Kako postaviti dodatne korisnike QuickBooks-a

Ako će QuickBooks koristiti više osoba, želite postaviti dodatne korisnike. Niste ograničeni na korištenje jedne lozinke za kontrolu pristupa vašoj QuickBooks podatkovnoj datoteci. Možete postaviti nekoliko lozinki za podatkovnu datoteku QuickBooks. Ono što je stvarno zgodno u ovoj praksi je to što QuickBooks- u možete reći da dopušta određenim korisnicima i lozinkama da rade samo određene stvari.

Ovo zvuči komplicirano, ali zapravo nije. Vlasnik tvrtke, na primjer, može imati lozinku koja joj omogućuje bilo što. Ali novi računovodstveni službenik, na primjer, može imati lozinku koja mu omogućuje samo snimanje računa u sustavu.

Kako dodati korisnike u QuickBooks Enterprise Solutions

Da biste dodali korisnike u QuickBooks Enterprise Solutions, slijedite ove korake:

1. Odaberite Tvrtka→ Korisnici→ Postavi korisnike i uloge.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Korisnik i uloge (nije prikazan). Ovaj dijaloški okvir identificira sve korisnike za koje je postavljen pristup QuickBooks i uloge koje QuickBooks može ispuniti kada koristi QuickBooks. Popis korisnika, koji se pojavljuje na kartici Popis korisnika u dijaloškom okviru, također identificira tko je trenutno prijavljen na sustav.

2. Recite QuickBooksu da želite dodati korisnika klikom na gumb Novo.

Kada kliknete ovaj gumb, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Novi korisnik.

3. Identificirajte korisnika i unesite lozinku.

Svakom korisniku za kojeg postavljate morate dati korisničko ime. To možete učiniti tako da unesete kratko ime — možda ime korisnika — u okvir Korisničko ime. Nakon što identificirate korisnika, unosite korisničku lozinku u tekstni okvir Lozinka i tekstni okvir Potvrdi lozinku.

4. Identificirajte ulogu(e) korisnika.

Koristite okvir s popisom Dostupne uloge za odabir uloga (ili dužnosti) koje korisnik ispunjava. Zatim dodajte odabranu ulogu na korisnički popis dodijeljenih uloga klikom na gumb Dodaj. Da biste uklonili ulogu od korisnika, odaberite ulogu u okviru s popisom Dodijeljene uloge, a zatim kliknite Ukloni.

Okvir Opis na dnu dijaloškog okvira Novi korisnik omogućuje vam da detaljnije opišete ulogu. Možete unijeti vrstu korisnika QuickBooks-a kojemu se obično može dodijeliti odabrana uloga, na primjer.

5. (Izborno) Izmijenite uloge prema potrebi.

Možete fino podesiti uloge koje dodijelite (uz pomoć QuickBooks). Da biste to učinili, vratite se na dijaloški okvir Korisnici i uloge, odaberite karticu Popis uloga, kliknite ulogu koju želite promijeniti, a zatim kliknite gumb Uredi. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Uredi ulogu (nije prikazan), odaberite računovodstvenu aktivnost ili područje na popisu Područje i aktivnosti, a zatim upotrijebite radio gumbe Razina pristupa području da odredite što korisnik s odabranom ulogom može učiniti. Možete označiti da korisnik ne bi trebao imati pristup odabirom radio gumba Ništa. Možete označiti da korisnik treba imati puni pristup odabirom radio gumba Puni. Ako bi korisnik trebao imati djelomičan pristup, odabirete gumb Djelomično, a zatim potvrdite ili poništite (po potrebi) potvrdne okvire Pregled, Kreiraj, Izmijeni, Izbriši, Ispis i Pregled stanja.

Možete vidjeti kakav pristup svaka uloga u početku ima odabirom jednog od unosa na popisu Područje i aktivnosti. QuickBooks koristi gumbe i okvire Razina pristupa području za prikaz trenutnih postavki za ulogu.

Kao opće pravilo, kada su u pitanju računovodstvene kontrole, želite osigurati minimalnu količinu pristupa. Ako netko ne treba pristup datoteci podataka QuickBooks za svakodnevne dužnosti, trebate odabrati gumb Ništa. Ako nekome treba malo pristupa - možda za pripremu procjena poslova ili faktura - dajete samo taj pristup i ništa više. Na kraju ovog poglavlja, u “Održavanju dobrih računovodstvenih kontrola”, govorim o tome zašto je minimiziranje korisničkih prava i pristupa toliko važno. Ali poenta je sljedeća: što više mogućnosti date zaposlenicima ili podizvođačima ili računovođama da se bave vašim računovodstvenim sustavom malih poduzeća, veći je rizik da će netko nehotice ili namjerno unijeti pogreške u sustav. Također, što veća prava i pristup dajete,

6. (Neobavezno) Pregledajte svoja korisnička dopuštenja.

Nakon što postavite korisnika, trebali biste (da budete oprezni) pregledati dopuštenja koja ste dali korisniku. Da biste to učinili, kliknite karticu Popis korisnika u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Dozvole za prikaz (nije prikazan), odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Prikaži da biste vidjeli prozor Dozvole za prikaz (nije prikazan), koji prikazuje vrlo detaljan popis onoga što korisnik može, a što ne može učiniti.

7. (Neobavezno) Pregledajte izmjene svoje uloge.

Ako promijenite dopuštenja uloge, vjerojatno ćete također željeti pregledati te promjene. Da biste to učinili, kliknite karticu Popis uloga u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, odaberite ulogu, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja. QuickBooks prikazuje drugu verziju prozora View Permissions u kojem su navedene uloge koje ste vi i QuickBooks postavili. Odaberite ulogu koju želite pregledati, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja. QuickBooks prikazuje drugu verziju prozora View Permissions, s detaljnim popisom onoga što netko s ulogom može, a što ne može učiniti.

8. Nakon što završite s pregledom dopuštenja korisnika i uloga, kliknite Zatvori da zatvorite sve otvorene prozore, a zatim kliknite gumb Odustani ili Zatvori da zatvorite sve otvorene dijaloške okvire.

Od ovog trenutka nadalje, novi korisnik može koristiti QuickBooks; njegova ili njezina prava su ograničena na ono što ste naveli.

Možda će biti važno revidirati ovaj odjeljak svakih nekoliko mjeseci ili godina, ovisno o fluktuaciji zaposlenja i knjigovodstvenim praksama. Očito, prethodni zaposlenici ili knjigovođe više ne bi trebali imati uloge koje im dopuštaju izmjene u vašoj datoteci. Dovraga, vjerojatno uopće ne bi trebali imati uloge! QuickBooksov prozor s dopuštenjima za pregled lijep je način da vidite ove podatke na mreži, a ako želite ispisati kopiju informacija o dopuštenjima, sve što trebate učiniti je kliknuti gumb Ispis u prozoru.

Kako dodati korisnike u QuickBooks Pro i Premier

Da biste postavili dodatne korisnike u QuickBooks Pro i QuickBooks Premier, slijedite ove korake:

1. Odaberite Tvrtka→ Postavi korisnike i lozinke→ Postavi korisnike.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Popis korisnika koji identificira sve korisnike za koje je postavljen pristup QuickBooks i koji su trenutno prijavljeni na sustav.

Dijaloški okvir Korisnici

2. Recite QuickBooksu da želite dodati korisnika klikom na gumb Dodaj korisnika.

QuickBooks prikazuje prvi dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, kao što je prikazano.

Dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa

3. Identificirajte korisnika i unesite lozinku.

Svakom korisniku za kojeg postavljate lozinku dajte korisničko ime unosom kratkog imena — možda korisničkog imena — u okvir Korisničko ime. Nakon što identificirate korisnika, unosite korisničku lozinku u tekstni okvir Lozinka i tekstni okvir Potvrdi lozinku.

4. Kliknite Dalje za nastavak, a zatim naznačite želite li ograničiti pristup novom korisniku.

Kada QuickBooks prikaže drugi dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, naznačite želite li ograničiti pristup i prava za korisnika, kao što je prikazano. Ako želite ograničiti pristup i prava (prava su jednostavno stvari koje korisnik može učiniti), odaberite radio gumb Odabrana područja QuickBooks. Ako želite da korisnik može učiniti bilo što, odaberite radio gumb Sva područja QuickBooks. Ako naznačite da bi novi korisnik trebao imati pristup svim područjima QuickBooks-a, gotovi ste s postavljanjem korisničke lozinke i možete preskočiti preostale korake.

Postavljanje pristupa za korisnika

5. Kliknite Dalje za nastavak, a zatim opišite pristup informacijama i zadacima o prodaji i potraživanjima.

Kada dovršite 4. korak, QuickBooks prikazuje treći dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa — prvi u nizu dijaloških okvira koji vas vodi kroz intervju, postavljajući detaljna pitanja o tome kakvu vrstu pristupa svaki korisnik treba imati određenom području . Što se tiče prodajnih aktivnosti, na primjer, QuickBooks pita o pristupu transakcijama (kao što su fakture, knjižna odobrenja i informacije o potraživanjima). Možete označiti da korisnik ne bi trebao imati pristup odabirom radio gumba Nema pristupa (pogledajte sljedeću sliku). Možete označiti da korisnik treba imati puni pristup odabirom radio gumba Puni pristup. Ako bi korisnik trebao imati djelomičan pristup, odabirete radio gumb Selektivni pristup, a zatim odaberite jedan od pomoćnih gumba: Samo kreiranje transakcija, Stvaranje i ispis transakcija,

Dijaloški okvir Promjena korisničke lozinke i pristup

6. Kliknite Sljedeće, a zatim opišite kupnje i prava na plaćanje.

Kada dovršite 5. korak klikom na Dalje, QuickBooks prikazuje četvrti dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa (nije prikazan), koji vam omogućuje da odredite koji pristup ima ovaj novi korisnik u područjima kupnje i plaćanja. Možete odabrati radio gumb Nema pristupa. Možete odabrati radio gumb Puni pristup. Ili možete odabrati neki srednji put odabirom radio gumba Selektivni pristup i jednog od pomoćnih gumba. Ista pravila za postavljanje prava i pristupa koja se primjenjuju na područje kupnje i potraživanja primjenjuju se na područje prodaje i potraživanja.

7. Kliknite Dalje i zatim opišite preostala korisnička prava i pristup.

Kada kliknete gumb Sljedeće na dnu svake verzije dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa, QuickBooks prikazuje nekoliko drugih verzija dijaloškog okvira koje koristi za postavljanje upita o korisničkim pravima i pristupu. Nakon što opišete koja su prava prikladna za korisnika u području kupnje i plaćanja računa, na primjer, QuickBooks pita za područje provjere i kreditne kartice. Zatim se pita za područje inventara. Zatim se postavlja pitanje o plaćama, a zatim slijede pitanja o općim, osjetljivim računovodstvenim aktivnostima. Konačno, QuickBooks pita o pristupu mogućnostima financijskog izvješćivanja.

Ograničavate prava u svakom od ovih drugih područja na isti način na koji to činite za područja prodaje i potraživanja te za područja kupnje i plaćanja. Stoga neću opisivati ​​kako uvijek iznova birate gumb za opciju Nema pristupa, gumb opcije Puni pristup ili gumb Selektivni pristup. Samo budite pažljivi dok prolazite kroz ekrane, ograničavajući prava korisnika. Želite da korisnici imaju prava potrebna za obavljanje svog posla, ali ne želite im dati više prava nego što im je potrebno.

8. Navedite može li korisnik mijenjati ili brisati transakcije.

Nakon što prođete kroz otprilike pola tuceta verzija dijaloških okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa koji postavljaju pitanja o određenim područjima računovodstva malih poduzeća, QuickBooks prikazuje stranicu Promjena ili brisanje transakcija dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa (nije prikazan). Stranica Promjena ili brisanje transakcija omogućuje vam da naznačite može li korisnik promijeniti transakcije zabilježene prije datuma zatvaranja. Općenito, želite ograničiti mogućnost korisnika da mijenja ili briše transakcije.

9. Kliknite Sljedeće, a zatim pregledajte odluke o pravima.

Kada kliknete Dalje, QuickBooks prikazuje konačnu verziju dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa (nije prikazan), koji identificira korisnička prava koja ste dodijelili ili dopustili. Ovaj dijaloški okvir možete koristiti za pregled prava koja netko ima. Ako shvatite da ste pogrešno dodijelili prava, kliknite gumb Natrag da biste se vratili kroz dijaloške okvire na onaj u kojem ste pogriješili. Promijenite dodjelu prava i kliknite gumb Sljedeće za povratak na završni prozor dijaloškog okvira Postavljanje korisničke lozinke i pristupa.

10. Kada završite s pregledom korisničkih prava i pristupa, kliknite Završi.

Od ovog trenutka nadalje, novi korisnik će moći koristiti QuickBooks; njegova ili njezina prava su ograničena na ono što ste naveli.

Kako promijeniti korisnička prava u Enterprise Solutions

Možete izmijeniti prava koja dodijelite korisniku. Da biste to učinili u QuickBooks Enterprise Solutions, odaberite Tvrtka→Korisnici→Postavi korisnike i uloge za prikaz dijaloškog okvira Korisnici i uloge (nije prikazan).

Da biste promijenili prava korisnika nakon što ih pregledate, odaberite korisnika i kliknite gumb Uredi. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Uredi korisnika (nije prikazan), koji je vrlo sličan dijaloškom okviru Novi korisnik koji koristite za postavljanje korisnika i opisivanje njegovih ili njezinih prava. Za promjenu korisničkih podataka koristite tekstualne okvire Korisničko ime, Lozinka i Potvrdi lozinku. Možete koristiti popis dostupnih uloga, popis dodijeljenih uloga i gumbe Dodaj i ukloni da promijenite što korisnik može učiniti unutar QuickBooks-a; zatim kliknite Zatvori kada završite.

Da biste duplicirali korisnika (možda ćete htjeti dodati drugog korisnika s dopuštenjima koja odražavaju dopuštenja nekih drugih korisnika), u dijaloškom okviru Korisnici i uloga odaberite korisnika kojeg želite klonirati, a zatim kliknite Dupliciraj. Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Duplicate User (nije prikazan), završite s opisom novog korisnika i kliknite U redu.

Da biste uklonili korisnika, također koristite dijaloški okvir Korisnik i uloge. Jednostavno odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Izbriši. QuickBooks traži od vas da potvrdite svoje brisanje. Kada kliknete gumb Da za potvrdu, QuickBooks uklanja korisnika.

Kako promijeniti korisnička prava u QuickBooks Pro i Premier

Možete izmijeniti prava koja dodijelite korisniku u QuickBooks Pro ili Premier. Da biste to učinili, odaberite Tvrtka→Postavi korisnike i lozinke→Postavi korisnike za prikaz dijaloškog okvira Popis korisnika (vidi sliku).

Dijaloški okvir Popis korisnika

Da biste pogledali prava koja određeni korisnik ima, odaberite korisnika na popisu, a zatim kliknite gumb Prikaži korisnika. Kada to učinite, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir View User Access (pogledajte sljedeću sliku). Ovaj dijaloški okvir prikazuje iste informacije kao i konačna verzija dijaloškog okvira Postavljanje korisničkog pristupa i lozinke, koji je dijaloški okvir koji u početku koristite da odredite koja bi prava korisnik trebao imati. Kliknite gumb Napusti da biste zatvorili dijaloški okvir View User Access.

Dijaloški okvir Prikaz korisničkog pristupa

Da biste promijenili prava korisnika nakon što ih pregledate, odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Uredi korisnika. QuickBooks prolazi kroz isti skup dijaloških okvira koje koristite za postavljanje korisnika i opisivanje njegovih prava. Gumbe Sljedeće i Natrag koristite za radnje kao što su promjena korisničkog imena ili lozinke, određivanje treba li korisniku biti ograničen pristup i — ako je potrebno — da ograničite korisnikov pristup određenoj aktivnosti unutar QuickBooks-a.

Da biste uklonili korisnika, također koristite dijaloški okvir Popis korisnika. Jednostavno odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Izbriši korisnika. QuickBooks od vas traži da potvrdite svoje brisanje (pogledajte sljedeću sliku). Kada kliknete gumb Da za potvrdu, QuickBooks uklanja korisnika.

Dijaloški okvir Brisanje korisnika