Kako postaviti opće računovodstvene opcije u QuickBooks 2013

Kartica Postavke tvrtke QuickBooks 2013 pruža sljedećih pet općih računovodstvenih potvrdnih okvira, kao i upozorenja o datumima i postavke datuma zatvaranja. (Potvrdni okviri su vjerojatno sami po sebi razumljivi svima koji su se bavili računovodstvom s QuickBooksom, ali za nove korisnike QuickBooksa, evo kratkog opisa onoga što svaki od njih radi.)

• Koristi brojeve računa: potvrdni okvir Koristi brojeve računa, ako je odabran, omogućuje vam unos broja računa za transakciju. Povezani potvrdni okvir, Prikaži samo najniži podračun, govori QuickBooks-u da prikaže samo naziv i broj računa podračuna (ako ga koristite) umjesto cjelokupnog naslijeđa računa.

  Ako koristite mnogo razina podračuna, ova opcija zaista može očistiti prikaze, što olakšava određivanje računa koji gledate.

• Zahtijevaj račune: Potvrdni okvir Zahtijevaj račune, ako je odabran, govori QuickBooks da morate navesti račun za transakciju. Ovo ima smisla. Ako ne koristite račune za praćenje iznosa koji ulaze i izlaze iz poslovanja, zapravo se ne bavite računovodstvom. Nikada ne bi imalo smisla poništiti potvrdni okvir Zahtijevaj račune.

• Koristi praćenje klase za transakcije: Potvrdni okvir Koristi praćenje razreda omogućuje vam da QuickBooks kažete da želite koristiti ne samo račune za praćenje vaših financijskih podataka, već i klase. Nastava vam omogućuje da podijelite informacije na razini računa na drugi način. Ovo zvuči komplicirano, ali je zapravo prilično jednostavno.

  Popis računa, na primjer, omogućuje vam praćenje prihoda i rashoda po kategorijama prihoda i rashoda. Troškove možete pratiti korištenjem kategorija kao što su plaće, najam i zalihe. Klase vam, dakle, pružaju način praćenja ovih informacija u drugoj dimenziji.

  Na primjer, možete podijeliti trošak plaća u one plaće potrošene za dvije različite lokacije vašeg poslovanja. Ugostitelj s dva restorana možda će to htjeti učiniti. Imajte na umu da QuickBooks također nudi okvir koji možete označiti kako biste označili da bi QuickBooks trebao od vas tražiti da dodijelite klase.

• Automatski dodijeli broj općeg unosa dnevnika: Ovaj potvrdni okvir govori QuickBooks-u da dodijeli brojeve općim unosima dnevnika koje unosite pomoću naredbe Napravite unos u dnevnik. Ovaj potvrdni okvir želite ostaviti odabranim. Usput, opće dnevničke unose obično unosi vaš CPA ili vaš profesionalni računovođa.

• Upozori prilikom knjiženja transakcije na zadržanu zaradu: Ovaj potvrdni okvir govori QuickBooks-u da prikaže poruku upozorenja kad god vi ili netko drugi pokuša izravno teretiti ili kreditirati njegov račun zadržane zarade. (Uobičajeno, ne želite izravno teretiti ili odobravati račun zadržane dobiti, a samo će kvalificirani računovođe u svakom slučaju unositi transakcije izravno u zadržanu dobit.)

• Upozorenja o datumu: okviri Upozorenja o datumu govore QuickBooksu da vas upozori kada vi ili netko drugi unesete transakciju s datumom koji je predaleko u prošlosti ili predaleko u budućnosti. Ako označite bilo koji od okvira Upozorenja o datumu, također želite odrediti koliko dana je predaleko u prošlosti ili predaleko u budućnost.

• Postavke datuma zatvaranja: Okvir Datum zatvaranja omogućuje vam da odredite datum prije kojeg se vaša QuickBooks podatkovna datoteka ne može promijeniti. Drugim riječima, ako postavite datum zatvaranja na 31. prosinca 2011., QuickBooks-u govorite da ne želite da se promjene u datoteci podataka QuickBooks unesu prije tog datuma.

  To znači da netko ne može izmijeniti transakciju koja ima datum prije vašeg datuma zatvaranja, a da ne dobije zastrašujuću poruku upozorenja. To također znači da netko ne može unijeti transakciju koristeći datum prije ovog datuma zatvaranja.

  Možete kliknuti gumb Postavi datum/zaporku za prikaz dijaloškog okvira koji vam omogućuje da odredite datum zatvaranja i kreirate lozinku potrebnu kada netko želi dodati staru transakciju ili izmijeniti staru transakciju.

Davno su vam prošle verzije QuickBooksa također dopuštale da uključite i isključite značajku praćenja revizije pomoću kartice Postavke tvrtke u računovodstvenim postavkama. Međutim, sve najnovije verzije QuickBooks-a pružaju uvijek uključeni revizijski trag, tako da više ne vidite računovodstvene postavke potvrdnog okvira Audit Trail.

Revizijski trag, inače, jednostavno vodi popis tko unosi koje promjene u transakcije. Računovođe, predvidljivo, vole revizijske tragove. Revizijski tragovi omogućuju nekome, kao što je vaš CPA, da dođe naknadno i shvati zašto je stanje na računu ono što jest.