Kako pripremiti fakture u QuickBooks 2021

Nakon što završite sve preliminarne radove, priprema računa s QuickBooksom je brza. Ako vam klikanje na gumbe i popunjavanje tekstualnih okvira postaje stari šešir, preskočite sljedeći komentar igranja po igranju i jednostavno prikažite prozor Kreiraj fakture — odabirom Kupci→Kreiraj fakture ili klikom na ikonu Fakture na početnoj stranici. Zatim ispunite ovaj prozor i kliknite gumb Ispis. Ako želite više pomoći nego što pruža jedna rečenica, nastavite čitati za upute korak po korak.

U sljedećim koracima opisujem kako izraditi najkompliciraniju i najzahtjevniju fakturu: fakturu proizvoda. Neka polja u fakturi proizvoda ne pojavljuju se u fakturi usluge ili profesionalnoj fakturi, ali ne brinite je li vaše poslovanje uslužno ili profesionalno. Izrada fakture usluge ili profesionalne fakture funkcionira u osnovi na isti način kao i kreiranje fakture proizvoda; samo ispunite manje polja. I imajte na umu da počinjete s 1. i 2. korakom bez obzira na vrstu fakture koju izradite. Bez daljnjeg, evo kako izraditi fakturu:

1. Prikažite prozor Kreiraj fakture odabirom Kupci→Kreiraj fakture.

Pojavljuje se prozor Kreiraj fakture, kao što je prikazano.

2. Na padajućem izborniku Predložak odaberite predložak ili obrazac računa koji želite koristiti.

QuickBooks dolazi s unaprijed definiranim vrstama obrazaca za fakture, uključujući Proizvod, Profesionalni, Uslugu i (ovisno o tome kako ste postavili QuickBooks i koju verziju QuickBooksa koristite) pregršt drugih specijaliziranih predložaka faktura. Koji će se pojaviti prema zadanim postavkama ovisi o tome što ste rekli QuickBooks-u o svom poslovanju tijekom postavljanja QuickBooks-a. Također možete izraditi vlastiti prilagođeni predložak fakture (ili izmijeniti postojeći).

3. Identificirajte kupca i, ako je potrebno, posao pomoću padajućeg izbornika Kupac: Posao .

Pomičite se kroz padajući izbornik Customer: Job dok ne vidite ime kupca ili posla koji vam je potreban; zatim kliknite na njega.

4. (Izborno) Dodijelite klasu fakturi.

Ako koristite razrede za praćenje troškova i prihoda, aktivirajte padajući izbornik Razred i odaberite odgovarajuću klasu za fakturu. Da biste uključili ili isključili ovaj zgodan način kategorizacije transakcija (što je pretjerano za neke tvrtke), odaberite Uredi→ Postavke, kliknite Računovodstvo na lijevoj strani, kliknite karticu Postavke tvrtke, a zatim potvrdite ili poništite potvrdni okvir Koristi praćenje klasa. (Slika ne prikazuje izbornik razreda.)

Prozor Izrada faktura

5. Navedite datum fakture.

Pritisnite Tab nekoliko puta da biste pomaknuli pokazivač na tekstni okvir Datum. Zatim unesite točan datum u formatu MM/DD/GGGG. Također možete koristiti sljedeće tajne kodove za promjenu datuma:

• • Pritisnite + (simbol plus) za pomicanje datuma za jedan dan unaprijed.
  • Pritisnite – (simbol minusa) za pomicanje datuma za jedan dan unatrag.
  • Pritisnite T da biste promijenili datum u današnji datum (kako je određeno sustavnim vremenom koje daje interni sat vašeg računala).
  • Pritisnite M da promijenite datum u prvi dan u mjesecu (jer je M prvo slovo u riječi mjesec ).
  • Pritisnite H za promjenu datuma na zadnji dan u mjesecu (jer je H posljednje slovo u riječi mjesec ).
  • Pritisnite Y za promjenu datuma na prvi dan u godini (jer, kao što nedvojbeno možete pogoditi, Y je prvo slovo u riječi godina ).
  • Pritisnite R za promjenu datuma na zadnji dan u godini (jer je R posljednje slovo u riječi godina ).

Također možete kliknuti gumb na desnom kraju polja Datum za prikaz malog kalendara. Da biste odabrali datum iz kalendara, samo kliknite željeni datum. Kliknite strelice u gornjem lijevom i gornjem desnom kutu kalendara za prikaz prethodnog ili sljedećeg mjeseca.

6. (Neobavezno) Unesite broj fakture u tekstualni okvir Broj računa.

QuickBooks predlaže broj fakture dodavanjem 1 zadnjem broju fakture koji ste koristili. Možete prihvatiti ovaj dodatak ili, ako vam je potrebno, pređite tabulatorom na tekstni okvir Faktura # i promijenite broj u koji god želite.

7. Popravite adresu računa, ako je potrebno.

QuickBooks preuzima adresu za naplatu s popisa kupaca. Adresu za fakturu možete promijeniti zamjenom dijela uobičajene adrese za naplatu. Možete, na primjer, umetnuti još jedan redak koji kaže Pažnja: William Bobbins , ako je to ime osobe kojoj bi faktura trebala ići.

8. Popravite adresu za otpremu, ako je potrebno.

Osjećam se kao pokvarena ploča, ali evo dogovora: QuickBooks također preuzima adresu za dostavu s popisa kupaca. Dakle, ako adresa za dostavu ima nešto neobično za samo ovu jednu fakturu, možete promijeniti adresu zamjenom ili dodavanjem informacija u blok adresa za otpremu. Imajte na umu da će QuickBooks pratiti svaku adresu za dostavu koju koristite za kupca, tako da ako ste prije koristili adresu za dostavu, možda ćete je moći odabrati s padajućeg izbornika Otprema.

9. (Neobavezno... na neki način) Unesite broj narudžbenice u tekstualni okvir Broj narudžbenice.

Ako kupac izdaje narudžbenice (PO), unesite broj narudžbenice koja odobrava ovu kupnju. (Samo za zapisnik, PO se izgovara pee-oh, a ne poh ili poo. )

10. Navedite uvjete plaćanja odabirom opcije s padajućeg izbornika Uvjeti.

11. (Neobavezno) Imenujte prodajnog predstavnika.

Rep ne predstavlja reputaciju, stoga nemojte ovdje stavljati tri-slovne uredničke komentare (iako bih volio vidjeti što možete učiniti s tri slova). Ako želite pratiti prodaju prodajnog predstavnika, koristite padajući izbornik Rep. Jednostavno aktivirajte izbornik klikom na njegovu strelicu, a zatim odaberite naziv. Predstavnici prodaje mogu uključivati ​​zaposlenike, ali mogu uključivati ​​i druge osobe koje ste unijeli na svoje druge popise. Da biste brzo dodali prodajnog predstavnika, odaberite Dodaj novo, a zatim upotrijebite zgodne dijaloške okvire koje QuickBooks prikazuje. Za rad s popisom prodajnih predstavnika, odaberite Popisi→ Popisi profila kupaca i dobavljača→ Popis prodajnih predstavnika.

12. Navedite datum isporuke, ako je nešto drugo osim datuma fakture.

Da biste naveli datum, jednostavno pomaknite pokazivač na tekstni okvir Otprema, a zatim upišite datum u formatu MM/DD/GGGG. Kursor možete pomicati pritiskom na Tab ili klikom na tekstni okvir.

Još jedna brza poanta: Sjećate li se svih onih tajnih kodova o kojima govorim u koraku 5 za promjenu datuma fakture? Također rade na promjeni datuma isporuke.

13. Navedite način dostave.

Vjerojatno možete pogoditi kako određujete način dostave, ali paralelna struktura i kompulzivna osobnost tjeraju me da nastavim. Dakle, da biste odredili način dostave, pomaknite kursor na padajući izbornik Putem i zatim odaberite način dostave iz njega.

Usput, možete dodati nove načine dostave u izbornik tako da odaberete Dodaj novo i zatim ispunite slatki mali dijaloški okvir koji prikazuje QuickBooks. Postavljanje novih metoda dostave je stvarno, jako jednostavno.

14. Odredite FOB točku pomoću okvira za tekst FOB.

FOB stoji besplatno na brodu. FOB točka važnija je nego što se na prvi pogled čini — barem u poslovnom smislu — jer FOB točka određuje kada dolazi do prijenosa vlasništva, tko plaća vozarinu i tko snosi rizike oštećenja robe tijekom otpreme.

Ako je pošiljka besplatna na brodu na mjestu otpreme, vlasništvo nad robom koja se prodaje prelazi na kupca čim roba napusti prodavačevo pristanište. (Ne zaboravite da ste prodavatelj.) U ovom slučaju, kupac plaća vozarinu i snosi rizik oštećenja prilikom transporta. FOB mjesto dostave možete odrediti kao FOB mjesto dostave ili kao naziv grada. Ako je mjesto dostave Seattle, na primjer, FOB Seattle je isto što i FOB Shipping Point. Usput, većina robe se šalje kao FOB Shipping Point.

Ako je pošiljka besplatna na brodu na odredišnoj točki, vlasništvo nad robom koja se prodaje prelazi na kupca čim roba stigne na kupčevo pristanište. Prodavatelj plaća prijevoz i snosi rizik oštećenja u transportu. Odredišnu točku FOB-a možete odrediti kao FOB odredišnu točku ili kao naziv grada. Ako je odredišna točka Omaha, na primjer, FOB Omaha je ista stvar kao i FOB odredišna točka.

15. Unesite svaku stavku koju prodajete.

Pomaknite kursor na prvi red okvira s popisom Količina/Šifra artikla/Opis/Cijena Svaki/Iznos/Porez. (U redu, znam da to nije baš dobar naziv za to, ali znate na što mislim, zar ne?) Morate početi ispunjavati stavke retka koje se nalaze u fakturi. Nakon što pomaknete pokazivač na redak u okviru s popisom, QuickBooks pretvara polje Šifra stavke u padajući izbornik. Aktivirajte padajući izbornik Šifra artikla u prvom praznom retku u okviru s popisom, a zatim odaberite stavku.

Kada odaberete stavku, QuickBooks ispunjava tekstualne okvire Opis i Cijena Svaki s bilo kojim prodajnim opisom i prodajnom cijenom koje ste unijeli na popisu predmeta. (Možete urediti podatke za ovu konkretnu fakturu ako je potrebno.) Unesite broj prodanih artikala u tekstualni okvir Količina. (Nakon što unesete ovaj broj, QuickBooks izračunava iznos množenjem količine s cijenom svaki.) Ako trebate druge stavke na fakturi, upotrijebite preostale prazne retke okvira s popisom za unos svake od njih. Ako ste odabrali potvrdni okvir Oporezivo kada ste dodali stavku na popis stavki, riječ Porez pojavljuje se u stupcu Porez kako bi se označilo da će se stavka oporezovati. Ako je stavka neoporeziva (ili se osjećate kao utajivač poreza bez dobrog razloga), kliknite stupac Porez i odaberite Ne.

U fakturu možete staviti onoliko artikala koliko želite. Ako nemate dovoljno mjesta na jednoj stranici, QuickBooks dodaje na račun onoliko stranica koliko je potrebno. Podatak o ukupnom iznosu računa, naravno, ide samo na posljednjoj stranici.

Kliknite gumb Dodaj vrijeme/troškove na vrpci na vrhu obrasca za prikaz dijaloškog okvira Odabir vremena i troškova naplate. Koristite ovaj dijaloški okvir za odabir troškova koje ste dodijelili kupcu ili poslu. Koristite karticu Predmeti za odabir predmeta kupljenih za posao. Koristite karticu Troškovi za odabir nadoknadivih troškova i unos podataka o marci. Upotrijebite karticu Vrijeme za odabir naplativog vremena koje bilježi program Timer, Tjedni timesheet ili prozor Vrijeme/Unos jedne aktivnosti.

16. Unesite sve posebne stavke koje faktura treba sadržavati.

Ako niste puno radili s datotekom stavke QuickBooks, nemate pojma o čemu govorim.

Da biste opisali bilo koju od posebnih stavki, aktivirajte padajući izbornik Šifra artikla u sljedećem praznom retku i zatim odaberite posebnu stavku. Nakon što QuickBooks ispuni tekstualne okvire Opis i Cijena Svaki, uredite ove podatke (ako je potrebno). Opišite svaku od ostalih posebnih stavki — međuzbrojeve, popuste, vozarina i tako dalje — koje navodite u fakturi ispunjavanjem praznih redaka u okviru s popisom.

Ako želite uključiti stavku s popustom i primijeniti na više artikala, trebate staviti stavku međuzbroj u fakturu nakon zaliha ili drugih artikala koje želite sniziti. Zatim zalijepite stavku s popustom neposredno iza stavke međuzbroj. QuickBooks izračunava popust kao postotak međuzbroja.

17. (Neobavezno) Dodajte poruku korisnika.

Kliknite okvir Poruka korisnika, aktivirajte njegov padajući izbornik i odaberite pametnu poruku korisnika. Da biste dodali poruke korisnika u izbornik Poruka korisnika, odaberite opciju Dodaj novo i zatim ispunite dijaloški okvir koji QuickBooks prikazuje. Kliknite OK kada završite.

18. Navedite porez na promet.

Ako ste naveli poreznu stopu na popisu kupaca, QuickBooks je koristi kao zadanu. Ako nije točan, pomaknite pokazivač na okvir s popisom poreza, aktivirajte padajući izbornik i odaberite ispravan porez na promet.

19. (Uistinu neobavezno) Dodajte bilješku.

Računu možete dodati opis bilješke ako to želite. Ovaj dopis se ne ispisuje u fakturama – samo u Izjavi kupca. Opisi dopisa daju vam način pohranjivanja informacija povezanih s fakturom s tom fakturom. Slika prikazuje dovršeni prozor Kreiraj fakture.

Dovršen prozor za izradu faktura

20. Ako želite odgoditi ispis ove fakture, odaberite potvrdni okvir Ispis kasnije koji se pojavljuje na vrpci gumba i okvira iznad glavnog dijela prozora Kreiraj fakture.

21. Spremite fakturu klikom na gumb Spremi i novo ili gumb Spremi i zatvori pri dnu prozora.

QuickBooks sprema fakturu koja je na zaslonu. Ako kliknete Spremi i novo, QuickBooks prikazuje prazan prozor Kreiraj fakture tako da možete stvoriti drugu fakturu.

Možete listati naprijed-natrag fakture koje ste prethodno izradili klikom na gumbe Sljedeće i Prethodno (koji izgledaju kao strelice lijevo i desno).

Ploča Povijest koja se pojavljuje uz desni rub prozora Izrada faktura sadrži dvije kartice koje su korisne kada stvarate fakture. Kartica Klijent (prikazano na prethodnoj slici) pruža sažete informacije visoke razine o kupcu. Kartica Transakcija (nije prikazana) pruža detaljnije informacije o aktivnosti korisnika i gumbe koje možete kliknuti da biste detaljnije analizirali detalje.

Kada završite s kreiranjem faktura, možete kliknuti gumb Spremi i zatvoriti na obrascu za fakturu ili pritisnuti tipku Esc.