Kako pripremiti knjižno odobrenje u QuickBooks 2021

Kreditna dopisa mogu biti praktičan način za ispravljanje pogrešaka pri unosu podataka koje niste ranije pronašli ili ispravili. Kreditna dopisa također su praktičan način za rješavanje stvari poput povrata kupaca i povrata novca. Ako ste u svoje vrijeme pripremili fakturu ili dvije, uvidjet ćete da je priprema kreditnog zapisa za QuickBooks puno lakša od korištenja staromodnih metoda.

Sljedeći koraci opisuju kako stvoriti najkompliciraniju i najzahtjevniju vrstu kreditnog zapisa: knjižno odobrenje za proizvod. Međutim, izrada usluge ili profesionalnog kreditnog memoa funkcionira u osnovi na isti način. Samo ispunite manje polja.

Da biste izradili kreditno dobro za proizvod, slijedite ove korake:

1. Odaberite Kupci→Kreiraj kreditne zapise/povrate ili kliknite ikonu Povrati i krediti u odjeljku Kupci na početnoj stranici za prikaz prozora Kreiranje kreditnih zapisa/Povrata (kao što je prikazano).

Prozor Kreiranje kreditnih zapisa/povrata

2. Identificirajte kupca i, ako je potrebno, posao u padajućem izborniku Kupac: Posao.

Možete odabrati kupca ili posao s popisa klikom na njega.

3. (Izborno) Odredite klasu za kreditno dobro.

Ako koristite klase za kategorizaciju transakcija, aktivirajte padajući izbornik Klasa i odaberite odgovarajuću klasu za kreditno dobro.

4. Datirajte kreditno odobrenje (iako je mirovanje neobavezno).

Pritisnite Tab da biste pomaknuli pokazivač na tekstni okvir Datum. Zatim unesite točan datum u formatu MM/DD/GGGG.

5. (Neobavezno) Unesite broj knjižnog odobrenja.

QuickBooks predlaže broj knjižnog kredita dodavanjem 1 posljednjem broju knjižnog odobrenja koji ste upotrijebili. Možete prihvatiti broj ili karticu u tekstualnom okviru Br. kredita kako biste promijenili broj u koji god želite.

6. Popravite adresu kupca, ako je potrebno.

QuickBooks preuzima adresu za naplatu s popisa kupaca. Možete promijeniti adresu za kreditno dobro zamjenom nekog dijela uobičajene adrese za naplatu. Obično biste trebali koristiti istu adresu za knjižno odobrenje koju koristite za izvornu fakturu ili fakture.

7. (Neobavezno... na neki način) Navedite broj narudžbenice.

Ako knjižno odobrenje prilagođava ukupni preostali saldo na narudžbenici klijenta, vjerojatno biste trebali unijeti broj narudžbenice u tekstualni okvir Br. narudžbenice.

Evo moje logike u vezi s ovim prijedlogom, za one čitatelje kojima je stalo: ako ste svom kupcu naplatili 1000 USD na narudžbenici br. 1984, koja odobrava kupnju od 1000 USD, potrošili ste cijeli narudžbenik — barem prema službeniku za račune kupaca, koji obrađuje svoje fakture. Međutim, ako se uvjerite da je knjižno odobrenje za 1000 USD identificirano kao povezano s narudžbom br. 1984, u biti oslobađate saldo kupnje od 1000 USD, što može značiti da možete ponovno koristiti ili naplatiti narudžbenicu.

8. Ako kupac vraća artikle, opišite svaki artikl.

Pomaknite pokazivač na prvi redak tekstualnog okvira Stavka/Opis/Količina/Stopa/Iznos/Porez. U prvom praznom retku okvira aktivirajte padajući izbornik Stavka i zatim odaberite stavku. QuickBooks ispunjava tekstualne okvire Opis i Ocijeni bilo kojim opisom prodaje i prodajnom cijenom koju ste unijeli na popis artikala. (Ove informacije možete urediti ako želite, ali to nije potrebno.) Unesite broj stavki koje kupac vraća (ili ne plaća) u okvir za tekst Količina. (Nakon što unesete ovaj broj, QuickBooks izračunava iznos množenjem količine po stopi.) Unesite svaku stavku koju kupac vraća ispunjavanjem praznih redaka okvira s popisom.

U slučaju stavki zaliha, QuickBooks pretpostavlja da se stavke koje prikazujete na dobropisu vraćaju u inventar. Želite prilagoditi fizički broj zaliha ako se neprodane stavke vrate.

Kao i kod faktura, možete staviti onoliko stavki u dobropis koliko želite. Ako nemate dovoljno mjesta na jednoj stranici, QuickBooks nastavlja dodavati stranice u knjižno odobrenje dok ne završite. Ukupne informacije, naravno, idu na posljednjoj stranici.

9. Opišite sve posebne stavke koje bi knjižno odobrenje trebalo uključivati.

Ako želite izdati knjižno odobrenje za druge stavke koje se pojavljuju na izvornoj fakturi — vozarina, popusti, drugi troškovi i tako dalje — dodajte opise svake stavke na popis stavki.

Da biste dodali opise ovih stavki, aktivirajte padajući izbornik Stavka u sljedećem praznom retku i zatim odaberite posebnu stavku. (Popis aktivirate klikom na polje da biste ga pretvorili u padajući izbornik, a zatim klikom na strelicu prema dolje u polju za pristup izborniku.) Nakon što QuickBooks ispuni tekstualne okvire Opis i Ocijeni, uredite ove informacije (ako je potrebno). Unesite svaku posebnu stavku — međuzbroj, popust, vozarina i tako dalje — koju navodite u kreditnom zapisu.

Ako želite uključiti stavku s popustom, trebate zalijepiti stavku međuzbroj u dobropis nakon inventara ili drugih artikala koje ste snizili. Zatim zalijepite stavku s popustom neposredno iza stavke međuzbroj. Kada to učinite, QuickBooks izračunava popust kao postotak međuzbroja.

10. (Neobavezno) Dodajte poruku korisnika.

Aktivirajte padajući izbornik Poruka korisnika i odaberite pametnu poruku korisnika.

11. Navedite porez na promet.

Pomaknite pokazivač na okvir s popisom poreza, aktivirajte padajući izbornik, a zatim odaberite ispravan porez na promet.

12. (Neobavezno, ali stvarno dobra ideja) Dodajte bilješku.

Možete koristiti tekstni okvir Memo za dodavanje opisa dopisa kreditnom obilježju. Ovaj opis možete koristiti da objasnite svoje razloge za izdavanje knjižnog odobrenja i da, na primjer, uporedite izvornu fakturu ili fakture. Imajte na umu da se polje Podsjetnik ispisuje u Izjavi korisnika.

13. Ako želite odgoditi ispis ovog kreditnog zapisa, potvrdite okvir Ispis kasnije.

Želim odgoditi razgovor o tome što znači odabir potvrdnog okvira Ispiši kasnije dok ne završim raspravu o kreiranju kreditnog zapisa. Pokrivenost ispisa faktura i kreditnih zapisa dolazi u kasnijem odjeljku.

14. Spremite kreditno dobro.

Za spremanje dovršenog kreditnog zapisa kliknite gumb Spremi i novo ili Spremi i zatvori. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir koji vas pita što želite učiniti s kreditnim zapisom: zadržati kredit, dati povrat ili primijeniti kredit na fakturu. Odaberite tako što ćete kliknuti na gumb koji odgovara onome što želite učiniti. Ako odaberete Primijeni na fakturu, QuickBooks traži neke dodatne informacije. QuickBooks sprema knjižno odobrenje koje se nalazi na zaslonu i, ako ste kliknuli Spremi i novo, prikazuje prazan prozor Kreiraj kreditne zapise/povrate tako da možete stvoriti još jedno knjižno odobrenje. (Imajte na umu da možete listati naprijed-nazad kroz kreditne zapise koje ste kreirali ranije klikom na gumbe Sljedeće i Prethodno.) Kada završite s kreiranjem kreditnih zapisa, možete kliknuti gumb Zatvori na obrascu kreditnog zapisa.

Ako naznačite da želite ispisati ček za povrat novca, QuickBooks prikazuje prozor Write Checks i automatski ispunjava ček, povezujući ga s dopisom.