Kako raditi u tvrtki QuickBooks Online Client

Radite u klijentovoj tvrtki QuickBooks Online (QBO) na isti način kao i vaš klijent. U ovom članku usredotočujemo se na načine na koje možete jednostavno kretati tvrtkom klijenta, pretraživati ​​i pregledavati transakcije te komunicirati s klijentima.

Jednostavna navigacija u tvrtki klijenta

Uglavnom, navigacija mišem je očita klikom ovdje i klikom tamo. Ali možete koristiti nekoliko ne tako očitih trikova za jednostavnu navigaciju, uključujući neke tipkovničke prečace. Neke uobičajene tehnike navigacije specifične su za Chrome.

Korištenje tipkovničkih prečaca

U QBO tvrtkama skriveni su tipkovnički prečaci koje biste mogli upotrijebiti. Prikazujemo ih ovdje na slici, a možete ih pronaći i na ovoj varalici .

Za pregled ovih prečaca unutar QBO-a, zajedno s trenutačnim ID-om tvrtke QBO klijenta, pritisnite i držite Ctrl+Alt, a zatim pritisnite tipku za kosu (/). Korisnici Maca, ovdje i u sljedećem odlomku koristite Ctrl+Option. Ako pritisnete Ctrl+Alt+/ bez otvaranja klijentske QBO tvrtke, ID tvrtke koji vidite je vaš.

Tipkovnički prečaci koje možete koristiti dok radite u klijentskoj QBO tvrtki

Da biste koristili bilo koji od ovih prečaca, pritisnite i držite Ctrl+Alt, a zatim pritisnite odgovarajuću tipku da izvršite pridruženu radnju. Na primjer, da biste otvorili prozor Faktura, pritisnite Ctrl+Alt+I.

Otvaranje više prozora

Mnogo puta računovođe žele raditi s više prozora, a to možete učiniti u QBO-u. Unutar iste QBO tvrtke, možete duplicirati karticu preglednika pomoću naredbe Novi prozor na izborniku Accountant Tools na alatnoj traci QuickBooks Online Accountant (QBOA) (pogledajte sljedeću sliku).

Koristite naredbu Novi prozor dok radite u QBO tvrtki kako biste duplicirali prozor koji gledate.

Ako koristite Chrome, također možete duplicirati karticu preglednika tako da desnom tipkom miša kliknete karticu i odaberete Duplicate ili, ako ste korisnik tipkovnice, pritisnite Alt+D, a zatim Alt+Enter (to bi bilo isto kao da držite pritisnite tipku Alt i pritisnite D, a zatim pritisnite Enter). U Firefoxu možete duplicirati karticu preglednika tako da kliknete na adresnu traku i pritisnete Alt+Enter.

Kada kliknete naredbu Novi prozor, QBO otvara novu karticu preglednika i prikazuje iste informacije koje se pojavljuju u izvornoj kartici preglednika. No, od tog trenutka možete prikazati različite informacije za istu tvrtku na svakoj kartici preglednika. A ako radite u Chromeu na više monitora, kartice možete podijeliti na različite monitore. Povucite karticu koju želite postaviti na drugi monitor u smjeru prema dolje i ona se odvoji od preglednika. Možete ga odmah povući na drugi monitor ili možete otpustiti tipku miša, u tom slučaju se pojavljuje druga instanca Chromea. Zatim možete povući bilo koju instancu na drugi monitor.

Ista tehnika radi u Firefoxu; povucite karticu Firefoxa prema dolje i otpustite tipku miša. Kartica se odvaja i pojavljuje u drugoj instanci Firefoxa. Zatim možete povući bilo koju instancu na drugi monitor.

Ako ste ljubitelj "podijeljenog zaslona", možete koristiti Windows prečac za prikaz dvije kartice jednu pored druge. Slijedite ove korake u Chromeu ili Firefoxu:

Ne postoji kratak, jednostavan način za prikaz dva prozora okomito jedan na drugom. Morat ćete ručno promijeniti veličinu prozora i postaviti ih gdje želite.

Duplicirajte karticu preglednika bilo kojom tehnikom koja je već opisana.

Povucite trenutnu karticu prema dolje. Preglednik prikazuje karticu koju ste povukli u svom prozoru preglednika.

Pritisnite i držite tipku Windows (onu koja se pojavljuje između lijeve tipke Ctrl i lijeve tipke Alt na tipkovnici) i pritisnite tipku sa strelicom:

• Pritisnite lijevu tipku sa strelicom da biste aktivni prozor prikvačili na lijevu stranu monitora.
• Pritisnite desnu tipku sa strelicom da biste aktivni prozor prikvačili na desnu stranu monitora.

Kliknite drugi dostupni prozor da biste ga učinili aktivnim i ponovite korak 3.

Na sljedećoj slici prikazali smo bilancu (na lijevoj strani), a zatim kreirali drugi prozor preglednika u kojem smo analizirali kako bismo prikazali transakcije na tekućem računu. Zatim smo prikvačili dva prozora jedan pored drugog na zaslon.

Dva prozora pričvršćena jedan pored drugog

Možete kliknuti gumb izbornika u jednom ili u oba prozora kako biste sakrili navigacijsku traku (dajući podacima na ekranu više prostora, kao što smo učinili na slici).

Kada završite s radom u dva prozora, jednostavno zatvorite jedan i povećajte drugi.

Rad u dvije tvrtke istovremeno

Pretpostavimo da ste završili s radom s jednim klijentom i želite otvoriti drugog klijenta. Možete kliknuti gumb Idi na QuickBooks na QBOA alatnoj traci i odabrati novog klijenta. Ili možete kliknuti gumb Računovođa u gornjem lijevom kutu QBOA sučelja da ponovno prikažete stranicu Klijenti, a zatim kliknite ikonu QuickBooks lijevo od naziva tvrtke koju sada želite otvoriti. U svakom slučaju, QBOA prikazuje informacije za novoizabranog klijenta.

To otvara pitanje: "Kako mogu raditi u dvije različite tvrtke istovremeno?" Pa, možete otvoriti drugi preglednik, prijaviti se na QBOA i otvoriti drugu QBO tvrtku. Na primjer, ako radite u Chromeu, možete otvoriti Windows Edge, Firefox, Safari ili neki drugi preglednik koristeći iste podatke za prijavu na QBOA. Zatim možete otvoriti dvije različite tvrtke, kao što smo to učinili s Chromeom i Microsoft Edgeom na ovoj slici.

Za rad u dvije tvrtke u isto vrijeme, možete koristiti dva preglednika.

Ako radite u Chromeu, također možete iskoristiti prednosti korisnika Chromea i otvoriti Chrome kao drugi korisnik. Zapravo biste imali dvije instance Chromea koje rade istovremeno.

Dostupne vrste transakcija

Dostupne transakcije možete vidjeti tako da otvorite QBO tvrtku klijenta, a zatim kliknete na izbornik Novo. Ova slika prikazuje otvoreni izbornik Novi.

Transakcije koje možete kreirati dok radite u QBO tvrtki

Dostupne transakcije organizirane su na izborniku prema vrsti ljudi na koju se odnose. A izbornik Kreiraj sadrži kategoriju "Ostalo" za transakcije koje se ne odnose na određene vrste ljudi - poput bankovnih depozita.

Ako želite vidjeti samo nekoliko često korištenih transakcija, kliknite vezu Prikaži manje na dnu izbornika Novo. Veza se mijenja u vezu Prikaži više tako da možete ponovno prikazati sve vrste transakcija.

Kako tražiti transakcije

Češće nego ne, tražit ćete transakcije u QBO tvrtki klijenta, a ne stvarati ih. Transakcije možete tražiti pomoću okvira za pretraživanje na alatnoj traci QBOA na vrhu prozora tvrtke klijenta QBO (pogledajte sljedeću sliku). Kada kliknete na okvir za pretraživanje, QBO prikazuje popis nedavnih transakcija, a možda i popis zadataka, kontakata, izvješća i računa Skoči na.

Okvir za pretraživanje omogućuje vam pretraživanje QBO od vrha do dna, što znači da vam pojam za pretraživanje može omogućiti stvaranje transakcija, pristup evidenciji kontakata, pregled izvješća i pristup računima.

Upišite bilo koju frazu koju želite koristiti kao filtar za pretraživanje ili kliknite Napredno pretraživanje na dnu popisa za pretraživanje.

Ako vidite što želite, kliknite da otvorite odgovarajući prozor. Ako ne vidite ono što želite, kliknite Napredno pretraživanje u donjem desnom kutu izbornika i QBO će prikazati stranicu za pretraživanje.

Postavite kriterije za preciznije definirano pretraživanje.

Možete ograničiti pretragu na određenu vrstu transakcije, odabrati traženje bilo koje od nekoliko vrsta podataka i odrediti treba li pretraživanje sadržavati, ne sadržavati, biti jednako ili ne biti jednako kriterijima pretraživanja.

U bilo kojem prozoru transakcije možete vidjeti nedavne transakcije te vrste klikom na gumb koji se pojavljuje u naslovnoj traci transakcije, odmah lijevo od naziva vrste transakcije. Slika gumba izgleda pomalo kao sat.

Napravite bilješke klijenta

Vi i članovi vašeg tima možete koristiti značajku Bilješke u QBOA-i za dokumentiranje bilo koje vrste informacija o bilo kojem od vaših klijenata. Za svaku bilješku, QBOA automatski dodjeljuje vrijeme kada je bilješka stvorena i člana tima koji je kreirao bilješku. Članovi tima koji imaju pristup klijentu mogu pregledavati i uređivati ​​bilješke tog klijenta. I možete "prikvačiti" bilješke kako biste ih lakše pronašli. Možete zamisliti QBOA-inu značajku bilješki kao način za stvaranje elektroničkih ljepljivih bilješki.

Da biste stvorili bilješku, prikažite svoju QBOA početnu stranicu (možete kliknuti simbol QB Accountant u gornjem lijevom kutu QBOA sučelja), a zatim kliknite Klijenti na navigacijskoj traci. Na popisu klijenata kliknite ime klijenta za kojeg želite stvoriti bilješku (ne simbol QB, već ime klijenta). QBOA prikazuje stranicu prikazanu ovdje.

Stranica na kojoj kreirate bilješku klijenta.

Upišite svoju bilješku i kliknite Spremi. Nakon što spremite bilješku, možete je prikvačiti; pomaknite pokazivač miša preko bilješke (pokazivač se pojavljuje kao ruka) i opcije za bilješku se pojavljuju u donjem desnom kutu:

• Kliknite gumb za prikvačivanje da biste prikvačili bilješku.
• Kliknite gumb olovke da biste uredili bilješku.
• Kliknite gumb kante za smeće da biste izbrisali bilješku.

Komunicirajte s klijentom

Komunikacija je neophodna u svim sferama života, uključujući između klijenta i računovođe. Možete koristiti alate u QBO i QBOA za komunikaciju sa svojim klijentima koji imaju QBO pretplatu.

Ako želite, možete preskočiti korištenje QBO i QBOA za komunikaciju i koristiti samo e-poštu.

Na primjer, možete koristiti Client Requests kako biste, na primjer, zatražili da vam klijent pošalje bankovni izvod. Takve poruke koje šaljete iz QBOA pojavljuju se na stranici Moj računovođa QBO tvrtke klijenta. Prati ove korake:

Iz QBOA kliknite Rad u oknu za navigaciju.

Kliknite Kreiraj zahtjev klijenta. QBOA prikazuje ploču Client Request na desnoj strani zaslona.

Unesite naziv zahtjeva. Zamislite ovo kao predmet e-poruke.

Odaberite klijenta. Na popisu se pojavljuju samo klijenti s QBO pretplatama.

Navedite datum dospijeća za zahtjev.

Po želji ispunite ostala polja na obrascu zahtjeva, uključujući dodavanje svih dokumenata koje želite poslati svom klijentu.

Opcionalno možete označiti potvrdni okvir Obavijesti klijenta kako biste klijentu poslali e-poruku generiranu QBOA, obavještavajući ga o zahtjevu.

Kliknite Objavi u klijentove QuickBooks.

Koristite ovu ploču za komunikaciju s QBO klijentom na opći način.

Ako ste odabrali Obavijesti klijenta u 7. koraku, QBOA prikazuje pregled poruke koju ćete slati svom klijentu. Nakon što ga pregledate, kliknite Objavi i pošalji e-poštu.

Pregled poruke klijentovog zahtjeva

Kada vaš klijent otvori svoju QBO tvrtku, može kliknuti Moj računovođa u oknu za navigaciju da vidi poruku i odgovori na nju.

Zahtjev klijenta u QBO tvrtki klijenta

Kako bi odgovorio na poruku pomoću QBO-a, klijent klikne poruku na stranici Moj računovođa kako bi prikazao ploču kao što je prikazano, gdje klijent može napisati poruku i priložiti sve potrebne dokumente.

Ploča koju vaš klijent koristi da odgovori na zahtjev klijenta koji ste generirali

Dokumenti ne smiju biti veći od 30 MB.

Nakon što primite dokument od klijenta, možete ga dohvatiti u QBOA. U oknu za navigaciju kliknite Klijenti i na popisu Klijenti kliknite ime klijenta. QBOA otvara klijentovu stranicu Detalji, gdje kliknete prikazanu karticu Zajednički dokumenti.

Stranica Zajednički dokumenti u QBO tvrtki klijenta nakon što računovođa primi dokumente klijenta

Odatle možete preuzeti dokument ili kliknuti vezu u stupcu Zahtjev za pregled/ažuriranje izvornog zahtjeva. Sve promjene koje napravite pojavljuju se na kartici Posao.