Kako postaviti računovodstvene postavke QuickBooks 2021

Kartica Moje postavke u dijaloškom okviru Računovodstvene postavke pruža jednu opciju: QuickBooks 2021 možete reći da želite da automatski ispunjava informacije prilikom snimanja općeg unosa u dnevnik.

Međutim, nemojte se iritirati zbog nedostatka personalizacije. Ovaj gotovo potpuni nedostatak individualno personaliziranih preferencija ima smisla, ako razmislite o tome. Računovodstvo za tvrtku mora funkcionirati na isti način za Jane kao i za Joea i Susan.

Međutim, imate mogućnost postaviti nekoliko preferencija tvrtke za računovodstvo. Opet, ovo ima smisla ako razmislite o tome. Različite tvrtke vode svoje računovodstvene sustave na različite načine.

Ova slika prikazuje karticu Postavke tvrtke u dijaloškom okviru Računovodstvene postavke.

Kartica Postavke tvrtke u dijaloškom okviru Računovodstvene postavke

Korištenje brojeva računa u QuickBooks

Prema zadanim postavkama, QuickBooks vam omogućuje korištenje imena za identifikaciju računa na popisu kontnog plana ili na popisu računa. Račun koji koristite za praćenje troškova plaća može biti poznat kao "plaća", na primjer, ali možete označiti potvrdni okvir Koristi brojeve računa da biste QuickBooks rekli da želite koristiti brojeve računa, a ne nazive računa za identifikaciju računa. Veće tvrtke i tvrtke s vrlo dugačkim popisima računa često koriste brojeve računa. Kada koristite brojeve, možete lakše kontrolirati kako redoslijed računa u financijskom izvještaju tako i umetanje novih konta u popis kontnog plana.

Potvrdni okvir Prikaži samo najniži podračun (pogledajte prethodnu sliku) omogućuje vam da QuickBooks kažete da bi trebao prikazati najniži podračun, a ne viši nadređeni račun u financijskim izvještajima. QuickBooks vam omogućuje stvaranje podračuna, koji su računi unutar računa. Također možete kreirati podračune, koji su računi unutar podračuna. Koristite podračune za preciznije praćenje imovine, obveza, iznosa kapitala, prihoda i rashoda.

Postavljanje općih računovodstvenih opcija u QuickBooks

Kartica Postavke tvrtke (nije prikazana) pruža sljedećih pet općih računovodstvenih potvrdnih okvira, kao i upozorenja o datumima i postavke datuma zatvaranja. Potvrdni okviri su vjerojatno sami po sebi razumljivi svima koji su se bavili računovodstvom s QuickBooksom, ali za nove korisnike QuickBooks-a, evo kratkog opisa onoga što svaki od njih radi:

• Koristi brojeve računa: potvrdni okvir Koristi brojeve računa, ako je odabran, omogućuje vam unos broja računa za transakciju. Povezani potvrdni okvir, Prikaži samo najniži podračun, govori QuickBooks-u da prikaže samo naziv i broj računa podračuna (ako ga koristite) umjesto cjelokupnog naslijeđa računa. Ako koristite mnogo razina podračuna, ova opcija zaista može očistiti prikaze, što olakšava određivanje računa koji gledate.
• Zahtijevaj račune: Potvrdni okvir Zahtijevaj račune, ako je odabran, govori QuickBooks da morate navesti račun za transakciju. Ovo ima smisla. Ako ne koristite račune za praćenje iznosa koji ulaze i izlaze iz poslovanja, zapravo se ne bavite računovodstvom. Po mom skromnom mišljenju, nikada ne bi imalo smisla poništiti potvrdni okvir Zahtijevaj račune.
• Koristite praćenje klase za transakcije:Potvrdni okvir Koristi praćenje klasa za transakcije omogućuje vam da QuickBooks kažete da želite koristiti ne samo račune za praćenje vaših financijskih podataka, već i Classes vam omogućuju da podijelite informacije na razini računa na drugi način. Ovo zvuči komplicirano, ali je zapravo prilično jednostavno. Popis računa, na primjer, omogućuje vam praćenje prihoda i rashoda po kategorijama prihoda i rashoda. Troškove možete pratiti korištenjem kategorija kao što su plaće, najam i zalihe. Klase vam, dakle, pružaju način praćenja ovih informacija u drugoj dimenziji. Trošak plaća možete podijeliti na one plaće potrošene za dvije lokacije vašeg poslovanja, na primjer. Ugostitelj s dva restorana možda će to htjeti učiniti. Imajte na umu da QuickBooks također nudi okvire koje možete označiti kako biste označili da bi QuickBooks trebao od vas tražiti da dodijelite klase i da dodijelite klase računima,
• Automatski dodijeli broj općeg unosa dnevnika: Ovaj potvrdni okvir govori QuickBooks-u da dodijeli brojeve općim unosima dnevnika koje unesete korištenjem naredbe Napravite generalne unose u dnevnik. Ovaj potvrdni okvir želite ostaviti odabranim. Usput, opće dnevničke unose obično unosi vaš CPA ili vaš profesionalni računovođa.
• Upozori prilikom knjiženja transakcije na zadržanu zaradu: Ovaj potvrdni okvir govori QuickBooks-u da prikaže poruku upozorenja kad god pokušate (ili netko drugi pokuša) izravno teretiti ili kreditirati njegov račun zadržane zarade. (Uobičajeno, ne želite izravno teretiti ili odobravati račun zadržane dobiti, a samo će kvalificirani računovođe u svakom slučaju unositi transakcije izravno u zadržanu dobit.)
• Sakrij polja početnog stanja u imenima i stavkama: potvrdite ovaj okvir kako biste QuickBooks rekli da sakrije informacije o početnom stanju za kupce, dobavljače, druga imena i za artikle.
• Upozorenja o datumu: okviri Upozorenja o datumu govore QuickBooksu da vas upozori kada unesete (ili netko drugi unese) transakciju s datumom koji je predaleko u prošlosti ili predaleko u budućnosti. Ako označite bilo koji od okvira Upozorenja o datumu, također želite odrediti koliko je dana predaleko u prošlosti ili predaleko u budućnost.
• Postavka datuma zatvaranja: Okvir Datum zatvaranja omogućuje vam da odredite datum prije kojeg se vaša QuickBooks podatkovna datoteka ne može promijeniti. Drugim riječima, ako postavite datum zatvaranja na 31. prosinca 2021., QuickBooks-u govorite da ne želite da se promjene u datoteci podataka QuickBooks unesu prije tog datuma. To znači da netko ne može izmijeniti transakciju koja ima datum prije vašeg datuma zatvaranja, a da ne dobije zastrašujuću poruku upozorenja. To također znači da netko ne može unijeti transakciju koristeći datum prije ovog datuma zatvaranja. Možete kliknuti gumb Postavi datum/zaporku za prikaz dijaloškog okvira koji vam omogućuje da odredite datum zatvaranja i kreirate lozinku potrebnu kada netko želi dodati staru transakciju ili izmijeniti staru transakciju.

Odavno su vam prošle verzije QuickBooksa omogućile da uključite i isključite značajku revizijskog traga pomoću kartice Postavke tvrtke u dijaloškom okviru Računovodstvene postavke. Međutim, sve najnovije verzije QuickBooks-a pružaju uvijek uključeni revizijski trag, tako da više ne vidite računovodstvene postavke potvrdnog okvira Audit Trail. Revizijski trag, inače, jednostavno vodi popis tko unosi koje promjene u transakcije. Računovođe, predvidivo, vole revizijske tragove. Revizijski tragovi omogućuju nekome, kao što je vaš CPA ili revizor Internal Revenue Service, da dođe nakon činjenice i shvati zašto je stanje na računu ono što jest.