. Opet, kao što je navedeno u ranijim koracima, proces čišćenja može potrajati samo nekoliko minuta ili može potrajati nekoliko sati ako je vaša datoteka vrlo velika.