Kako postaviti računovodstvene postavke u QuickBooks 2010

Možete odrediti kako QuickBooks 2010 radi za vas postavljanjem postavki. Ove postavke uvelike utječu na to kako QuickBooks funkcionira i na to kako određeni korisnik radi s QuickBooksom. Možete ručno promijeniti računovodstvene postavke odabirom Uredi→ Postavke. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Preferences iz kojeg možete pristupiti svim postavkama preferencija.

Kartica Postavke tvrtke pruža sljedeće općenite računovodstvene opcije, kao i postavke datuma zatvaranja:

• Koristi brojeve računa: Omogućuje vam unos broja računa za transakciju. Povezani potvrdni okvir, Prikaži samo najniži podračun, govori QuickBooks-u da prikaže samo naziv i broj računa podračuna (ako ga koristite), a ne cijelo naslijeđe računa.

  Ako koristite mnogo razina podračuna, ova opcija zaista može očistiti prikaze, što olakšava određivanje računa koji gledate.

• Zahtijevajte račune: govori QuickBooks da morate navesti račun za transakciju. Vjerojatno nikada nema smisla poništiti potvrdni okvir Zahtijevaj račune.

• Koristi praćenje razreda: Omogućuje vam da QuickBooks kažete da želite koristiti ne samo račune za praćenje vaših financijskih podataka, već i razrede. Nastava vam jednostavno omogućuje da podijelite informacije na razini računa na drugi način.

• Automatski dodijeli broj općeg unosa dnevnika: govori QuickBooks-u da dodijeli brojeve općim unosima dnevnika koje unosite pomoću naredbe Napravite unos u dnevnik.

• Upozori prilikom knjiženja transakcije na zadržanu zaradu: govori QuickBooks-u da prikaže poruku upozorenja kad god vi ili netko drugi pokuša izravno teretiti ili kreditirati račun zadržane zarade.

  Obično ne želite izravno teretiti ili kreditirati račun zadržane zarade. I samo bi vješti računovođe u svakom slučaju unosili transakcije izravno u zadržanu dobit.

• Upozorenja o datumu: Recite QuickBooksu da vas upozori kada vi ili netko drugi unesete transakciju s datumom koji je predaleko u prošlosti ili predaleko u budućnosti. Ako označite bilo koji od okvira Upozorenje o datumu, također želite odrediti koliko dana je predaleko u prošlost ili predaleko u budućnost.

• Datum zatvaranja: Omogućuje vam da odredite datum prije kojeg se vaša QuickBooks podatkovna datoteka ne može promijeniti. Drugim riječima, ako postavite datum zatvaranja na 31. prosinca 2009., QuickBooks-u govorite da ne želite da se bilo kakve promjene u datoteci podataka QuickBooks izvrše prije tog datuma. Također možete kliknuti gumb Postavi lozinku za prikaz dijaloškog okvira koji vam omogućuje stvaranje lozinke, koja je potrebna ako netko želi dodati staru transakciju ili izmijeniti staru transakciju.

Prethodne verzije QuickBooksa omogućuju vam da uključite i isključite značajku revizijskog traga pomoću kartice Postavke tvrtke u računovodstvenim postavkama. Međutim, od 2007. QuickBooks pruža uvijek uključeni revizijski trag, tako da više ne vidite potvrdni okvir Audit Trail. Revizije, usput, jednostavno čuva popis koji čini što mijenja na transakcije.