Kako očistiti i sažimati QuickBooks datoteke

Proces arhiviranja u QuickBooks 2015 prilično je jednostavan. Kada čistite i arhivirate svoj sustav, morat ćete sažimati datoteke. Da biste sažeti datoteku tvrtke QuickBooks, slijedite ove korake:

1Odaberite naredbu File→Utilities→Condense Data.

QuickBooks prikazuje prvi dijaloški okvir Condense Data.

2Odaberite radio gumb Transakcije prije određenog datuma.

Ova opcija govori QuickBooks-u da želite učiniti dvije stvari: stvoriti arhivsku kopiju QuickBooks podatkovne datoteke i smanjiti radnu datoteku tvrtke tako da ne bude tako velika. QuickBooks smanjuje veličinu radne verzije datoteke s podacima tvrtke uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija ako u koraku 3 odaberete uklanjanje transakcija.

3Odredite datum uklanjanja transakcija prije.

Da biste odredili datum prije kojeg treba ukloniti zatvorene transakcije, unesite datum u okvir datuma. Ako želite sažimati datoteku uklanjanjem transakcija na ili prije 31. prosinca 2012., na primjer, unesite 1/1/2013 u okvir za datum. Međutim, imajte na umu da se ne morate osjećati kompulzivno oko uklanjanja hrpe zatvorenih transakcija.

Zatvorene transakcije uklanjate samo ako datoteka vaše tvrtke QuickBooks postaje prevelika. Možete jednostavno raditi s datotekom tvrtke QuickBooks koja ima 25 MB, 50 MB ili čak 100 MB (megabajta).

Iako tipično sažimate QuickBooks datoteku uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija, naredba Condense također stvara datoteke bez transakcija i datoteke samo s određenim rasponom podataka transakcija. Da biste stvorili datoteku koja sadrži popise i postavke, ali ne i transakcije, kliknite radio gumb Sve transakcije. Usput, možete koristiti opciju Sve transakcije za izradu gotovo prazne datoteke koju biste mogli ponovno upotrijebiti (primjerice za obuku).

Da biste stvorili QuickBooks datoteku koja sadrži određeni raspon transakcija, kliknite radio gumb Transakcije izvan raspona i zatim unesite datume koji zatvaraju raspon pomoću okvira Prije i Poslije.

4 Kliknite Sljedeće kada završite s određivanjem transakcija koje QuickBooks treba ukloniti.

QuickBooks prikazuje drugi dijaloški okvir Condense Data.

5 Navedite kako bi se transakcije trebale sažeti.

Ako želite sažeti povijesne transakcije, QuickBooks koristi drugi dijaloški okvir Condense Data kako bi pitao kako će sažeti povijesne podatke: s jednim sažetim unosom u dnevnik, s mjesečnim sažetim unosima u dnevnik ili bez sažetka uopće.

Odaberite radio gumb koji odgovara pristupu sažimanja koji želite. (Obično biste vjerojatno upotrijebili drugu navedenu opciju – da QuickBooks izrađuje mjesečne sažete unose u dnevnik – tako da i dalje možete generirati smislena mjesečna izvješća.

6 Kliknite Sljedeće kada završite s navođenjem kako QuickBooks treba sažeti transakcije.

QuickBooks prikazuje treći dijaloški okvir Condense Data.

7Odredite kako bi se transakcije zaliha trebale sažeti i kliknite Dalje.

Ako vaša QuickBooks datoteka uključuje transakcije zaliha, QuickBooks preporučuje da uklonite stare transakcije zaliha. Kada QuickBooks prikaže treći dijaloški okvir Condense Data, možete reći QuickBooks-u da učini upravo to odabirom gumba opcije Summarize Inventory Transactions. (Ako ne želite ukloniti stare transakcije, odaberite gumb Zadrži pojedinosti transakcija zaliha.)

Kada kliknete Dalje, nastavljate do četvrtog dijaloškog okvira Sažimanje podataka (nije prikazan), koji pita koje transakcije treba smatrati zatvorenim.

8Odredite koje transakcije treba ukloniti i kliknite Dalje.

QuickBooks traži nešto više informacija o tome što točno čini zatvorenu ili staru transakciju koju treba ukloniti. Označavate potvrdne okvire kako biste naznačili trebaju li se transakcije prije datuma uklanjanja ukloniti čak i ako nisu izbrisane, označene za ispis, označene kao za slanje i tako dalje.

Kada kliknete Dalje, prelazite na peti dijaloški okvir Condense Data.

9Navedite bilo koje čišćenje popisa koje bi se trebalo dogoditi i kliknite Dalje.

Upotrijebite peti dijaloški okvir Condense Data da kažete QuickBooks-u da osim uklanjanja starih zatvorenih transakcija, treba očistiti neke od popisa. Možete odabrati potvrdne okvire u dijaloškom okviru Sažimanje podataka koji govore QuickBooks-u da ukloni neiskorištene račune, neiskorištene kupce, neiskorištene dobavljače i tako dalje.

Čišćenjem popisa uklanjanjem neiskorištenih stavki popisa, ne samo da smanjujete veličinu datoteke tvrtke, već i ljudima olakšavate rad s popisom.

Kada kliknete Dalje, QuickBooks prikazuje šestu stranicu dijaloškog okvira Condense Data.

10 Potvrdite svoju operaciju kondenzacije i arhiviranja.

Nakon što opišete kako želite da QuickBooks arhivira i sažima datoteku tvrtke, QuickBooks prikazuje šesti dijaloški okvir Sažimanje podataka. Dijaloški okvir vam govori da proces arhiviranja počinje tako što QuickBooks napravi kopiju datoteke s podacima i da operacija kondenzacije može potrajati nekoliko minuta ili čak nekoliko sati da se završi.

11 Kliknite Pokreni kondenzaciju.

QuickBooks započinje proces sažimanja podatkovne datoteke.

12 Napravite sigurnosnu kopiju podatkovne datoteke kada se to od vas zatraži.

Na samom početku procesa kondenzacije, QuickBooks od vas traži da napravite sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks. Izrada sigurnosne kopije datoteke tvrtke QuickBooks kao dio operacije kondenzacije funkcionira isto kao sigurnosna kopija datoteke tvrtke QuickBooks u bilo koje drugo vrijeme.

Nakon što napravite sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke QuickBooks, QuickBooks sprema arhivsku kopiju datoteke tvrtke, a zatim čisti radnu verziju datoteke tvrtke prema vašim uputama. Proces čišćenja može potrajati samo nekoliko minuta, ili može potrajati nekoliko sati ako je vaša datoteka vrlo velika.