Kako održavati dobre računovodstvene kontrole uz QuickBooks

QuickBooks omogućuje više korisnika. Mnoge tvrtke, nakon što narastu do određene veličine, trebaju podržati više korisnika s pristupom računovodstvenim informacijama i sposobnošću, u nekim slučajevima, kreiranja računovodstvenih transakcija. Nažalost, više korisnika računovodstvenog sustava stvara rizik za vlasnika tvrtke.

Pristupom računovodstvenom sustavu korisnici mogu ili nehotice unijeti greške u računovodstveni sustav ili, nažalost, namjerno prevariti poslovanje. Iz tih razloga, evo popisa nekih QuickBooks kontrolnih tehnika koje vlasnik tvrtke ili poslovni menadžer može koristiti za smanjenje nenamjernih pogrešaka i mogućnost krađe.

• Redovito uspoređujte fizičke zalihe s evidencijama računovodstva zaliha. Zaliha se, nažalost, smanjuje. Ljudi — ponekad zaposlenici, ali često pseudokupci poput krađa u trgovinama — kradu zalihe. Stoga, jedna stvar koju trebate učiniti, kako biste smanjili gubitke na zalihama i održavali točne računovodstvene evidencije, jest redovito uspoređivati ​​fizička brojanja vašeg zaliha s onim što pokazuju vaše računovodstvene evidencije.

  Ovaj pristup čestom prebrojavanju najvrednijih i najlakših za krađu predmeta postiže dvije stvari:

  • Smanjenje zaliha se brzo prepoznaje.

  • Vlasnik tvrtke može minimizirati smanjenje zaliha identificiranjem vrste inventara koji se najčešće krade ili čak kada se inventar najčešće krade.

• Uskladiti bankovne račune. Jedna stvar koju bi vlasnici poduzeća trebali učiniti je uskladiti svoje bankovne račune. Često dolazi do krađe zaposlenika od strane računovodstvenog osoblja dok zaposlenici shvate kako napisati čekove na bankovni račun tvrtke koje vlasnik ne vidi. Jedan siguran način da pronađete fiktivnu i lažnu transakciju je da vlasnik uskladi bankovni izvod.

  Ako vlasnik uskladi bankovni izvod, može usporediti računovodstvo banke za račun s računovodstvenim zapisima tvrtke QuickBooks. Svaka očita odstupanja mogu se popraviti, što znači da su računovodstveni zapisi QuickBooks točniji. Osim toga, sve nepostojane, sumnjive transakcije obično postaju očite kada vlasnik tvrtke pomno pogleda čekove.

• Odvojite računovodstvo od fizičkog nadzora gdje je to moguće. U malom je poduzeću teško uvijek odvojiti računovodstvo neke aktivnosti od fizičkog skrbništva ili fizičke odgovornosti za tu aktivnost. Na primjer, teško je odvojiti računovodstvo zaliha od fizičkog čuvanja ili pristupa tom inventaru.

• Obučite zaposlenike za korištenje QuickBooks-a. Trebali biste obučiti zaposlenike da koriste QuickBooks ako imate posao bilo koje veličine iz dva osnovna razloga:

  • Netko tko zna koristiti QuickBooks manje je vjerojatno da će napraviti nenamjerne pogreške.

  • Neuredna računovodstvena evidencija kamuflaže krađe zaposlenika.

• Zatvorite svoju QuickBooks datoteku. Ako pohađate tečaj Načela računovodstva, otkrit ćete da zatvaranje znači skup knjigovodstvenih postupaka koje netko izvodi kako bi se nula računa prihoda i rashoda tako da se počevši od nove godine prihodi i rashodi mogu lako izračunati. U QuickBooksu zatvaranje znači nešto drugačije.

  Ali i dalje želite zatvoriti QuickBooks datoteku kako biste zadržali integritet svojih podataka. Evo kako: Odaberite naredbu Uredi→Preference, odaberite Računovodstvo, odaberite karticu Postavke tvrtke, a zatim kliknite gumb Postavi datum/zaporku datuma zatvaranja. Kada QuickBooks od vas zatraži, navedite datum zatvaranja i lozinku.

  Nakon što date ove informacije, QuickBooks zabranjuje ili ograničava korisnicima da mijenjaju ili unose transakcije s datumom prije datuma zatvaranja. (Samo osobe s lozinkom mogu mijenjati ili unositi transakcije s datumima prije datuma zatvaranja.)

• Upravljajte svojim QuickBooks računovodstvenim sustavom. Mnogi vlasnici poduzeća ne gledaju na računovodstveni sustav kao na ništa više od alata za izradu faktura, plaća i informacija potrebnih za godišnju poreznu prijavu. Nažalost, taj udaljeni odnos s računovodstvenim sustavom znači da vlasnici poduzeća često ne osjećaju veliku potrebu za aktivnim upravljanjem onim što se događa s računovodstvenim sustavom.

  Računovodstveni sustav trebao bi biti alat koji koristite za bolje upravljanje svojim poslovanjem. A može biti i to. Ali ako će to biti alat za bolje upravljanje vašim poslovanjem, morate upravljati sustavom.

  Možete se lako uvjeriti da ljudi rade stvari koje bi trebali raditi tako što ćete napraviti neke jednostavne kontrolne liste.

Uzorak popisa mjesečnih računovodstvenih obaveza

Uzorak godišnjeg računovodstvenog popisa obaveza