Kako održavati dobre računovodstvene kontrole uz QuickBooks 2011

Mnoge tvrtke, nakon što narastu do određene veličine, moraju podržati više korisnika QuickBooks-a s pristupom računovodstvenim informacijama i mogućnošću, u nekim slučajevima, kreiranja računovodstvenih transakcija. Nažalost, postojanje više korisnika računovodstvenog sustava stvara rizik za vlasnika tvrtke.

Pristupom QuickBooks-u korisnici mogu ili nehotice unijeti pogreške u računovodstveni sustav ili, nažalost, namjerno prevariti tvrtku. Evo popisa nekih QuickBooks kontrolnih tehnika koje vlasnik tvrtke ili poslovni menadžer može koristiti kako bi minimizirao nenamjerne pogreške i priliku za krađu:

• Redovito uspoređujte fizičke zalihe s evidencijama računovodstva zaliha. Ovaj pristup postiže dvije stvari:

  • Smanjenje zaliha se brzo prepoznaje.

  • Vlasnik tvrtke može minimizirati smanjenje zaliha identificiranjem vrste inventara koji se najčešće krade ili čak kada se inventar najčešće krade.

• Uskladiti bankovne račune. Jedna stvar koju bi vlasnici poduzeća trebali učiniti je uskladiti svoje bankovne račune. Često dolazi do krađe zaposlenika od strane računovodstvenog osoblja dok zaposlenici shvate kako napisati čekove na bankovni račun tvrtke koje vlasnik ne vidi. Ako vlasnik uskladi bankovni izvod, može usporediti računovodstvo banke za račun s računovodstvenim zapisima tvrtke QuickBooks.

• Odvojite računovodstvo od fizičkog nadzora gdje je to moguće. U malom je poduzeću teško uvijek odvojiti računovodstvo neke aktivnosti od fizičkog skrbništva ili fizičke odgovornosti za tu aktivnost. Gdje god možete odvojiti fizičko skrbništvo od računovodstva, dolazi do ugrađene provjere grešaka. Osoba koja vodi računovodstvo neizravno provjerava kako fizički skrbnici brinu o imovini. Možete zamoliti svog CPA-a za pomoć u osmišljavanju načina za odvajanje fizičkog čuvanja imovine od računovodstvenih i knjigovodstvenih dužnosti.

• Obučite zaposlenike kako koristiti QuickBooks. Trebali biste obučiti zaposlenike da koriste QuickBooks ako imate posao bilo koje veličine iz dva osnovna razloga:

  • Netko tko zna koristiti QuickBooks manje je vjerojatno da će napraviti nenamjerne pogreške.

  • Neuredna računovodstvena evidencija kamuflaže krađe zaposlenika. Obuka ne znači samo točniju računovodstvenu evidenciju, već i manju vjerojatnost da ćete imati okruženje pogodno za krađu ili pronevjeru.

• Upravljajte svojim QuickBooks računovodstvenim sustavom. Računovodstveni sustav trebao bi biti alat koji koristite za bolje upravljanje svojim poslovanjem. Da bi sustav funkcionirao, morate upravljati tim sustavom. Možete se lako uvjeriti da ljudi rade stvari koje bi trebali raditi tako što ćete napraviti neke jednostavne kontrolne liste. Možete ih koristiti kao početne točke za izradu vlastitog popisa stvari koje računovodstveni službenik ili voditelj ureda mora raditi svaki mjesec ili na kraju svake godine.

Uzorak popisa mjesečnih računovodstvenih obaveza

• Podaci su sigurnosno kopirani i premješteni izvan lokacije

• Bankovni računi usklađeni

• Sve fakture, knjižna odobrenja, izvodi

• Svi neizvjesni računi očišćeni

• Dostavljeni financijski izvještaji

• Prijavljene iznimke (na primjer, neplaćeni računi, računi, narudžbenice, nedovoljno zalihe zaliha)

Uzorak godišnjeg računovodstvenog popisa obaveza

• Podesite probni saldo

• Snimite CD s brojevima na kraju godine za trajni zapis

• Razmislite o čišćenju podatkovnih datoteka ako su velike

• Završiti godinu kada je stvarno gotovo