Kako postaviti popis dobavljača QuickBooks 2014

Baš kao što koristite popis kupaca u QuickBooks za vođenje evidencije o svim svojim klijentima, koristite popis dobavljača za vođenje evidencije o svojim dobavljačima. Poput popisa kupaca, popis dobavljača omogućuje prikupljanje i snimanje informacija, kao što su adresa dobavljača, osoba za kontakt i tako dalje.

Da biste dodali dobavljača na popis dobavljača, slijedite ove korake:

1Odaberite naredbu Dobavljači→ Centar za dobavljače.

Kada to učinite, QuickBooks prikazuje prozor Vendor Center.

2Da biste dodali novog dobavljača, kliknite gumb Novi dobavljač, a zatim s padajućeg popisa odaberite Novi dobavljač.

QuickBooks prikazuje prozor New Vendor.

3 Dajte dobavljaču ime u okviru Naziv dobavljača.

Kao što je slučaj s popisom Customer:Job, ovo ime koristite za upućivanje na dobavljača unutar QuickBooks-a. Iz tog razloga, skraćenica je u redu. Vi samo želite nešto što je lako unijeti i lako pamtiti.

4 (Izborno) Ako svom dobavljaču plaćate u valuti koja se razlikuje od vaše uobičajene domaće valute, odaberite tu valutu s padajućeg popisa Valuta.

Ako ste QuickBooksu rekli da radite u više valuta — to biste učinili tijekom postupka postavljanja EasyStep Interviewa — QuickBooks želi da identificirate kada primate račune od dobavljača ili plaćate od dobavljača u valuti koja se razlikuje od vaše domaće valute. (Napomena: Slika ne prikazuje okvir s padajućim popisom Valuta jer značajka praćenja više valuta nije uključena.)

5 (Uobičajeno pravilo) Zanemarite polja Početni saldo i Kao od.

Nemojte ništa raditi s okvirima Početni saldo i Kao od. Ljudi koji ne znaju bolje koriste te okvire da unesu početno stanje koje duguje dobavljaču i datum dugovanja iznosa. Ali to samo kasnije stvara probleme. U nekom trenutku u budućnosti, računovođa ove jadne duše morat će pronaći i ispraviti ovu grešku.

Međutim, kao i kada dodajete nove kupce, postoji iznimka od uobičajenog pravila.

Iako je uobičajeno pravilo da ne želite postaviti početno stanje za dobavljača, ovo pravilo ima važnu iznimku. Bilježite svoje obveze prema dobavljačima na datum konverzije postavljanjem početnog stanja za svakog dobavljača na datum konverzije. Zbroj ovih početnih stanja ono je što QuickBooks koristi za određivanje vaših ukupnih dugova na dan konverzije.

6 Navedite podatke o adresi dobavljača.

Kartica Informacije o adresi sadrži hrpu lako razumljivih okvira koje koristite za prikupljanje podataka o nazivu dobavljača i adresi. U okvir Naziv tvrtke unosite, što se i predviđalo, puno ime dobavljača.

Možete kliknuti gumbe Uredi na kartici Informacije o adresi da biste prikazali drugi dijaloški okvir nazvan dijaloški okvir Uredi informacije o adresi, koji vam omogućuje unos adrese u tipičnom formatu adrese, grada, države i poštanskog broja. Gumbi Uredi pojavljuju se desno od blokova adresa Naplaćeno od i Otpremljeno.

7 Navedite sve potrebne dodatne informacije.

Kartica Postavke plaćanja prikuplja najrelevantnije informacije o dobavljaču, uključujući broj računa, kreditno ograničenje i uvjete plaćanja, ali ako kliknete karticu Porezne postavke, karticu Postavke računa ili karticu Dodatne informacije, QuickBooks prikazuje pregršt drugih okvira koji možete koristiti za prikupljanje i pohranjivanje podataka:

Kartica Porezne postavke omogućuje vam prikupljanje poreznog identifikacijskog broja dobavljača kako biste mogli (kako to ponekad zahtijevaju savezni porezni zakoni) dobavljaču poslati obrazac 1099 na kraju godine.

Kartica Postavke računa omogućuje vam da odredite koje račune QuickBooks treba koristiti za prethodno popunjavanje polja računa prilikom unosa transakcije za dobavljača.

Kartica Dodatne informacije omogućuje vam da kategorizirate dobavljača prema vrsti i također vam omogućuje stvaranje drugih prilagođenih polja.

Ako prvi put plaćate prodavaču, dobra smjernica je da dobijete njegov porezni broj. Ako vam netko ne da svoj porezni identifikacijski broj — čime vam onemogućavate da mu prijavite uplate koje obavljate — to je vjerojatno znak da nešto nije u redu.

Ako kliknete karticu Postavke računa (četvrta kartica dostupna u prozoru New Vendor), QuickBooks prikazuje okvire koje možete koristiti za popis računa koje želite da QuickBooks automatski popuni umjesto vas kada zabilježite ček nekom dobavljaču ili kada snimiti račun nekog dobavljača.

Na primjer, ako ček stanodavcu uvijek plaća troškove stanarine i režije, možete reći QuickBooksu da unaprijed ispuni, koristeći ova dva računa svaki put kada naznačite da pišete ček ili bilježite račun od stanodavca.