Kako postaviti stavke zaliha u QuickBooks 2019

Prije nego što možete pratiti svoj inventar, morate učiniti dvije stvari. Prvo, trebate reći QuickBooksu da želite pratiti zalihe. Da biste to učinili, odaberite Uredi → Postavke. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Preferences, kliknite ikonu Predmeti i inventar na popisu s lijeve strane. Vaš bi zaslon trebao izgledati nevjerojatno slično prikazanom. (Možda ćete najprije morati kliknuti karticu Postavke tvrtke.) Provjerite je li označen potvrdni okvir Zalihe i narudžbenice su aktivni i je li odabran jedan od gumba opcije Upozori ako nema dovoljno zaliha za prodaju.

Dijaloški okvir Postavke za stavke i zalihe.

Evo druge stvari koju trebate učiniti: Napravite popis stavki. Ovaj popis je opis svih stavki koje biste mogli staviti na fakturu. Drugim riječima, svi artikli koje naručite i prodate pripadaju popisu artikala.

Trebali ste postaviti svoj početni popis stavki tijekom postavljanja QuickBooks. Ako trebate dodati stavku na svoj popis, odaberite Popisi→ Popis stavki. Zatim kliknite gumb Stavka, odaberite Novo s padajućeg izbornika i ispunite prozor Nova stavka.

Nakon što uključite inventar i postavite (ili ažurirate) svoj popis artikala, možete pratiti svoj inventar.

Dok istovarujete predmete iz kamiona, primate ih poštom ili kupujete od uličnog trgovca, morate ih snimiti kako bi QuickBooks mogao pratiti vaš inventar. Način na koji bilježite predmete i plaćate ih ovisi o tome plaćate li gotovinom na glavi bačve, primate li račun zajedno sa predmetima ili primate predmete bez računa (u tom slučaju artikle plaćate kasnije).

Možda ste ispunili narudžbenicu (PO) za artikle koje primate. Ako je to slučaj, primanje predmeta postaje malo lakše. Preporučam da ispunite narudžbenicu kada naručujete artikle koje ćete kasnije primiti i platiti.

Zabilježite stavke koje plaćate unaprijed

U redu, upravo ste kupili tri porculanske kokoši na bazaru u Marakešu, a sada ih želite dodati u svoj inventar i zabilježiti kupnju. Kako bilježite zalihe koje ste platili na šalteru? Korištenjem prozora Write Checks, naravno — na isti način na koji bilježite sve druge račune koje plaćate unaprijed.

Snimite stavke koje ne dolaze s računom

Što se događa ako artikli dolaze prije fakture? Imaš sreće - imaš stvari i još ih ne moraš platiti. Međutim, morate zabilježiti inventar koji ste upravo primili, tako da znate da ga imate pri ruci. Ne možete to učiniti u prozoru Write Checks jer nećete pisati ček za plaćanje stvari — barem ne neko vrijeme. Kako bilježite artikle koje dobijete prije nego što ih platite? Nastavi čitati:

1. Odaberite Dobavljači → Primite artikle ili kliknite ikonu Primi zalihu na početnom zaslonu i odaberite opciju za primanje zaliha bez računa.

Vidjet ćete prozor Kreiraj račune stavke, kao što je prikazano. Ovaj prozor je sličan prozoru Unesi račune, ali glasi Potvrda artikla. (Kada primite račun za artikle, ponovno ćete vidjeti prozor Unesi račune.)

Prozor Kreiraj potvrde o artiklu.

2. Ispunite gornji dio prozora.

Ako želite snimiti stavke od dobavljača koji je već na popisu Dobavljača, kliknite strelicu prema dolje, a zatim odaberite dobavljača. Ako je dobavljač novi dobavljač, na padajućem izborniku odaberite Dodaj novi, a zatim u dijaloškom okviru Novi dobavljač koji se pojavi, detaljno opišite dobavljača. Kada završite s dijaloškim okvirom Novi dobavljač, kliknite U redu.

3. Kliknite karticu Stavke.

Karticu Stavke trebate kliknuti samo ako već nije prikazana. Vjerojatno jest. Ali kodeks časti pisca računalnih knjiga i kompulzivna osobnost zahtijevaju od mene da vam kažem da postoji još jedna kartica — kartica Troškovi — i da biste je mogli umjesto toga prikazati.

4. Pomaknite se na stupac Stavka i upišite naziv za stavku.

Obratite pažnju na strelicu prema dolje u stupcu Stavka. Kliknite da biste vidjeli popis stavki. Pojavljuje li se stavka koju plaćate na ovom popisu? Ako je tako, kliknite na njega. Ako nije, unesite novi naziv stavke. Vidjet ćete okvir s porukom Stavka nije pronađena. Kliknite Da, ispunite dijaloški okvir Nova stavka, a zatim kliknite U redu.

Jednako tako možete ići niz pakiranje, unoseći stavke na kartici Predmeti. Provjerite prikazuje li kartica Predmeti točno što se nalazi na otpremnici. I stavite kratak opis stavki u polje Podsjetnik jer bi se taj opis mogao pokazati korisnim kasnije, kada želite uskladiti svoj račun s računom. Kada završite, prozor Create Item Receipts trebao bi izgledati nešto poput prethodne slike.

5. Navedite količinu i trošak, kako slijedi:

• Stupac Količina: opišite količinu koju ste primili.
• Stupac Troškovi: opišite jedinični trošak stavke. Ako jedinični trošak artikla koji unesete predstavlja promjenu, QuickBooks pita želite li ažurirati njegovu standardnu ​​cijenu stavke (kao što je pohranjeno na popisu stavki) i želite li ažurirati svoju standardnu ​​cijenu za stavku.

6. Kliknite gumb Spremi i novo ili gumb Spremi i zatvori za snimanje stavki koje ste upravo primili.

Predmeti su službeno dio vašeg inventara. Potvrda o primitku artikla upisana je u Registar potraživanja. I ne samo to, već ste spremni za kad račun stigne.

Platite artikle kada dobijete račun

Artikli stižu, a vi ispunjavate račun za artikl. Prolaze tri tjedna. Što je ovo u tvom poštanskom sandučiću? Pa, to je račun, naravno! Sada morate unijeti račun za artikle koje ste primili prije tri tjedna. Ovaj posao je lak:

1. Odaberite Dobavljači→Unesi račun za primljene artikle.

Ili na početnom zaslonu kliknite ikonu Unesi račune prema zalihama. Ako ste u Centru za dobavljače, kliknite Nove transakcije, a zatim Unesite račun za primljene artikle. Pojavljuje se dijaloški okvir Odabir potvrde o artiklu, kao što je prikazano.

Dijaloški okvir Odabir potvrde o artiklu.

2. Kliknite padajući izbornik Dobavljač i odaberite ime dobavljača koji vam je poslao račun.

U okviru vidite jedan ili više potvrda o artiklu, s datumom koji ste stavili na račun, njegovim referentnim brojem i dopisom koji ste napisali na računu.

3. Odaberite potvrdu stavke za koju želite unijeti račun i zatim kliknite U redu.

Pojavljuje se prozor Unos računa, kao što je prikazano . Čini li vam se ova informacija poznata? Trebalo bi — to je ista informacija koju ste stavili u prozor Kreiraj potvrde o artiklu, samo što sada radite s računom, a ne s potvrdom.

Prozor Unos računa.

4. Usporedite karticu Stavke u prozoru s računom.

Plaćate li ono što ste ranije dobili? Troškovi dostave i porez na promet možda su dodani vašem računu. Možda ćete također morati prilagoditi cijenu jer ste možda pogađali kada ste snimali primanje artikala. Ako je tako, dodajte i prilagodite izvorne podatke o primitku pomoću kartice Stavke. (Možete kliknuti gumb Preračunaj da biste dodali nove stavke.)

Koliko dana morate platiti ovaj račun? Je li rok sada? Pogledajte redak Uvjeti da vidite koji su uvjeti plaćanja ovog dobavljača. Promijenite uvjete plaćanja ako su netočni odabirom drugog unosa s padajućeg izbornika.

Želite platiti svoje račune u najboljem mogućem vremenu, ali da biste to učinili, uvjeti u prozoru Unesi račune moraju odgovarati uvjetima plaćanja dobavljača.

5. Kliknite Spremi i novo ili Spremi i zatvori za snimanje računa.

I dalje morate platiti račun dobavljača, naravno. Pošteno.

Snimite stavke i platite račun odjednom

Pretpostavimo da primite račun kada primite robu. Predmeti se istovaraju sa slonovih leđa, a vozač slona se nakloni i predaje vam račun. Evo koraka koje slijedite:

1. Odaberite Dobavljači → Primite artikle i unesite račun.

Ili na početnom zaslonu kliknite Primi inventar, a zatim tamo odaberite opciju Primi inventar s računom. Ili u centru za dobavljače kliknite Nove transakcije, a zatim Unesite račun za primljene artikle. Vidjet ćete prozor Unos računa. Poznat vam je ovaj prozor i točno znate što je i čemu služi. Ako ste na ovoj stranici dospjeli putem indeksa, morate znati, za potrebe inventara, kako zabilježiti artikle koje plaćate.

2. Ispunite gornji dio prozora.

Ova stvar je prilično osnovna. Odaberite dobavljača s padajućeg izbornika i provjerite jesu li dobavljačevi uvjeti plaćanja ovog računa ispravno prikazani. Ako je ovaj dobavljač nov, odaberite Dodaj novi. QuickBooks traži od vas da ispunite dijaloški okvir s informacijama o dobavljaču. Učini to. Provjerite jeste li ispravno ispunili redak Dospjeli račun.

3. Kliknite karticu Stavke i navedite sve stavke koje plaćate.

Da biste vidjeli popis stavki, pomaknite pokazivač na stupac Stavka i kliknite strelicu prema dolje koja se pojavi. Provjerite jesu li količina i cijena artikala ispravno navedeni na kartici Artikli.

4. Kliknite Spremi i novo ili Spremi i zatvori.

QuickBooks dodaje stavke koje ste naveli na popis predmeta i čini ih službenim dijelom vašeg inventara.

Kad prodajete stvari

Možda ste primijetili sličnosti između kartice Stavke u prozoru Unos računa i okvira Količina/Šifra artikla/Opis/Cijena/Svaka/Iznos na dnu fakture. QuickBooks koristi oboje za vođenje inventara.

Kada prodajete stvari, QuickBooks automatski prilagođava vaš inventar. Drugim riječima, ako kupite 400 porculanskih pilića i prodate njih 350, imate samo 50 pri ruci. QuickBooks ažurira zapise za ovu promjenu. Bez gužve, bez frke. Bože, zar ovo nije super? Nema više ležanja budnim noću, pitajući se imate li dovoljno pilića ili vombata ili bilo čega drugog. Ista stvar se događa kada prodajete u gotovini. Kada navedete stavke na računu o prodaji, QuickBooks pretpostavlja da vam napuštaju ruke i oduzima ih od vašeg inventara.

Još jedna zgodna stvar koju treba primijetiti o dobrom računovodstvu zaliha: U prozorima QuickBooks koji vam omogućuju unos količine artikala zaliha (kao što je prozor koji koristite za bilježenje fakture), QuickBooks stavlja mali gumb unutar polja Količina. Možete kliknuti ovaj gumb da biste vidjeli dijaloški okvir koji opisuje trenutnu i buduću dostupnost artikla.

Jedan moral ove priče je “Držite dobar, opisni popis predmeta”. Drugi moral je "Pažljivo unesite stavke na kartici Artikli čekova i računa i u okvir Stavka/Opis/Količina/Cijena/Iznos potvrda o prodaji i faktura."