Kako naplatiti vrijeme u QuickBooks 2021

Većinu vremena, stavke retka koje se pojavljuju na fakturama QuickBooks su stavke koje opisujete na popisu stavki, a zatim kvantificirate izravno u fakturi. U nekim uslužnim tvrtkama, međutim, zapravo možete prodati mnogo jedinica istog artikla. Odvjetnica može prodavati sate ili djelomične sate pravnih savjeta, a to vrijeme može biti sve što prodaje. CPA može prodavati sate konzultantskih, računovodstvenih ili poreznih priprema.

U takvim okolnostima, ne želite da se faktura ispostavi kupcu s jednom linijom u kojoj piše, na primjer, "Pravne usluge, 100 sati, 20.000 USD" - osim ako ne želite ostati u poslu. Umjesto toga, želite fakturu s detaljima o svakom zadatku koje je odvjetnik obavio: planiranje nekretnine za 1,5 sat, pregled ugovora od 4 sata, priprema novog zakupa nekretnine za 2 sata i tako dalje. Da biste pružili ovu razinu detalja — pojedinosti koje su stvarno ispod stavke — koristite značajku QuickBooks Time Tracking.

QuickBooks nudi dvije metode za praćenje utrošenog vremena koje će biti naplaćeno u fakturi kao stavka. Možete koristiti tjedni vremenski raspored ili možete bilježiti pojedinačne aktivnosti. Ukratko opisujem kako funkcioniraju obje metode praćenja vremena; ni jedno ni drugo nije teško. Davatelji profesionalnih usluga (računovođe, odvjetnici, konzultanti, arhitekti itd.) koji naplaćuju račune na temelju utrošenog vremena trebali bi razmotriti korištenje jedne od ovih značajki kako bi bili sigurni da vode točnu evidenciju o vremenu provedenom radeći za klijenta ili kupca.

Kako koristiti tjedni raspored

Da biste koristili metodu tjednog radnog vremena, odaberite Kupci→Unesi vrijeme→Koristi tjedni raspored. QuickBooks prikazuje prikazani prozor Tjedni raspored. Da biste koristili prozor Tjedni raspored, najprije upotrijebite okvir Ime da biste identificirali zaposlenika, dobavljača ili drugu osobu koja obavlja uslugu.

Trebali biste moći odabrati ime ove osobe s padajućeg popisa Ime. Ako ne možete odabrati ime osobe s padajućeg popisa Ime, unesite ga u okvir; zatim, kada se to od vas zatraži, recite QuickBooks na koji popis (zaposlenika, dobavljača ili druga imena) treba dodati ime. Nakon što ste dodali ime osobe koja je obavila posao, koristite stupce prozora Tjednog radnog vremena da opišete kupca ili posao za koji je posao obavljen, šifru usluge, kratki opis ili bilješku, stavku platnog spiska ( ako koristite QuickBooks za obračun plaća), razred (ako pratite nastavu), a zatim i sate provedene po danu.

Možete unijeti koliko god želite redaka u prozor Tjedni raspored. Svaki redak se pojavljuje zasebno u fakturi. Informacije o napomenama pojavljuju se u području opisa fakture. Iz tog razloga želite koristiti prikladne i opisne bilješke.

Prozor Tjedni raspored

Određivanje vremena pojedinačnih aktivnosti

Ako želite zabilježiti uslužne aktivnosti kako se događaju, odaberite Kupci→Unesi vrijeme→Vrijeme/Unesi pojedinačnu aktivnost. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Vrijeme/unos jedne aktivnosti, kao što je prikazano.

Dijaloški okvir Vrijeme/unos jedne aktivnosti

Za mjerenje vremena ili snimanje jedne aktivnosti, zabilježite datum aktivnosti u okvir Datum. Koristite okvir Ime da biste identificirali osobu koja je izvršila uslugu. U okviru Kupac:Posao identificirajte kupca ili posao za koji je usluga izvršena. Odaberite odgovarajuću stavku usluge s padajućeg popisa Stavka usluge i (ako pratite zaposlenika) odgovarajuću stavku platnog spiska s padajućeg popisa Stavka plaće. Ako pratite nastavu, predvidljivo, možete koristiti i padajući popis Razred za klasifikaciju aktivnosti. Upotrijebite okvir Bilješke da snimite kratak, odgovarajući opis usluge. Ovaj se opis pojavljuje na fakturi, stoga dobro razmislite o tome što pišete.

Nakon što opišete ili pružite ove opće informacije o usluzi, imate dva načina da zabilježite vrijeme provedeno na usluzi:

• Zabilježite vrijeme ručno. Možete ručno zabilježiti vrijeme provedeno na aktivnosti korištenjem okvira Trajanje za unos vremena. Ako ste, na primjer, proveli 10 minuta, unesite 0:10 u okvir Trajanje. Ako ste proveli 3 sata i 40 minuta, unesite 3:40 u okvir Trajanje.
• Neka QuickBooks zabilježi vrijeme. QuickBooks također možete zabilježiti vrijeme koje ste proveli na aktivnosti. Samo kliknite gumb Start u okviru Trajanje kada pokrenete aktivnost i kliknite gumb Zaustavi kada zaustavite aktivnost. Ako želite pauzirati mjerač vremena (na primjer, dok primate telefonski poziv), kliknite gumb Pauza.

Nakon što upotrijebite dijaloški okvir Vrijeme/Unos jedne aktivnosti da opišete aktivnost koju izvodite, kliknite gumb Spremi i novo ili Spremi i zatvori za spremanje informacija o aktivnosti.

Provjerite je li odabran potvrdni okvir Naplativo (u gornjem desnom kutu dijaloškog okvira). Odabirom okvira Naplativo, QuickBooks-u kažete da treba čuvati ovu evidenciju o naplativoj aktivnosti za kasnije uključivanje u fakturu.

Možete koristiti gumbe Prethodno i Sljedeće, koji se pojavljuju na vrhu dijaloškog okvira, za listanje naprijed-natrag kroz svoje zapise vremena aktivnosti. Također imajte na umu da je dostupan gumb Pravopis. Kliknite taj gumb za provjeru pravopisa opisa bilješki koje unesete — što je dobra ideja jer će se ti podaci kasnije pojaviti na fakturi.

Kako uključiti vrijeme naplate na fakturi

Da biste fakturi dodali vrijeme i trošak naplate, izradite fakturu na uobičajeni način, kao što sam prethodno opisao. Nakon što identificirate kupca (ako ste unijeli vrijeme za kupca) i ako ste pratili troškove za kupca, QuickBooks prikazuje okvir s porukom s pitanjem želite li naplatiti bilo koje vrijeme ili troškove. Ako odgovorite potvrdno, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Odabir vremena i troškova naplate, prikazan ovdje.

Dijaloški okvir Odabir vremena naplate i troškova

Kartica Vrijeme ovog dijaloškog okvira prikazuje svako vrijeme koje ste zabilježili za kupca. Da biste dodali ta vremena na fakturu, kliknite stupac Koristi za vrijeme. (Stupac Koristi krajnji je lijevi stupac i prikazuje kvačicu.) Ili, ako želite odabrati sva vremena, kliknite gumb Odaberi sve. Zatim kliknite OK. QuickBooks dodaje svako od ovih naplativih vremena u fakturu kao zasebne retke. Ova slika prikazuje kako se informacije o vremenu naplate pojavljuju u prozoru Izrada faktura.

Prozor Izrada faktura, naplata za vrijeme naplate

Ako potvrdni okvir pod naslovom Ispiši odabrano vrijeme i troškove kao jednu stavku fakture ostavite neodabranim, QuickBooks stavlja svaki put kad se prijavite u poseban redak fakture, kao što je prikazano. Međutim, ako potvrdite okvir, QuickBooks vam omogućuje kombiniranje pojedinačnih zapisa vremena u jednu stavku fakture. (Možda ćete htjeti malo eksperimentirati s ovom značajkom ako ste zainteresirani.)

Možete kliknuti karticu Stavke, Troškovi ili Kilometraža da biste vidjeli popise stavki, troškova iz džepa ili poslovnih milja nastalih u ime kupca. Na fakturu dodajete troškove za takve stvari na isti način na koji dodajete troškove za vrijeme. Možete čak primijeniti naplatu na svoje troškove iz džepa. Usput, ako se želite vratiti na dijaloški okvir Odabir vremena i troškova naplate, a gledate prozor Kreiraj fakture, kliknite gumb Dodaj vrijeme/troškove koji se pojavljuje na vrhu prozora Kreiraj fakture.