Kako pretraživati ​​QuickBooks online popise za ljude

Stranice Kupci, Dobavljači i Zaposlenici u QuickBooks Online (QBO) možete koristiti na razne načine. Stranica Izvođači je ograničenija od ostalih; iz njega možete tražiti izvođače i pripremiti 1099s. Na stranicama Kupci, Dobavljači ili Zaposlenici na kojima su navedeni svi ljudi u tim kategorijama, možete sortirati ljude na popisu, izvesti popis u Excel i izvršiti radnje na odabranoj grupi ljudi na popisu.

Također možete ispisati osnovno izvješće klikom na gumb Ispis na bilo kojoj stranici s popisom; gumb Ispis pojavljuje se neposredno iznad stupca Radnja.

Kako raditi s određenom osobom u QBO-u

Možete odabrati određenog kupca, dobavljača ili zaposlenika i pregledati transakcije povezane s tom osobom, kao i pojedinosti te osobe, a osobi možete priložiti datoteke. Ovdje ćete raditi s kupcima.

Da biste tražili određenu osobu, u okvir za pretraživanje koji se pojavljuje iznad popisa osoba upišite neke znakove koji odgovaraju imenu osobe ili tvrtke.

Da biste pronašli određenu osobu na popisu, koristite okvir za pretraživanje koji se pojavljuje iznad imena na popisu.

Kada odaberete bilo koju osobu s popisa, QBO prikazuje stranicu koja je posebno povezana s tom osobom. Stranica ima dvije kartice; na sljedećoj slici vidite karticu Popis transakcija; druga kartica je Pojedinosti o kupcu.

Ako ste omogućili značajku Projekti u svojoj tvrtki, QBO prikazuje treću karticu nazvanu kartica Projekti, na kojoj su navedeni svi projekti koje ste izradili u svojoj QBO tvrtki.

Kartica Popis transakcija prikazuje transakcije u QBO-u povezane s odabranom osobom.

Na bilo kojoj kartici kliknite gumb Uredi da biste uredili podatke o toj osobi, a kliknite gumb Nova transakcija da biste dodali transakciju povezanu s tom osobom.

Sa stranice s pojedinostima o osobi možete priložiti datoteke kako biste pratili važne financijske informacije. Na primjer, možete priložiti dokument dobavljača 1099, kupčev ugovor ili račune zaposlenika. Niste ograničeni na tekstualne dokumente; također možete priložiti fotografije. Jednostavno povucite i ispustite stavku u okvir Privici na donjoj lijevoj strani odgovarajuće stranice s detaljima; ako želite, možete kliknuti okvir i pojavit će se standardni dijaloški okvir Windows Open tako da možete doći do i odabrati dokument koji želite priložiti.

Svaki privitak ne može biti veći od 25 MB. Da biste vidjeli dokumente koje ste već priložili osobi, kliknite na vezu Prikaži postojeće ispod okvira Privici i QBO otvara okno na desnoj strani stranice koje prikazuje povezane privitke.

Također možete dodati privitke transakciji. Da biste vidjeli transakcije koje imaju privitke, dodajte stupac Privici u tablicu koja se pojavljuje na stranici Popis transakcija te osobe. Prikažite stranicu s popisom transakcija te osobe, a zatim kliknite gumb tablice Zupčanik iznad stupca Radnja. Na popisu koji se pojavi kliknite Prikaži više. Prikaži više mijenja se za Prikaži manje i pojavljuje se potvrdni okvir za privitke; kliknite ga i stupac Privici pojavit će se kao dio mreže tablice. Možete ga identificirati kao naslov stupca pomoću spajalice. Prikaz stupca Privici za jednu osobu prikazuje ga u tablici Popis transakcija za sve osobe te vrste. Ako postoje privici za bilo koju određenu transakciju, vidjet ćete broj privitaka u stupcu. Klikom na broj prikazuju se privici transakcije;

Dodate privitke raznim transakcijama dok ih stvarate; samo privici povezani s transakcijama pojavljuju se na različitim stranicama s popisom transakcija, a privici povezani s osobom pojavljuju se na stranici povezane osobe.

Dodavanje stupca Privici u tablicu na popisu transakcija.

Kada završite s radom s jednom osobom, lako se možete prebaciti na drugu na tom popisu pomoću okna popisa Split View.

Možete kliknuti ikonu Split View (prikazano na prethodnoj slici) za prikaz okna s popisom ljudi pohranjenih na popisu (pogledajte sljedeću sliku).

Prikaz podijeljenog prikaza popisa.

S popisa u oknu Split View možete se pomicati prema dolje da biste pronašli osobu ili možete upisati nekoliko slova imena osobe ili naziva tvrtke u okvir za pretraživanje na vrhu popisa da biste pronašli tu osobu na popisu. Ili, možete sortirati popis po imenu ili prema otvorenom saldu. Kliknite osobu da biste se prebacili na stranicu te osobe.

Da biste dodali novu osobu na popis, kliknite simbol plus (+) na vrhu popisa u oknu Split View. Da biste prikazali stranicu Kupci, kliknite Kupci na vrhu popisa Split View ili kliknite Prodaja na navigacijskoj traci, a zatim kliknite Kupci.

Da biste zatvorili Split View, kliknite gumb Zatvori Split View.

Razvrstavanje popisa u QuickBooks Online

Osim sortiranja u Split Viewu, popise na stranici Kupci i dobavljači možete sortirati po imenu ili otvorenom stanju. Prema zadanim postavkama, QBO razvrstava unose na ovim stranicama abecednim redom prema nazivu uzlaznim redoslijedom.

Zaposlenike možete sortirati abecednim i obrnutim abecednim redom, prema načinu plaćanja ili statusu (aktivan ili neaktivan). Ne možete razvrstati izvođače; QBO ih prema zadanim postavkama razvrstava po abecednom redu.

Da biste promijenili redoslijed sortiranja za popise kupaca ili dobavljača, kliknite Prodaja ili troškovi na navigacijskoj traci, a zatim kliknite Kupci ili dobavljači za prikaz odgovarajuće stranice; za ovaj primjer koristim stranicu Kupci.

Zatim kliknite naslov stupca po kojem želite sortirati. Ako kliknete naslov stupca Kupac/Tvrtka, QBO prikazuje kupce silaznim abecednim redom. Ako kliknete naslov stupca Otvoreno saldo, QBO razvrstava popis otvorenim saldo redoslijeda, od najnižeg prema najvišem.

Kako izvesti QBO popis u Excel

Popis svojih kupaca ili dobavljača možete izvesti u Excel.

Ako nemate kopiju Excela na računalu, možete preuzeti i koristiti besplatnu mobilnu verziju Excela.

Kliknite odgovarajuću vezu na navigacijskoj traci (Prodaja ili Troškovi) kako biste naknadno prikazali stranicu Kupci ili stranicu Dobavljači; stranica Dobavljači se koristi u ovom primjeru. Na desnom rubu stranice, neposredno iznad stupca Radnja, pojavljuju se tri gumba. Kliknite srednji gumb i QBO izvozi popis u Excel datoteku; gumb za datoteku pojavljuje se pri dnu zaslona u Chromeu.

Izvoz popisa dobavljača u Excel.

Kliknite gumb pri dnu zaslona i Excel otvara datoteku. Datoteku možete urediti ako kliknete gumb Omogući uređivanje na žutoj traci na vrhu prozora. A za one od vas koji koristite Excel mobile, morate se prijaviti pomoću svog Microsoft računa da biste uredili datoteku.

Kako raditi s hrpom ljudi u QBO-u

Kada radite s kupcima ili dobavljačima, možete poduzeti određene radnje istovremeno za grupu ljudi. Na primjer, možete odabrati određene dobavljače klikom na potvrdni okvir pored svakog imena, a zatim poslati istu poruku na onim dobavljačima, račune platiti online za odabrane distributera ako koristite Bill.com dodatak s QBO Essentials Plus, ili Napredno, ili neka odabrani dobavljači budu neaktivni.

Dodatak Bill.com možete koristiti za online plaćanje računa iz QBO-a; postoji aplikacija Bill.com s punom uslugom, ali ovdje govorim o dodatku za QBO. Aplikaciju Bill.com pronaći ćete dostupnu u Intuit App Centru. Trgovinu možete posjetiti odabirom Aplikacije u oknu za navigaciju. Ne postoji mjesečna naknada za pretplatu za Bill.com, ali postoji naknada po transakciji za svako plaćanje koje obrađujete.

Za kupce, osim slanja e-pošte, možete kreirati i slati im izvode, dodijeliti odabrane kupce vrsti kupaca (koristite vrstu kupca za grupiranje kupaca) i učiniti odabrane kupce neaktivnim.

Da biste upotrijebili jednu od ovih radnji za grupu ljudi, kliknite odgovarajuću vezu na navigacijskoj traci — Prodaja ili Troškovi — nakon čega slijedi odgovarajuća stranica s popisom za prikaz povezane stranice. Za ovaj primjer koristio sam stranicu Kupci.

Zatim kliknite potvrdni okvir pored naziva koje želite uključiti u svoju radnju, a zatim kliknite gumb Skupne radnje. Odaberite radnju koju želite poduzeti, a zatim slijedite upute na zaslonu kako biste dovršili radnju.

Izvođenje radnje za nekoliko kupaca.