Kako plaćati zaposlenike u QuickBooks 2019 Basic Payroll

Za samozaposlene ili male poduzetnike, QuickBooks 2019 nudi dvije opcije "uradi sam" za plaćanje zaposlenika: osnovni obračun plaća (što obično znači da vam vaš računovođa pomaže s obrascima za porez na plaće) i poboljšani obračun plaća (što znači da QuickBooks pomaže vi s obrascima poreza na plaće). S opcijom Osnovni obračun plaća većinu posla obavljate sami, ali ne plaćate previše za obradu svoje plaće.

Treća opcija za obračun plaća bila bi QuickBooks Assisted Payroll. S ovom opcijom upravljate plaćanjem svojih zaposlenika unutar QuickBooks-a, a zatim Intuit upravlja plaćanjem poreza i podnošenjem potrebnih obrazaca za porez na plaće.

Postavite QuickBooks 2019 Basic Payroll

Da biste postavili "uradi sam" obračun plaća, prolazite kroz web-bazirani intervju. Da biste započeli ovaj intervju, odaberite Zaposlenici → Obračun plaća → Uključi obračun plaća u QuickBooks. QuickBooks prikazuje prikazanu stranicu.

Prva web stranica za postavljanje plaće.

Možda ćete morati kliknuti gumb da biste proširili prozor Uključi obračun plaća u QuickBooks prozoru tako da vidite i osnovne i poboljšane opcije. U biti, ako odaberete opciju Osnovni obračun plaća, vi ili vaš računovođa morat ćete doznačiti porez na plaće, a zatim pripremiti i podnijeti porezne prijave na plaće. Ako odaberete opciju Enhanced Payroll, QuickBooks će vam pomoći u doznaci pologa poreza na plaće, a zatim pripremiti (ili uglavnom pripremiti) prijave poreza na plaće umjesto vas.

Odabirete opciju platnog spiska koju želite klikom na gumb Isprobaj besplatno. QuickBooks prikazuje drugu stranicu s informacijama koja opisuje vaše mogućnosti plaćanja i sve posebne popuste. (Ponekad, na primjer, dobijete bolje cijene i poseban popust ako se prijavite na godinu dana.)

Intuitova cijena za usluge obračuna plaća se mijenja, ali u vrijeme kada pišem (ljeto 2018.), usluga osnovnog obračuna plaća košta oko 250 USD godišnje, a usluga poboljšanog obračuna plaća otprilike 400 USD godišnje. Svaki trošak raste ovisno o broju zaposlenika koje imate i broju izdanih čekova.

Da biste odabrali opciju Osnovni obračun plaća, kliknite gumb Nastavi kada QuickBooks prikaže sljedeći zaslon s dodatnim informacijama o cijenama i značajkama te opcije. Zatim QuickBooks prikuplja podatke o vašoj kreditnoj kartici (kako bi vam mogao naplatiti uslugu).

Prijavite se za uslugu obračuna plaća

Da biste se prijavili za uslugu obračuna plaća nakon što odaberete određenu opciju, ispunite niz obrazaca na web-stranici. Usput upisujete naziv svoje tvrtke i adresu te dajete identifikacijski broj poslodavca (EIN) svoje tvrtke. Za kretanje kroz obrasce web-stranice kliknite gumbe Nastavi i Natrag. QuickBooks vas vrlo učinkovito vodi kroz proces prijave. Jednostavno slijedite upute na zaslonu kako biste opisali kako vaša tvrtka obrađuje obračun plaća.

Ali dopustite mi da izdam upozorenje: kada postavite podatke svoje tvrtke za obračun plaća, QuickBooks traži hrpu informacija. Morate u potpunosti opisati kako plaćate svoje zaposlenike, kome uplaćujete odbitke i druge slične stvari. Pažljivo pročitajte upute koje nudi QuickBooks, što traje neko vrijeme. Ako upadnete u nevolje, možda ćete htjeti dobiti pomoć vanjskog računovođe za postavljanje usluge poboljšanog obračuna plaća ili razmislite o opciji potpomognutog obračuna plaća.

Postavite zaposlenike

Nakon što postavite podatke svoje tvrtke za obračun plaća, spremni ste za postavljanje zaposlenika za obračun plaća. Kao dio osnovnog procesa postavljanja obračuna plaća, QuickBooks prikazuje web stranicu na koju možete dodati svoje zaposlenike. Zaposlenike možete dodati i prikazom Centra za zaposlenike. (Odaberite Zaposlenici → Centar za zaposlenike i kliknite gumb Novi zaposlenik.) Kada kliknete gumb Novi zaposlenik, QuickBooks prikazuje karticu Osobno prozora Novi zaposlenik, kao što je prikazano.

Kartica Osobno u prozoru Novi zaposlenik.

Da biste opisali zaposlenika, ispunite polja navedena na kartici Osobno. Sve ove stvari su same po sebi razumljive. Upisujete ime osobe u okvire Legal Name. Ime zaposlenika ide u prvi okvir, srednje slovo ide u okvir MI i tako dalje.

Kliknete karticu Adresa i kontakt (nije prikazano) kako biste prikupili i pohranili poštansku adresu zaposlenika i druge podatke za kontakt, kao što je njegov ili njezin telefonski broj.

Ako želite prikupiti i pohraniti dodatne informacije za zaposlenika (kao što je broj njegovog bankovnog računa za izravni depozit), kliknite karticu Dodatne informacije (također nije prikazano). Ova kartica pruža gumb Definiraj polje koji možete koristiti za prikupljanje prilagođenih bitova informacija o zaposleniku. Da biste koristili opciju Prilagođeno polje, kliknite gumb Definiraj polje, a zatim upotrijebite dijaloški okvir Definiraj polje da definirate polja koja želite dodati.

Navedite podatke o plaćama i porezu

Upotrijebite karticu Payroll Info da opišete kako se obračunavaju plaća ili nadnice zaposlenika, kao što je prikazano na sljedećoj slici. Upotrijebite padajući popis Raspored plaća za postavljanje redovnog rasporeda obračuna plaća (kao što je tjedni ili polumjesečni) i za dodjelu zaposlenika na raspored plaća. Koristite padajući popis Učestalost plaćanja da biste odredili razdoblje plaćanja. Po želji, ako ste uključili QuickBooksovu značajku praćenja razreda, upotrijebite padajući popis Klasa da klasificirate plaćanja ovom zaposleniku. Stavku platnog spiska unosite u područje Zarada. Na primjer, ako zaposlenik zarađuje godišnju plaću od 30.000 USD, u stupac Naziv stavke unosite stavku s plaće. Zatim unosite godišnju plaću od 30.000 USD u stupac Satna/godišnja stopa.

Kartica Informacije o plaćama prozora Novi zaposlenik.

Da biste opisali koje poreze zaposlenik plaća, kliknite gumb Porezi. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Porezi. Upotrijebite karticu Federal da identificirate status prijave zaposlenika, broj zatraženih naknada i bilo koje dodatno navedeno zadržavanje. Osim toga, upotrijebite potvrdne okvire Subject To kako biste naznačili podliježe li ovaj zaposlenik Medicareu, socijalnom osiguranju ili saveznom porezu na nezaposlenost ili ima li zaposlenik pravo na kredit za zarađeni prihod. Imajte na umu da svi zaposlenici ne podliježu porezima na Medicare i socijalno osiguranje. Za više informacija obratite se svom poreznom savjetniku.

Kartica Federal u prozoru Porezi.

Kartica Država očito sadrži okvire koje možete koristiti za opisivanje državnih poreza. Kartica Ostalo vam omogućuje da opišete i pohranite sve lokalne porezne podatke, kao što je porez na dohodak grada. Opet, ono što vidite na kartici Ostalo ovisi o vašem mjestu.

Ako kliknete gumb Bolovanje/Odmor na kartici Informacije o plaćama dijaloškog okvira Novi zaposlenik, vidjet ćete dijaloški okvir Bolovanje i godišnji odmor. Ovaj dijaloški okvir omogućuje vam da odredite kako se plaća za bolovanje ili godišnji odmor i vrijeme osobnog dopusta obračunavaju po razdoblju obračuna plaće. Možete odrediti broj sati bolovanja ili godišnjeg odmora u tekstualnom okviru Sati dostupni od kada postavljate obračun plaća. Možete koristiti padajući popis Razdoblje obračunavanja da odredite koliko često treba akumulirati naknadu za bolovanje ili godišnji odmor. Ako se obračunava naknada za bolovanje ili godišnji odmor, upotrijebite okvir Pribrojeni sati da biste odredili koliko sati bolovanja ili godišnjeg odmora zaposlenik zarađuje za svaku plaću ili sat, ili na početku godine. Ako ste postavili maksimalni broj sati bolovanja ili godišnjeg odmora koje zaposlenik može prikupiti, unesite ovu vrijednost u okvir Maksimalan broj sati. Ako želite poništiti sate bolovanja i godišnji odmor na početku svake godine, odaberite Poništi vrijeme svake nove godine? potvrdni okvir.

Dijaloški okvir Bolest i godišnji odmor.

Područje Odmor dijaloškog okvira Bolesnici i Odmor radi na isti način kao i Područje Bolesnika. Unesite broj raspoloživih sati godišnjeg odmora u okvir Sati dostupni od dana. Upotrijebite padajući popis Obračunsko razdoblje da odredite koliko često zaposlenici zarađuju vrijeme godišnjeg odmora. Upotrijebite potvrdne okvire Akumulirani sati i Maksimalni broj sati da biste kontrolirali kako funkcioniraju izračuni za vrijeme godišnjeg odmora. Na kraju, odaberite Poništi radno vrijeme svake Nove godine? potvrdni okvir za poništavanje godišnjeg odmora na početku svake nove godine.

Ako ste odabrali korištenje opcije izravnog depozita, kliknite gumb Izravni depozit na kartici Podaci o plaćama dijaloškog okvira Novi zaposlenik. QuickBooks od vas traži da dostavite informacije potrebne za izravno polaganje čekova za zaposlenike.

Navedite druge informacije vezane uz zapošljavanje

Ako odaberete karticu Employment Info u dijaloškom okviru Novi zaposlenik, QuickBooks prikazuje karticu koju koristite za pohranjivanje datuma zapošljavanja, datuma otpuštanja i sličnih podataka o zaposlenju.

Postavite iznose od godine do datuma

Ako uslugu Osnovni obračun plaća postavljate na samom početku poslovanja ili na početku godine, ne morate postavljati nikakve iznose od godine do datuma (jer sve od godine do datuma iznosi jednaki nuli). Ako prelazite na osnovne plaće servis negdje sredinom godine, međutim, ne morate postaviti godinu-to-date količine. Iz tog razloga, QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard vodi vas kroz proces bilježenja iznosa od godine do datuma.

Ako je vanjski ured za usluge kao što je ADP ili Paychex obavljao vašu obradu platnog spiska, konačno izvješće o plaćama ovog vanjskog servisnog ureda vjerojatno daje sve informacije koje su vam potrebne za postavljanje osnovne usluge obračuna plaća. Ako ste radili s knjigovođom ili računovođom da biste obavili obračun plaća, trebali biste moći dobiti pomoć te osobe da opišete iznose plaća od godine do datuma.

Provjerite podatke o postavljanju platnog spiska

Kao dio osnovnog postupka postavljanja obračuna plaća, QuickBooks (ili vi) može identificirati podatke o plaćama koji se ne čine točnima. Možda zaposlenik za kojeg znate da ste platili ne pokazuje plaće od početka godine. U tom slučaju ispravljate netočne podatke slijedeći upute na zaslonu. Međutim, imajte na umu da postupak postavljanja QuickBooks Basic Payroll također može identificirati sumnjive podatke o plaćama koji su zapravo točni. U državi Washington, na primjer, službenici ne podliježu državnom osiguranju za slučaj nezaposlenosti ako tako odaberu. QuickBooks to, međutim, ne zna, pa službenike koji nisu označeni da podliježu državnom osiguranju za slučaj nezaposlenosti označava kao moguće pogreške.

Opet, ako se ne osjećate ugodno odgovoriti na neka od ovih pitanja o postavljanju plaća, potražite pomoć računovođe. Iskreno govoreći, kada imate vanjski ured za usluge da pripremi vaše provjere plaća, vi stvarno plaćate za stručnost te tvrtke i znanje o tome kako funkcionira sva ova obrada plaća. Vi zapravo ne plaćate vrijeme za računalo i papir na kojem su ispisani čekovi.

Zakažite platne liste za QuickBooks 2019

Proces postavljanja osnovnog obračuna plaća također vas vodi kroz posao planiranja vaših plata. Drugim riječima, ako svoju platnu listu pokrećete svaki tjedan, dvaput mjesečno ili u bilo kojem intervalu, proces postavljanja traži od vas da opišete raspored. Opet, kao i s drugim zadacima s kojima vam pomaže proces postavljanja osnovnog obračuna plaća, sve što trebate učiniti je dati nekoliko bitova i dijelova informacija.

Plaćajte zaposlenike u QuickBooks 2019

Nakon što prođete kroz korake potrebne za postavljanje mogućnosti obrade platnog spiska QuickBooks, plaćanje zaposlenika — hvala Bogu — prilično je jednostavno. Za plaćanje zaposlenicima slijedite ove korake:

Odaberite Zaposlenici → Plaćajte zaposlenicima→ Planirani obračun plaća.
QuickBooks prikazuje prozor Employee Center.

Pokrenite planirani obračun plaća koji želite pokrenuti.
Da biste pokrenuli planirano pokretanje obračuna plaća koje želite pokrenuti, odaberite ga u okviru s popisom na vrhu prozora Centra za zaposlenike.

Kliknite gumb Započni planirani obračun plaća.

Navedite datum provjere plaće i upotrijebite okvir Provjeri datum da navedete datum koji želite da se pojavi na provjerama plaće.

Odredite datum na koji završava razdoblje obračuna plaća u okviru Završava razdoblje plaćanja.

Koristite padajući popis Bankovni račun da biste identificirali bankovni račun na koji želite ispisivati ​​čekove.

Provjerite zaposlenike koje želite platiti.
QuickBooks navodi aktivne zaposlenike uključene u planirani platni spisak. Želite biti sigurni da je popis odabranih zaposlenika ispravan. Možete kliknuti navedene zaposlenike da biste ih odabrali i poništili odabir.

Kliknite Nastavi.
QuickBooks izračunava provjere plaća i iznose odbitka plaća za svakog od odabranih zaposlenika.

Da biste prihvatili pregledanu plaću opisanu ili prikazanu u dijaloškom okviru, kliknite gumb Kreiraj čekove.
QuickBooks prikazuje dijaloški okvir koji vam omogućuje ispis plaća ili isplata za izravni depozit.

Kliknite gumb Ispis plaće ili Ispis uplate i slijedite upute na zaslonu.
Kada kliknete bilo koji od gumba, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Odabir čekova/plati za ispis. Trebali biste potvrditi bankovni račun na koji želite upisati čekove. Ako ispisujete čekove, također biste trebali koristiti okvir First Check Number da unesete unaprijed ispisani broj obrasca prikazan na prvom čeku plaće koji ćete ispisati. Također biste trebali potvrditi da su plaće zaposlenika navedene u dijaloškom okviru one koje želite ispisati.

Nakon što potvrdite da su podaci o ispisu plaće točni, kliknite U redu.
QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Ispis čekova (isti onaj koji koristite za ispis bilo kojeg čeka).

Ispisujte čekove na uobičajen način.

Ako želite poništiti odabir plaće za ispis, kliknite na stupac za provjeru kako biste uklonili kvačicu i na taj način poništili odabir plaće.

Distribuirajte plaće ili isplate.
Očito, nakon što ispišete čekove, potpisujete i zatim ih distribuirate. Ovdje ću vas prepustiti sami sebi. Siguran sam da znate kako pronaći zaposlenike koje trebate platiti i, nadalje, kako im uručiti njihove plaće. Dovraga, vjerojatno trenutno stoje pokraj tvog stola i čekaju da svejedno završiš provjere plaća.

Centar za zaposlenike: prozor Centra za obračun plaća.

Kako urediti i poništiti plaće u QuickBooks 2019

Budite oprezni kada želite promijeniti podatke o provjeri plaće. Provjere plaća su malo lukavije od redovitih provjera jer informacije s provjera plaća utječu na hrpu brojača plaća. Na primjer, provjere plaća povećavaju nečiju bruto plaću za godinu, a također utječu na iznose odbitka. Iz tog razloga, kada želite izvršiti promjenu ili poništiti plaću koju ste prethodno kreirali, odabirete naredbu Zaposlenici → Uredi/poništi čekove. Kada to učinite, QuickBooks prikazuje prozor Uredi/poništi čekove (nije prikazan). Ovaj prozor prikazuje plaće koje ste prethodno izradili i ispisali. Za promjenu jedne od navedenih plaća dvaput kliknite na plaću. Kada QuickBooks prikaže prozor Paychecks, kliknite gumb Paycheck Detail. Kada QuickBooks prikaže prozor Pregled plaće, iskoristite ga za odgovarajuću promjenu plaće. Imajte na umu da druge pojedinosti, poput imena ili adrese, možete promijeniti pomoću prozora Paycheck.

Za poništavanje plaće prikazane u prozoru Paycheck, odaberite naredbu Uredi → Poništi plaću.

Nakon što uredite ili poništite ček, kliknite gumb Spremi i zatvori ili Spremi i novo da biste spremili promjene na čeku.

Obveze za plaće u QuickBooks 2019

Iznosi koje zadržavate od plaća zaposlenika postaju obveze koje kasnije trebate platiti. Ako zadržavate federalne porezne olakšice, morate doznačiti te uplate Internal Revenue Service.

Za plaćanje poreznih obveza na plaće odaberite Zaposlenici→Porezi i obveze na plaće→Plati planirane obveze. QuickBooks prikazuje prozor Employee Center, koji vam omogućuje da odaberete obveze za plaće koje želite platiti. Kliknite obvezu koju želite platiti, a zatim kliknite gumb Pregledaj/Plati. QuickBooks ispisuje ček za plaćanje odabrane obveze. Ovaj ček ispisujete na uobičajen način.

Koliko brzo trebate doznačiti sve poreze na plaće koje pokreće obračun plaća ovisi o nizu čimbenika, uključujući veličinu depozita. Ali dobra praksa je da odmah vratite sve iznose koje dugujete. Obično vam dotična državna agencija omogućuje jednostavan i elektronički uplatu poreza pomoću web-mjesta. Na primjer, web-mjesto Ministarstva financija SAD-a omogućuje vam jednostavno uplatu federalnog poreza na ovaj način. Zapravo, od vas se traži da koristite ovaj sustav ako plaćate više od 2500 USD poreza na plaće tromjesečno.