Kako napraviti sigurnosnu kopiju vaše datoteke podataka QuickBooks 2011

Kritično važan zadatak koji vi ili neki suradnik morate dovršiti je sigurnosna kopija QuickBooks podatkovne datoteke. Nekoliko stavki pohranjenih na tvrdom disku vašeg računala zaslužuju toliko brige kao QuickBooks podatkovna datoteka. Doslovno, datoteka podataka QuickBooks opisuje financijske poslove vašeg poduzeća. Apsolutno ne želite izgubiti podatkovnu datoteku.

Srećom, sigurnosno kopiranje QuickBooks podatkovne datoteke prilično je jednostavno. Morate izvršiti samo tri koraka:

Odaberite Datoteka→ Kreiraj kopiju.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Save Copy ili Backup koji nudi tri opcije:

• Spremite sigurnosnu kopiju svoje QuickBooks datoteke

• Izradite prijenosnu datoteku tvrtke

• Napravite kopiju računovođe

Želite spremiti sigurnosnu kopiju, stoga kliknite gumb za opciju Sigurnosna kopija i kliknite Sljedeće.

Kada kopirate QuickBooks datoteku, možete stvoriti potpunu sigurnosnu kopiju ili prijenosnu datoteku tvrtke. Prijenosna datoteka tvrtke manja je od datoteke sigurnosne kopije, pa je prikladnija za kretanje. Na primjer, možete lakše poslati e-poštom prijenosnu datoteku tvrtke. Problem s prijenosnim datotekama tvrtke je sljedeći: QuickBooks mora naporno raditi kako bi smanjio prijenosnu datoteku tvrtke na malu veličinu. QuickBooks također mora obaviti više posla kako bi kasnije poništio datoteku kada želite s njom raditi.

Nakon što kliknete Dalje, pojavljuje se dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju.

Naznačite želite li spremiti svoju QuickBooks sigurnosnu kopiju na poslužitelj lokalnog poduzeća ili u podatkovni centar QuickBooks izvan mjesta.

Kliknite Lokalna sigurnosna kopija kako biste naznačili da želite pohraniti sigurnosnu kopiju svoje datoteke na tvrdi disk vašeg računala.

Kliknite gumb Opcije da biste odabrali mjesto sigurnosne kopije.

Odredite u koju mapu ili mjesto na disku treba napraviti sigurnosnu kopiju datoteke tvrtke.

(Izborno) Odaberite svoje sigurnosne opcije.

Također možete koristiti dijaloški okvir Mogućnosti sigurnosne kopije da odredite kada bi vas QuickBooks trebao podsjetiti da napravite sigurnosnu kopiju i kako bi QuickBooks trebao sigurnosno kopirati:

• Vremenske oznake: Da biste dodali datum i vrijeme sigurnosne kopije imenu datoteke sigurnosne kopije, potvrdite okvir Dodaj datum i vrijeme sigurnosne kopije u naziv datoteke.

• Ograničavanje sigurnosnih kopija: Da biste QuickBooksu rekli da se treba riješiti starih sigurnosnih kopija, potvrdite okvir Ograniči broj sigurnosnih kopija u ovoj mapi, a zatim navedite koliko sigurnosnih kopija želite zadržati pomoću susjednog okvira za tekst.

• Podsjetnici za sigurnosno kopiranje: potvrdite okvir Podsjeti me da napravim sigurnosnu kopiju kad zatvorim svoju kompanijsku datoteku i susjedni tekstni okvir da biste naveli da želite da vas se podsjeti da napravite sigurnosnu kopiju QuickBooks datoteke svaki put, svaki drugi put, svaki treći put i tako dalje, da zatvorite QuickBooks.

• Provjera podataka: Upotrijebite tipke za provjeru da biste QuickBooks rekli da treba provjeriti integritet podataka kada stvara sigurnosnu kopiju vaših podataka.

Kada završite s određivanjem mjesta i mogućnosti sigurnosne kopije, kliknite Dalje.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir koji vas pita kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

Odlučite kada želite napraviti sigurnosnu kopiju.

Obično želite napraviti sigurnosnu kopiju kada odaberete naredbu Spremi kopiju ili Sigurnosno kopiranje. I u ovom slučaju, kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju koji postavlja pitanje "kada", kliknite gumb Spremi odmah. Međutim, možete također reći QuickBooksu da redovito planira sigurnosno kopiranje prema nekoj pametnoj shemi odabirom gumba Spremi to sada i Zakaži buduće sigurnosne kopije ili odabirom gumba Samo zakaži buduće sigurnosne kopije.

Kliknite Završi da zatvorite dijaloški okvir Spremi kopiju ili Sigurnosnu kopiju.

Nakon što ste naveli kako bi operacija sigurnosnog kopiranja trebala funkcionirati, kliknite Završi. QuickBooks sigurnosno kopira trenutnu datoteku tvrtke QuickBooks i pohranjuje tu novu kopiju datoteke na mjesto sigurnosne kopije.