Kako naplatiti vrijeme uz QuickBooks 2011

Ako QuickBooks 2011 koristite s uslužnim djelatnostima, možda ćete prodati više jedinica vremena nego materijalnih predmeta. Na primjer, odvjetnik može prodavati sate ili djelomične sate pravnih savjeta. QuickBooks nudi dvije metode za praćenje utrošenog vremena koje će biti naplaćeno na fakturi kao stavka. Možete koristiti tjedni raspored, ili možete mjeriti ili snimati pojedinačne aktivnosti prilikom naplate s QuickBooksom.

Korištenje tjednog rasporeda

Da biste koristili metodu tjednog rasporeda, odaberite Kupci→Unesi vrijeme→Koristi tjedni raspored. Da biste koristili prozor Tjedni raspored, odaberite zaposlenika ili dobavljača ili drugu osobu koja obavlja uslugu iz okvira Ime.

Ako ne možete odabrati ime osobe iz okvira Ime, unesite ime osobe u okvir, a zatim, kada se to od vas zatraži, recite QuickBooks na koji popis (zaposlenika, dobavljača ili druga imena) treba dodati. Nakon što ste dodali ime osobe koja obavlja posao, koristite stupce prozora Tjednog radnog lista da opišete kupca ili posao za koji je posao obavljen.

Određivanje vremena pojedinačnih aktivnosti

Ako želite zabilježiti uslužne aktivnosti kako se događaju, odaberite Kupci→Unesi vrijeme→Vrijeme/Unesi pojedinačnu aktivnost. QuickBooks prikazuje prozor Vrijeme/Unos jedne aktivnosti. Ispunite ili odaberite potrebne podatke:

• Za mjerenje vremena ili snimanje jedne aktivnosti, zabilježite datum aktivnosti u okvir Datum.

• Koristite okvir Ime da biste identificirali osobu koja obavlja uslugu.

• U okviru Kupac:Posao identificirajte kupca ili posao za koji se usluga obavlja.

• Odaberite odgovarajuću uslugu s padajućeg popisa Stavka usluge.

• Odaberite odgovarajuću stavku na platnom spisku s padajućeg popisa Stavka plaće.

• Ako pratite nastavu, upotrijebite padajući popis Razred za klasifikaciju aktivnosti.

Provjerite je li označen potvrdni okvir Naplativo. Potvrdni okvir Naplativi pojavljuje se u gornjem desnom kutu prozora Vrijeme/Unos jedne aktivnosti. Odabirom okvira Naplativo, QuickBooks-u govorite da treba čuvati ovu evidenciju o naplativoj aktivnosti za kasnije uvrštavanje u fakturu.

Nakon što opišete ili pružite ove opće informacije o usluzi, imate dva načina da zabilježite vrijeme provedeno na usluzi:

• Ručno snimanje vremena: možete ručno zabilježiti vrijeme provedeno na aktivnosti korištenjem okvira Trajanje za unos vremena.

• Neka QuickBooks bilježi vrijeme: QuickBooks također možete zabilježiti vrijeme koje ste proveli na aktivnosti. Samo kliknite gumb Start u okviru Trajanje kada pokrenete aktivnost i kliknite gumb Zaustavi kada zaustavite aktivnost.

Nakon što opišete aktivnost koju izvodite u prozoru Vrijeme/Unesite pojedinačnu aktivnost, kliknite gumb Spremi i novo ili Spremi i zatvori da biste spremili informacije o aktivnosti.

Uključujući vrijeme naplate na fakturi

Da biste fakturi dodali vrijeme i cijenu naplate, izradite fakturu na uobičajeni način. Nakon što identificirate kupca i ako ste pratili vrijeme ili troškove za kupca, QuickBooks će vas pitati želite li naplatiti bilo koje vrijeme ili troškove. Ako navedete "da", QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Odabir vremena i troškova naplate. Kartica Vrijeme dijaloškog okvira Odabir vremena i troškova naplate prikazuje svako vrijeme koje ste zabilježili za kupca.