Kako pokrenuti čarobnjak za postavljanje QuickBooks

Nakon što instalirate program QuickBooks 2021, instalacijski program može automatski pokrenuti QuickBooks, a zatim pokrenuti QuickBooks Setup. Također možete pokrenuti QuickBooks Setup tako da pokrenete QuickBooks program na isti način na koji pokrenete bilo koji program, a zatim odaberete Datoteka→Nova tvrtka.

Velika dobrodošlica

Pokrenimo vaše poslovanje! Zaslon QuickBooks Setup (pogledajte sliku) pojavljuje se kada odaberete File→New Company. Zaslon će vam pomoći da počnete pružati neke općenite informacije o osnivanju nove tvrtke unutar QuickBooks-a. Vjerojatno želite pročitati informacije o ovom zaslonu. Kada ste spremni za početak, kliknite gumb Express Start ili gumb Detaljni početak.

Prozor za postavljanje QuickBooks koji prikazuje poruku dobrodošlice

Metoda Express Start

QuickBooks pruža ubrzanu verziju procesa postavljanja QuickBooks-a, koji možete koristiti kada ne želite prilagođavati postavljanje. Ako kliknete gumb Express Start, QuickBooks prikuplja malo informacija o vašoj tvrtki i na temelju tih informacija postavlja datoteku tvrtke koja bi trebala funkcionirati za tvrtku poput vašeg.

Nakon što kliknete Express Start da biste stvorili datoteku tvrtke, QuickBooks od vas traži da opišete ljude (kupce, dobavljače i zaposlenike) s kojima poslujete, artikle koje prodajete i svoj bankovni račun. Ove opise dajete tako što prolazite kroz niz ekrana i ispunjavate okvire i radne listove na zaslonu.

Metoda detaljnog početka

Gumb Detailed Start, ako se klikne, pokreće EasyStep Interview, koji vas vodi kroz hrpu ekrana punih informacija koje vam omogućuju da prilično precizno odredite kako treba izgledati datoteka tvrtke koju QuickBooks postavlja.

Za prijelaz na sljedeći zaslon u EasyStep intervjuu, kliknite gumb Sljedeće. Za prelazak na prethodni zaslon kliknite gumb Natrag. Ako se obeshrabrite i želite odustati, kliknite gumb Napusti. Ali pokušajte se ne obeshrabriti.

Podaci o tvrtki za opskrbu

Prvih nekoliko ekrana EasyStep intervjua prikupljaju nekoliko važnih općih informacija o vašem poslovanju, uključujući naziv vaše tvrtke i pravni naziv tvrtke, adresu vaše tvrtke, djelatnost u kojoj poslujete, vaš savezni porezni broj, prvi mjesec fiskalnu godinu (obično siječanj), vrstu obrasca za porez na dohodak koji vaša tvrtka koristi za prijavu Poreznoj upravi i industriju ili vrstu tvrtke kojom upravljate (maloprodaja, usluge i tako dalje). Prikazuje se prvi zaslon EasyStep intervjua.

Prvi zaslon EasyStep intervjua prikuplja opće informacije o tvrtki.

QuickBooks nije baš pametan u vezi s pravilima poreznog računovodstva za društva s ograničenom odgovornošću (LLC). LLC može se tretirati kao samostalni poduzetnik ako ima jednog vlasnika i kao partnerstvo ako ima više od jednog vlasnika. Ali LLC poduzeća također mogu odlučiti da se tretiraju kao S korporacije ili C korporacije. Ako ste napravili takav izbor za svoje LLC preduzeće, svakako naznačite da je LLC korporacija S ili C korporacija.

Nakon prikupljanja ovih općih podataka o tvrtki, QuickBooks stvara datoteku s podacima tvrtke koja pohranjuje financijske podatke vaše tvrtke. QuickBooks predlaže zadani naziv ili QuickBooks podatkovnu datoteku na temelju naziva tvrtke. Sve što trebate učiniti je prihvatiti predloženi naziv i predloženu lokaciju mape (osim ako ne želite spremiti podatkovnu datoteku u mapu Dokumenti, što nije loša ideja).

Dijaloški okvir Naziv datoteke za novu tvrtku

Prilagođavanje QuickBooks

Nakon što QuickBooks prikupi opće informacije o tvrtki spomenute u prethodnim odlomcima, EasyStep intervju postavlja vam neka vrlo specifična pitanja o tome kako vodite svoje poslovanje kako bi mogao postaviti postavke QuickBooksa. Postavke, zapravo, uključuju ili isključuju različite računovodstvene značajke QuickBooks-a, čime se kontrolira kako program radi i izgleda. Evo vrsta pitanja koja EasyStep Interview postavlja za postavljanje postavki QuickBooks:

• Održava li vaša tvrtka zalihe?
• Želite li pratiti zalihe koje kupujete i prodajete?
• Prikupljate li porez na promet od svojih kupaca?
• Želite li koristiti prodajne narudžbe za praćenje narudžbi kupaca i zaostalih narudžbi?
• Želite li koristiti QuickBooks za pomoć pri plaćanju svojih zaposlenika?
• Trebate li pratiti više valuta unutar QuickBooks-a jer imate posla s kupcima i dobavljačima u drugim zemljama i imaju li ti ljudi redovito odvažnost da vam plaćaju ili fakturiraju u valuti koja se razlikuje od one koju koristi vaša zemlja?
• Želite li pratiti vrijeme koje vi ili vaši zaposlenici provedete na poslovima ili projektima za kupce?
• Kako želite postupati s računima i plaćanjima (čekove unesite izravno ili prvo unesite račune, a kasnije uplate)?

Kako postaviti datum početka

Možda je ključna odluka koju donosite prilikom postavljanja bilo kojeg računovodstvenog sustava dan kada počnete koristiti svoj novi sustav. Ovaj dan se zove datum konverzije. Obično želite početi koristiti računovodstveni sustav prvog dana u godini ili prvog dana novog mjeseca. U skladu s tim, još jedno veliko pitanje koje vam se postavlja odnosi se na datum pretvorbe. Od vas se traži da odredite datum početka pomoću prikazanog dijaloškog okvira.

Dijaloški okvir EasyStep Interview koji vam omogućuje odabir datuma početka

Najlakše je početi koristiti novi računovodstveni sustav početak godine. Razlog? Možete unijeti jednostavniji probni saldo. Na početku godine, na primjer, unosite samo stanja imovine, obveza i vlasničkog kapitala.

U bilo koje drugo vrijeme također unosite stanje prihoda i rashoda od godine do datuma. Obično su vam podaci o prihodima i rashodima za ovu godinu dostupni tek početkom mjeseca. Iz tog razloga, jedini drugi mogući datum početka koji možete odabrati je početak mjeseca.

U tom slučaju dobivate iznose prihoda od godine do kraja do kraja prethodnog mjeseca iz vašeg prethodnog računovodstvenog sustava. Ako ste, na primjer, koristili Sage 50 Accounting, primajte iznose prihoda i rashoda od godine do datuma od Sage.

Nakon što ste naveli datum početka, dostavili osnovne podatke o tvrtki, identificirali većinu svojih računovodstvenih preferencija i odredili datum na koji želite početi koristiti QuickBooks, skoro ste gotovi.

Ako kliknete gumb Napusti, QuickBooks vas ostavlja u programu QuickBooks, spremni za posao. Međutim, proces EasyStep intervjua nije zauvijek izgubljen. Da biste se vratili na intervju, samo otvorite datoteku koju ste postavljali. Kada to učinite, EasyStep intervju se ponovno pokreće.

Pregledajte predloženi kontni plan

Na samom kraju EasyStep intervjua, na temelju informacija koje dajete o svojoj vrsti djelatnosti i obrasca za prijavu poreza koji podnosite Poreznoj upravi, QuickBooks predlaže početni skup računa, koji računovođe nazivaju kontnim planom . Ti su računi kategorije koje koristite za praćenje prihoda, rashoda, imovine, obveza i vlasničkog kapitala. Ova slika prikazuje zaslon koji EasyStep Interview prikazuje za prikaz ovih računa.

Zaslon EasyStep Interview prikazuje vam preporučene račune prihoda i rashoda.

Računi koje QuickBooks označava čekom, kao što je objašnjeno na ekranu, preporučeni su računi. Ako ne učinite ništa drugo, ovi provjereni računi su oni koje ćete koristiti (barem za početak) u QuickBooks. Možete ukloniti predloženi račun klikom na kvačicu. QuickBooks uklanja kvačicu, što znači da račun neće biti dio konačnog kontnog plana. Također možete kliknuti račun da dodate kvačicu i da račun bude uključen u početni kontni plan.

Možete kliknuti gumb Vrati preporuke na dnu popisa da biste se vratili na početni preporučeni kontni plan (ako ste izvršili promjene za koje kasnije odlučite da ih ne želite).

Kada vam predloženi kontni plan izgleda u redu, kliknite Dalje. U redu je prihvatiti ono što QuickBooks predlaže jer kasnije možete promijeniti kontni plan.

Dodajte svoje podatke u datoteku tvrtke

Bez obzira na to koristite li metodu Express Start za kreiranje datoteke tvrtke ili metodu detaljnog početka/EasyStep Interview, nakon što vi i QuickBooks postavite datoteku tvrtke, QuickBooks od vas traži da unesete vlastite podatke u datoteku tvrtke.

Zaslon QuickBooks Setup koji od vas traži da unesete svoje podatke u datoteku tvrtke

Kupci, dobavljači i zaposlenici

Da biste opisali kupce, dobavljače i zaposlenike, kliknite prvi gumb Dodaj. QuickBooks pita je li moguće dobiti te podatke s nekog drugog mjesta, kao što je program za e-poštu ili usluga e-pošte (Outlook, Gmail i tako dalje), ili želite li ručno unijeti podatke u radni list. Podatke ćete vjerojatno unijeti ručno, stoga kliknite odgovarajući gumb, a zatim kliknite Nastavi. Kada QuickBooks prikaže prozor radnog lista (pogledajte sljedeću sliku), unesite svakog kupca, dobavljača ili zaposlenika u vlastiti red i svakako uključite i ime i adresu. Kliknite Nastavi (nije prikazano) kada završite. Zatim QuickBooks pita (pomoću zaslona koji ovdje ne prikazujem) želite li unijeti početna stanja — iznose koje dugujete ili ste dužni — za kupce i dobavljače.

Zaslon QuickBooks Setup prikuplja podatke o ljudima s kojima poslujete.

Usluge i artikli zaliha koje prodajete

Da biste opisali stvari koje prodajete, kliknite drugi gumb Dodaj. QuickBooks pita o stvarima koje prodajete — prodajete li usluge, prodajete li stavke inventara i želite li pratiti bilo koji takav inventar koji prodajete, na primjer. Odgovorite na ova pitanja klikom na gumb opcije koji odgovara vašoj situaciji, a zatim kliknite Nastavi.

Kada QuickBooks prikaže prozor radnog lista (nije prikazan), opišite svaku stavku koju prodajete u zasebnom retku radnog lista. Također svakako opišite sve stavke inventara koje držite u trenutku pretvaranja u QuickBooks. Kliknite Nastavi kada završite. Ako prodajete više od jedne vrste predmeta, morate ponoviti ovaj postupak za svaku vrstu artikla.

Poslovni bankovni računi

Da biste opisali svoj poslovni bankovni račun (ili bankovne račune), kliknite treći gumb Dodaj. Kada QuickBooks prikaže prozor radnog lista Dodaj svoje bankovne račune (nije prikazan), navedite naziv svakog bankovnog računa, broj računa i stanje na datum konverzije. Kada završite s unosom ovih podataka, kliknite Nastavi.