Kako postaviti računovodstvene postavke u QuickBooks 2011

Možete odrediti kako QuickBooks radi za vas postavljanjem postavki. Zapravo, većina onoga što radite kada pokrenete QuickBooks 2011 EasyStep Interview (kada postavite QuickBooks) pruža informacije koje QuickBooks koristi za postavljanje vaših preferencija.

Na primjer, ako navedete da korisnicima naplaćujete porez na promet, EasyStep intervju opisuje kako bi porez na promet trebao funkcionirati za vašu tvrtku korištenjem preferencija poreza na promet.

Kartica Moje postavke u skupu Računovodstvenih postavki pruža jednu opciju: QuickBooks-u možete reći da želite da automatski ispunjava podatke prilikom snimanja općeg unosa u dnevnik.

Kartica Postavke tvrtke pruža sljedećih pet općih računovodstvenih potvrdnih okvira, kao i postavke datuma zatvaranja.

• Koristi brojeve računa: potvrdni okvir Koristi brojeve računa, ako je odabran, omogućuje vam unos broja računa za transakciju.

• Zahtijevaj račune: Potvrdni okvir Zahtijevaj račune, ako je odabran, govori QuickBooks da morate navesti račun za transakciju.

• Koristi praćenje razreda: potvrdni okvir Koristi praćenje razreda omogućuje vam da kažete QuickBooks-u da želite koristiti ne samo račune za praćenje vaših financijskih podataka, već i klase. Troškove možete pratiti korištenjem kategorija kao što su plaće, najam i zalihe. Klase vam, dakle, pružaju način praćenja ovih informacija u drugoj dimenziji.

• Automatski dodijeli broj općeg unosa dnevnika: Ovaj potvrdni okvir govori QuickBooks-u da dodijeli brojeve općim unosima dnevnika koje unosite pomoću naredbe Napravite unos u dnevnik. Ovaj potvrdni okvir želite ostaviti odabranim.

• Upozori pri knjiženju transakcije na zadržanu zaradu: Ovaj potvrdni okvir govori QuickBooks-u da prikaže poruku upozorenja kad god vi ili netko drugi pokuša izravno teretiti ili kreditirati njegov račun zadržane zarade.

• Upozorenja o datumu: okviri Upozorenje o datumu govore QuickBooksu da vas upozori kada vi ili netko drugi unesete transakciju s datumom koji je predaleko u prošlosti ili predaleko u budućnosti. Također želite odrediti koliko je dana predaleko u prošlost ili predaleko u budućnost.

• Postavke datuma zatvaranja: Okvir Datum zatvaranja omogućuje vam da odredite datum prije kojeg se vaša QuickBooks podatkovna datoteka ne može promijeniti. Drugim riječima, ako postavite datum zatvaranja na 31. prosinca 2010., QuickBooks-u govorite da ne želite da se promjene u datoteci podataka QuickBooks unesu prije tog datuma.

Prethodne verzije QuickBooks također vam omogućuju uključivanje i isključivanje značajke praćenja revizije pomoću kartice Postavke tvrtke u računovodstvenim postavkama. Međutim, od 2007. QuickBooks pruža uvijek uključeni revizijski trag, tako da više ne vidite potvrdni okvir Audit Trail u računovodstvenim postavkama. Revizijski trag, inače, jednostavno vodi popis tko unosi koje promjene u transakcije. Računovođe, predvidljivo, vole revizijske tragove. Revizijski tragovi omogućuju nekome, kao što je vaš CPA, da dođe naknadno i shvati zašto je stanje na računu ono što jest.