Kako postaviti glavne popise datoteka u QuickBooks 2019

Kada postavite QuickBooks 2019, kao praktičnu stvar, ne samo da stvarate datoteku tvrtke koju ćete koristiti za pohranjivanje financijskih informacija o svom poslovanju, već postavljate i glavne popise datoteka, kao što su QuickBooks popis stavki i QuickBooks Class List . Ovi popisi glavnih datoteka pohranjuju informacije koje možete koristiti i ponovno koristiti. Jedan od popisa glavnih datoteka opisuje svakog vašeg klijenta; ova glavna datoteka s podacima o klijentu uključuje ime i adresu kupca, podatke za kontakt, brojeve računa i tako dalje.

Quickbooks popis stavki

Ako odaberete naredbu Popisi → Popis stavki, QuickBooks prikazuje prozor Popis stavki, kao što je prikazano. Prozor s popisom stavki navodi sve stavke koje ste postavili kao dio pokretanja QuickBooks Setup-a i stavke koje ste ručno dodali nakon pokretanja čarobnjaka za postavljanje.

Prozor Popis stavki.

Popis cijena QuickBooks 2019

Popis Razina cijena omogućuje vam kreiranje prilagodbi cijena koje možete koristiti u hodu dok fakturirate klijentima, izdajete kreditne zapise i tako dalje.

Kodovi poreza na promet u QuickBooks 2019

Popis kodova poreza na promet sadrži popis kodova ili skraćenica koje možete koristiti da opišete stavke kao oporezive ili neoporezive. Ako odaberete ovu naredbu, QuickBooks prikazuje prozor s popisom postojećih kodova poreza na promet. (Obično vidite dva postojeća koda: Porezni i Ne.)

Popis kodova poreza na promet se ne pojavljuje osim ako QuickBooksu ne kažete da prati porez na promet tijekom postavljanja ili kasnije. Da biste dodali porezne kodove, poduzmite sljedeće korake:

Odaberite Uredi → Postavke.

Kliknite stavku Porez na promet na popisu postavki.

Kliknite karticu Postavke tvrtke.

Odgovorite na pitanje Naplaćujete li porez na promet klikom na okvir Da.

Da biste dodali novi kod poreza na promet, kliknite Dodaj stavku poreza na promet i opišite novi porez na promet kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Nova stavka (nije prikazan) tako što ćete nazvati stavku poreza na promet, ukratko je opisati, a zatim navesti porez na promet stopa i porezna agencija.

Kako postaviti popis stavki za obračun plaća u QuickBooks 2019

Popis stavki obračuna plaća identificira stavke koje se pojavljuju na provjerama plaće zaposlenika. Ako koristite vanjski ured za usluge obračuna plaća za rukovanje vašim platnim spiskom — a to nije loša ideja — ne trebate se čak ni brinuti o popisu stavki obračuna plaća. Ako koristite QuickBooks Enhanced Payroll Service, opet, ne brinite o popisu stavki za obračun plaća. (U oba slučaja, ljudi iz QuickBooksa postavljaju stavke na platnom spisku koje koristite za bilježenje platnog spiska.) A u slučaju Intuitove cjelovite usluge za obračun plaća „mi radimo sve“, ne morate čak ni pratiti platni spisak unutar QuickBooks, jer ljudi iz QuickBooksa to rade u svom uredu na svojim računalima.

Ako trebate dodati stavke na platnom spisku, slijedite ove korake:

1. Odaberite naredbu Popisi → Popis stavki obračuna plaća.

QuickBooks prikazuje prozor s popisom stavki plaće.

2. Da biste dodali novu stavku obračuna plaće, kliknite gumb Stavka obračuna plaće i zatim odaberite stavku obračuna plaće → Novo.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Dodaj novu stavku plaće (nije prikazan). Možete odabrati postavljanje nove stavke platnog spiska korištenjem metode EZ Set Up ili Custom Set Up metode:

• EZ Set Up: Ako želite da vam QuickBooks pomogne, a postavljate uobičajenu stavku na platnom spisku, kliknite gumb EZ Set Up, kliknite Dalje i jednostavno slijedite upute na zaslonu.
• Prilagođeno postavljanje: Ako želite izvršiti prilagođeno postavljanje stavke na platnom spisku, kliknite gumb Prilagođeno postavljanje, a zatim kliknite Dalje. QuickBooks vas vodi kroz intervju na više ekrana koji vas pita o stavci na platnom spisku za postavljanje. Prvi dijaloški okvir koji QuickBooks prikazuje, na primjer, traži od vas da identificirate vrstu stavke plaće koju želite stvoriti. Na ovo pitanje odgovarate odabirom jednog od radio gumba, a zatim klikom na Dalje.

3. Imenujte stavku platnog spiska.

Nakon što identificirate vrstu stavke na platnom spisku, dajte joj naziv. QuickBooks pruža još jednu verziju dijaloškog okvira Dodaj novu stavku plaće koji uključuje polje koje ispunjavate kako biste novoj stavci dali ime.

4. Da biste dovršili postavljanje stavke na platnom spisku, kliknite gumb Sljedeće za kretanje kroz preostala pitanja o postavljanju stavke na platnom spisku.

Identificirate naziv državne agencije kojoj se plaća obveza, identifikacijski broj poreznog obveznika koji vas jedinstveno identificira u poreznoj agenciji, račun obveze koji koristite za praćenje stavki, redak poreznog obrasca koji koristite za prijavu stavku, pravila koja bi QuickBooks trebao koristiti za izračun stavke (kao što je podliježe li stavkama porezima) i nekoliko drugih raznih podataka. Nakon što unesete sve ove informacije i kliknete gumb Završi (koji se pojavljuje u posljednjem prozoru Dodaj novu stavku plaće), QuickBooks dodaje novu stavku plaće na popis stavki plaće.

Izbornik Stavka plaće daje naredbe koje su korisne za rad s popisom stavki obračuna plaće. Osim naredbi koje koristite za dodavanje stavke na popis, izbornik daje naredbe za brisanje stavki na platnom spisku, preimenovanje stavki platnog spiska, aktiviranje stavki na platnom spisku i ispis popisa stavki na platnom spisku.

Kako postaviti popis razreda QuickBooks 2019

QuickBooks vam omogućuje korištenje klasa za odvajanje ili praćenje financijskih podataka na načine koji nisu mogući kada koristite druge dijelove računovodstvenih informacija, kao što su broj računa, kupac, prodajni predstavnik, stavka i tako dalje. Tvrtka može koristiti klase, na primjer, za odvajanje financijskih informacija po trgovinama, poslovnim jedinicama ili zemljopisnim područjima.

Za postavljanje razreda slijedite ove korake:

1. Odaberite naredbu Lists → Class List.
QuickBooks prikazuje prozor Class List, kao što je prikazano.

Prozor Popis razreda.

Ako ne vidite naredbu Popis klasa, odaberite Uredi → Postavke, kliknite ikonu Računovodstvo, kliknite karticu Postavke tvrtke i potvrdite okvir Koristi praćenje klase za transakcije.

2. Da biste stvorili novu klasu, odaberite Klasa → Novo na dnu prozora.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Nova klasa, kao što je prikazano.

Dijaloški okvir Nova klasa.

3. Za imenovanje nove klase unesite naziv ili kraticu u okvir Naziv klase.

Imajte na umu da unosite naziv klase svaki put kada bilježite transakciju koja spada u klasu. Iz tog razloga ne želite stvarati duga imena klasa ili imena klasa koja se lako mogu pogrešno upisati. Neka stvari budu kratke, jednostavne i lake.

4. Ako je klasa koju postavljate zapravo potklasa roditeljske klase, potvrdite okvir Potklasa Of i zatim odaberite roditeljsku klasu s padajućeg popisa Podklasa Of.

5. Kliknite OK za spremanje razreda.

Alternativno, kliknite Odustani da ne biste spremili razred ili kliknite gumb Dalje da biste spremili razred i ponovno prikazali dijaloški okvir Novi razred.

Ako ne želite da se klasa više koristi, možete označiti potvrdni okvir Class Is Inactive.

Izbornik Razred, koji se pojavljuje kada kliknete gumb Razred, također daje naredbe za uređivanje informacija o odabranom razredu, za brisanje odabranog razreda, za deaktiviranje odabranog razreda i za ispis popisa razreda, kao i nekoliko druge korisne naredbe. Sve su ove naredbe prilično jednostavne za korištenje. Eksperimentirajte s njima kako biste saznali kako rade.

Kako postaviti popis kupaca QuickBooks 2019

Popis kupaca prati sve vaše klijente i podatke o klijentima, kao što su adrese za naplatu i dostavu.

Slijedite ove korake da dodate kupca na popis kupaca:

1. Odaberite naredbu Kupci → Centar za korisnike.

QuickBooks prikazuje prozor s informacijama o korisnicima.

Prozor Informacije o korisniku.

2. Da biste dodali novog kupca, kliknite na padajući popis Novi kupac i posao i zatim odaberite naredbu Novi kupac.

QuickBooks prikazuje prozor Novi korisnik.

Prozor Novi korisnik.

3. Upotrijebite okvir Customer Name da biste kupcu dali kratko ime.

Ne morate unositi puno ime kupca u okvir Ime kupca. Te informacije mogu se nalaziti u okviru Naziv tvrtke, prikazanom na kartici Informacije o adresi. Vi samo želite neku skraćenu verziju imena kupca koju možete koristiti za upućivanje na kupca unutar QuickBooks računovodstvenog sustava.

4. (Izborno) Ako klijentu naplaćujete u valuti koja se razlikuje od vaše uobičajene domaće valute, odaberite tu valutu s padajućeg popisa Valuta.

Ako ste QuickBooksu rekli da radite u više valuta — to biste učinili tijekom postupka postavljanja EasyStep Interviewa — QuickBooks želi da identificirate kada fakturirate kupcu i primate plaćanja od kupca u valuti koja se razlikuje od vaše domaće valute.

5. (Uobičajeno pravilo) Zanemarite početno stanje i kutije As Of.

Obično ne želite postaviti klijentovo početno stanje korištenjem okvira Početni saldo i Od početka. To nije pravi način za postavljanje salda potraživanja na računima novih kupaca. Ako to učinite, zapravo postavljate debitni dio unosa bez odgovarajućeg kreditnog dijela. Kasnije ćete morati unijeti lude, otkačene unose u dnevnik da popravite svoje nepotpuno knjigovodstvo. Ali iznimka od uobičajenog pravila postoji, kao što je objašnjeno u savjetu koji slijedi.

6. Upotrijebite okvire kartice Informacije o adresi da navedete naziv tvrtke i podatke za kontakt, uključujući ime kontakta, telefonske brojeve, brojeve faksa, adrese e-pošte, adrese za naplatu i dostavu i tako dalje.

Neću vam reći da biste trebali unijeti nečije ime i prezime u okvire Puno ime ili da telefonski brojevi vaših korisnika idu u okvire s oznakom Glavni telefon i Radni telefon.

7. Kliknite karticu Postavke plaćanja za prikaz skupa prikazanih okvira.

Možete zabilježiti broj računa korisnika, njegov ili njezin kreditni limit, uvjete plaćanja, željene načine plaćanja i isporuke, pa čak i podatke o kreditnoj kartici. Imajte na umu da potvrdni okviri Plaćanja na mreži omogućuju vam da naznačite da vam kupac može platiti kreditnom karticom ili bankovnim prijenosom — ali morate već postaviti te usluge. Ako niste postavili usluge, QuickBooks od vas traži da ih postavite kada označite jedan od ovih okvira.

Kartica Postavke plaćanja.

8. (Izborno) Ako pratite poreze na promet, kliknite karticu Postavke poreza na promet da biste prikazali okvire koje ćete koristiti za identifikaciju stope poreza na promet ovog korisnika.

Kartica Postavke poreza na promet, na primjer, uključuje padajući popis Porezni broj koji koristite da naznačite koji se porezni kod na promet primjenjuje na tog određenog kupca. Također možete identificirati stvarnu stavku poreza na promet i, ako je relevantno, broj preprodaje.

9. Navedite malo dodatnih informacija o kupcu.

Ako kliknete karticu Dodatne informacije, QuickBooks prikazuje nekoliko drugih okvira koje možete koristiti za prikupljanje i pohranjivanje podataka o klijentima. Možete koristiti padajući popis Vrsta klijenta, na primjer, da kategorizirate kupca koji odgovara određenoj vrsti kupaca. I možete koristiti padajući popis Rep za identifikaciju zadanog prodajnog predstavnika kupca. Konačno, možete kliknuti gumb Definiraj polja da navedete dodatna polja koja želite prikupiti i prijaviti za kupca.

Kartica Dodatne informacije.

10. (Izborno) Kliknite karticu Informacije o poslu da biste opisali posao korisnika.

Kartica Informacije o poslu omogućuje vam opisivanje informacija povezanih s određenim poslom koji se obavlja za kupca. Karticu Informacije o poslu koristite ako ne samo da postavljate korisnika, već i postavljate posao za tog klijenta.

11. Kada završite s opisom kupca, kliknite gumb Spremi i zatvori ili Spremi i novo za spremanje opisa.

Postavite popis dobavljača u QuickBooks

Baš kao što koristite popis kupaca za vođenje evidencije o svim svojim kupcima, koristite popis dobavljača za vođenje evidencije o svojim dobavljačima. Poput popisa kupaca, popis dobavljača omogućuje prikupljanje i snimanje informacija, kao što su adresa dobavljača, osoba za kontakt i tako dalje.

Da biste dodali dobavljača na popis dobavljača, slijedite ove korake:

1. Odaberite naredbu Dobavljači → Centar za dobavljače.

Kada to učinite, QuickBooks prikazuje prozor s podacima o dobavljaču.

Prozor s informacijama o dobavljaču.

2. Da biste dodali novog dobavljača, kliknite na padajući popis Novi dobavljač, a zatim odaberite Novi dobavljač.

QuickBooks prikazuje prozor New Vendor.

Prozor novog dobavljača.

3. Dajte dobavljaču ime u okviru Naziv dobavljača.

Kao što je slučaj s popisom kupaca, ovo ime koristite za upućivanje na dobavljača unutar QuickBooks-a. Iz tog razloga, skraćenica je u redu. Vi samo želite nešto što je lako unijeti i lako pamtiti.

4. (Izborno) Ako svom dobavljaču plaćate u valuti koja se razlikuje od vaše uobičajene domaće valute, odaberite tu valutu s padajućeg popisa Valuta.

Ako ste QuickBooksu rekli da radite u više valuta — to biste učinili tijekom postupka postavljanja EasyStep Interviewa — QuickBooks želi da identificirate kada primate račune od dobavljača ili plaćate od dobavljača u valuti koja se razlikuje od vaše domaće valute.

5. (Uobičajeno pravilo) Zanemarite polja Početni saldo i Kao od.

Nemojte ništa raditi s okvirima Početni saldo i Kao od. Ljudi koji ne znaju bolje koriste te okvire za unos početnog stanja dugovanja dobavljaču i datuma dugovanja, ali ti unosi samo kasnije stvaraju probleme. U nekom trenutku u budućnosti, računovođa ove jadne duše morat će pronaći i ispraviti ovu grešku. Međutim, kao i kada dodajete nove kupce, postoji iznimka od uobičajenog pravila, kao što je objašnjeno u savjetu koji slijedi.

Iako je uobičajeno pravilo da ne želite postaviti početno stanje za dobavljača, ovo pravilo ima važnu iznimku. Bilježite svoje obveze prema dobavljačima na datum konverzije postavljanjem početnog stanja za svakog dobavljača na datum konverzije. Zbroj ovih početnih stanja ono je što QuickBooks koristi za određivanje vaših ukupnih dugova na dan konverzije.

6. Navedite podatke o adresi dobavljača.

Kartica Informacije o adresi sadrži hrpu lako razumljivih okvira koje koristite za prikupljanje podataka o nazivu dobavljača i adresi. U okvir Naziv tvrtke unosite, što se i predviđalo, puno ime dobavljača.

Možete kliknuti gumbe Uredi na kartici Informacije o adresi da biste prikazali drugi dijaloški okvir nazvan dijaloški okvir Uredi informacije o adresi, koji vam omogućuje unos adrese u tipičnom formatu adrese, grada, države i poštanskog broja. Gumbi Uredi pojavljuju se desno od blokova adresa Naplaćeno od i Otpremljeno.

7. Navedite sve potrebne dodatne informacije.

Kartica Postavke plaćanja prikuplja najrelevantnije informacije o dobavljaču, uključujući broj računa, kreditno ograničenje i uvjete plaćanja, ali ako kliknete karticu Porezne postavke, karticu Postavke računa ili karticu Dodatne informacije, QuickBooks prikazuje pregršt drugih okvira koji možete koristiti za prikupljanje i pohranjivanje podataka:

• Kartica Porezne postavke omogućuje vam prikupljanje poreznog identifikacijskog broja dobavljača kako biste mogli (kako to ponekad zahtijevaju savezni porezni zakoni) dobavljaču poslati obrazac 1099 na kraju godine.
• Kartica Postavke računa omogućuje vam da odredite koje račune QuickBooks treba koristiti za prethodno popunjavanje polja računa prilikom unosa transakcije za dobavljača.
• Kartica Dodatne informacije omogućuje vam da kategorizirate dobavljača prema vrsti i također vam omogućuje stvaranje drugih prilagođenih polja.

Ako prvi put plaćate prodavaču, dobra smjernica je da dobijete njegov porezni broj. Ako vam netko ne da svoj porezni identifikacijski broj – čime vam onemogućavate da mu prijavite uplate koje obavljate – to je vjerojatno znak da nešto nije u redu.

Kartica Postavke plaćanja.

8. Kliknite OK.

Prozor New Vendor se zatvara, a vi se vraćate u Centar za dobavljače.

Ako kliknete karticu Postavke računa (četvrta kartica dostupna u prozoru Novi dobavljač), QuickBooks prikazuje okvire koje možete koristiti za popis računa koje želite da vam QuickBooks automatski popuni kada zabilježite ček nekom dobavljaču ili kada snimiti račun nekog dobavljača. Ako ček telefonskoj tvrtki plaća telefonske troškove, na primjer, možete reći QuickBooks da unaprijed ispuni tu kategoriju troškova sljedeći put kada unesete račun ili snimite ček za plaćanje tog dobavljača. Neće unijeti iznos, jer se (očito) iznos može promijeniti, ali nećete morati pretraživati ​​sve svoje račune da biste pronašli telefonske troškove ako koristite ovu opciju.

Postavite popis dugotrajne imovine u QuickBooks

Ako odaberete naredbu Popisi → Popis stavki dugotrajne imovine, QuickBooks prikazuje prozor s popisom stavki dugotrajne imovine. Ovaj prozor možete koristiti da vidite popis dugotrajne imovine — namještaja, opreme, strojeva, vozila i tako dalje — koju ste kupili. Odnosno, ovaj popis možete vidjeti nakon što kliknete na padajući popis Stavka, odaberete Novo i ispunite prozor Nova stavka za svako dugotrajno sredstvo.

Svako dugotrajno sredstvo opisujete pomoću prozora Nova stavka.

Popis stavki dugotrajne imovine zapravo se ne integrira s glavnom knjigom QuickBooks. Kupnju ili otuđenje dugotrajne imovine bilježite korištenjem redovitih starih QuickBooks transakcija. Kupnju određene dugotrajne imovine možete zabilježiti jednostavnim unosom čeka na uobičajen način. A otuđenje dugotrajne imovine možete zabilježiti unosom u temeljnu knjigu glavne knjige.

Popis stavki dugotrajne imovine, dakle, djeluje samo kao samostalni popis koji vam omogućuje praćenje dugotrajne imovine koju ste kupili.

Postavite QuickBooks popis razina cijena

Razina cijene mijenja prodajnu cijenu gore ili dolje kada radite stvari kao što je faktura. Možete stvoriti razinu cijene koja iznosi preferirani popust za kupce na određene artikle. Kada izradite fakturu za te artikle, umjesto da koristite standardnu ​​cijenu za stavku (koja se pojavljuje u stupcu Cijena prozora Stvori fakturu), možete odabrati preferirani popust za kupca na razini cijene (u stupcu Cijena) da biste koristili preferirani popust kupac.

Za izradu razine cijene odaberite naredbu Popisi → Razina cijene. Kada QuickBooks prikaže prozor s popisom Razina cijena (nije prikazan), kliknite padajući popis Razina cijene i zatim odaberite Novo. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Nova razina cijene, dodijelite naziv razini cijene u tekstualnom okviru Naziv razine cijene, upotrijebite okvir Vrsta razine cijene i popis da odredite na koje se stavke primjenjuje razina cijene, a zatim upotrijebite Prilagodi cijenu i zaokruživanje kutije za postavljanje cijena nove razine cijena. Kada kliknete U redu, QuickBooks ponovno prikazuje prozor s popisom Razina cijena — ovaj put s vašom novom razinom cijene. Možete uređivati ​​i brisati postojeće razine cijena korištenjem drugih naredbi koje postaju dostupne kada kliknete gumb Razina cijene.

Postavite QuickBooks popis razina naplate

Stopa naplate određuje iznos koji vam naplatiti za artikle. Dok bi odvjetnički ured mogao prodavati samo sate pravnih savjeta, na primjer, stavka "pravni savjet" bi se naplaćivala po različitim cijenama za različite odvjetnike. Odvjetniku koji je tek završio pravni fakultet, vrijeme bi moglo biti naplaćeno po jednoj stopi, dok bi stariji partner u tvrtki mogao naplatiti po drugoj, vjerojatno mnogo višoj stopi.

Za postavljanje stope naplate odabirete naredbu Popisi → Popis razina stopa naplate. Kada QuickBooks prikaže prozor Razina stope naplate (nije prikazan), kliknite padajući popis Razina stope naplate, a zatim odaberite Novo za prikaz dijaloškog okvira Nova razina stope naplate. Dijaloški okvir Nova razina stope naplate koristite za definiranje stope naplate, dajući naziv razini stope naplate, a zatim postavite fiksnu satnicu za razinu stope naplate ili različite satnice za različite stavke usluge.

Usput, nakon što stvorite razine stope naplate pomoću naredbe Popis razina stopa naplate, morate povezati te razine s određenim zaposlenicima kako bi se ispravna stopa koristila kada se zaposleniku naplaćuje vrijeme. Da biste to učinili, prikažite prozor Centra za zaposlenike odabirom naredbe Zaposlenici → Centar za zaposlenike. Zatim desnom tipkom miša kliknite zaposlenika, odaberite Uredi zaposlenika iz izbornika prečaca, kliknite karticu Dodatne informacije kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Uredi zaposlenika i odaberite odgovarajuću stopu naplate u okviru s popisom Razina stope naplate.

Postavite popise profila

Ako odaberete naredbu Popisi → Popis profila kupaca i dobavljača, QuickBooks prikazuje podizbornik naredbi koje koristite za izradu nekih od mini popisa koje QuickBooks koristi za olakšavanje vašeg knjigovodstva i računovodstva. Popisi profila uključuju popise prodajnih predstavnika, tipova kupaca, vrsta dobavljača, vrsta poslova, uvjeta plaćanja, poruka kupaca, načina plaćanja, načina dostave i vozila. Većina popisa profila prilično je jednostavna za korištenje. Ako, na primjer, odaberete naredbu Popis prodajnih predstavnika, QuickBooks prikazuje prozor popisa prodajnih predstavnika. Zatim kliknite padajući popis Sales Rep i odaberite Novo. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Novi prodajni predstavnik.

Dijaloški okvir Novi prodajni predstavnik.

U slučaju da još uvijek osjećate određenu količinu računovodstvene anksioznosti, dopustite mi da vam samo napomenem da ste unijeli ime prodajnog predstavnika u okvir Ime prodajnog predstavnika. Zatim, oprezno, unesite inicijale prodajnog predstavnika u okvir Sales Rep Initials. Kada kliknete U redu, QuickBooks dodaje prodajnog predstavnika na popis prodajnih predstavnika.

Ostali popisi profila rade na isti jednostavan, smanjen način. Odaberete popis profila iz podizbornika, kliknete gumb Popis profila i odaberete Novo. Kada QuickBooks prikaže prozor, koristite jedan ili dva okvira da opišete novi popis profila.