Kako napraviti kopiju računovođe QuickBooks datoteke s podacima

Vaš klijent kreira računovođu kopiju QuickBooks podatkovne datoteke koristeći svoju verziju QuickBooks i stvarnu datoteku podataka, a zatim stvara datoteku koju vam šalje (na primjer putem pošte ili putem e-pošte) ili tu Intuit , proizvođač QuickBooksa, šalje vam. Na sreću, proces je u svakom slučaju vrlo jednostavan.

Ručno rukovanje kopijom računovođe

Evo što vaš klijent treba učiniti ako će se klijent pobrinuti da vam pošalje datoteku:

Odaberite naredbu File→Create Copy.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Save Copy ili Backup pitajući klijenta želi li

• Sigurnosna kopija datoteke, koja je druga kopija QuickBooks datoteke koju kreirate (obično) tako da ćete imati kopiju datoteke u slučaju da se nešto loše dogodi s izvornom datotekom QuickBooks podataka.

• Prijenosna kopija datoteke, koja je prava, živa kopija QuickBooks podatkovne datoteke koja je malo zgužvana u veličini tako da je lakše kretati (kao što je slanje datoteke e-poštom kao privitka).

• Računovođa kopija datoteke.

  

  Prvi dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju.

Odaberite Kopija računovođe, a zatim kliknite Dalje za nastavak.

Potvrdite da stvarno želite kopiju računovođe.

QuickBooks zatim prikazuje još jedan dijaloški okvir koji inzistira da vaš jadni klijent koji je pod stresom potvrdi da stvarno želi kopiju računovođe, a ne samo prijenosnu kopiju datoteke.

Drugi dijaloški okvir Spremi kopiju ili sigurnosnu kopiju.

Navedite datum dijeljenja.

Kada klijent klikne gumb Sljedeće za nastavak izrade kopije računovođe, QuickBooks od njega traži datum podjele. Transakcije koje padaju prije ovog datuma mogu se uređivati samo unutar računovođe. Transakcije padaju nakon tog datuma mogu se uređivati unutar oba računovođe kopije i klijenta kopije.

Kliknite Dalje za nastavak.

Pojavljuje se još jedna poruka koja klijentu govori da QuickBooks mora zatvoriti sve prozore kako bi stvorio kopiju računovođe.

Kliknite OK.

QuickBooks prikazuje ažurirani dijaloški okvir Save Accountant's Copy, prikazan ovdje.

Ažurirani dijaloški okvir Spremi računovođu.

Imenujte kopiju računovođe.

Upotrijebite okvir Naziv datoteke dijaloškog okvira Spremi računovođe da biste imenovali kopiju datoteke QuickBooks s podacima. Ako je potrebno, klijent također može koristiti Spremi u padajućem popisu kako bi odredio gdje treba biti spremljena kopija računovođe QuickBooks datoteke s podacima.

Klijent mora zapamtiti gdje se sprema računovođa kopija datoteke. Ova datoteka se daje računovođi - putem e-pošte ili pošte ili na disku - kako bi je mogao koristiti.

Stvorite datoteku.

Nakon što klijent imenuje kopiju računovođe datoteke s podacima i naznači, ako je potrebno, gdje treba pohraniti kopiju računovođe, klijent klikne Spremi. QuickBooks sprema računovođe kopiju QuickBooks podatkovne datoteke.

Zatim tu datoteku s podacima klijent prenosi računovođi . Drugim riječima, klijent treba datoteku poslati poštom ili e-poštom.

Vaš davatelj usluga e-pošte može ograničiti veličinu privitaka (uključujući QuickBooks datoteke) koje možete slati putem e-pošte. Ako vam smeta veličina, možete prenijeti QuickBooks datoteku na Intuit web stranicu odabirom Datoteka→Pošalji datoteku tvrtke→Kopija računovođe→Aktivnosti klijenata→Pošalji računovođi. Intuit šalje računovođi poruku s vezom na koju se može kliknuti i koju može koristiti za preuzimanje datoteke.

Računovođe kopije koriste tri vrste datoteka. Datoteka za prijenos računovođe (s ekstenzijom datoteke .qbx) ono je što klijent kreira i daje računovođi. Stvarna kopija računovođe (s ekstenzijom datoteke .qba) je ono s čime računovođa radi nakon što otvori datoteku prijenosa računovođe. Konačno, tu je datoteka za izvoz računovođe (s ekstenzijom datoteke .qby), koja sadrži promjene koje se vraćaju klijentu.

Očito, možda zapravo nije vaš klijent taj koji poduzima ove korake; možda ćete morati obaviti prljavi posao. U oba slučaja, međutim, tako proces funkcionira. Imajte na umu, međutim, da se uštede u stvarnom vremenu za računovođu i uštede troškova za klijenta događaju kada možete natjerati klijenta da odabere naredbu i radi s dijaloškim okvirom. Tada možete naplatiti vrijeme koje se naplaćuje za stvarni rad s QuickBooks podacima, a ne za doigravanje datoteke.

Elektroničkim slanjem kopije računovođe

Vaš klijent također može poslati kopiju kopije QuickBooks računovođe elektroničkim putem korištenjem Intuitove usluge prijenosa datoteka. Da bi to učinio, klijent odabire Datoteka→Pošalji datoteku tvrtke→Kopija računovođe→Aktivnosti klijenta→Pošalji računovođi. QuickBooks pruža upute na zaslonu za slanje ili učitavanje kopije računovođe na Intuit poslužitelj, uključujući korake za dodavanje lozinke za osiguranje prenesene datoteke.

Nakon što se kopija računovođe prenese, Intuit poslužitelj šalje računovođi poruku e-pošte s vezom koju računovođa može koristiti za preuzimanje datoteke kopije računovođe. Kao što je navedeno, klijent daje lozinku za ograničavanje pristupa preuzetoj datoteci, tako da računovođa treba ovu lozinku od klijenta prije preuzimanja. Računovođa također treba bilo koju QuickBooks lozinku za otvaranje preuzete datoteke.

Želite koristiti naredbu Pošalji datoteku tvrtke ili da vaši klijenti koriste naredbu Pošalji datoteku tvrtke ako možete. Naredba Pošalji datoteku tvrtke štedi vam mnogo naricanja i škrgutanja zubima. Također pruža vrlo siguran način dijeljenja kopija računovođe. Veza u e-poruci koju dobijete od Intuita istječe nakon nekoliko dana. Sukladno tome, ako vam klijent pošalje datoteku prvog dana vašeg dvotjednog odmora, veza neće raditi kada se vratite u ured. Veza će isteći.