Kako koristiti QuickBooks za upravljanje proračunom

Nakon što zabilježite svoj proračun u QuickBooks, možete usporediti svoje stvarne financijske rezultate s proračunskim iznosima odabirom naredbi iz podizbornika Budgets & Forecasts koji QuickBooks prikazuje. Kada odaberete naredbu Izvješća→Proračuni i prognoze, QuickBooks pruža nekoliko proračunskih izvješća, opisanih na sljedećem popisu:

• Pregled proračuna: ovo izvješće sažima iznose predviđene proračunom. Možete ga koristiti za pregled vašeg proračuna i provjeru pogreške.

• Proračun u odnosu na stvarni: ovo vam izvješće omogućuje usporedbu podataka o računu dobiti i gubitka sa stvarnim podacima o računu dobiti i gubitka. Izvješće vam stoga omogućuje usporedbu očekivanih prihoda i rashoda sa stvarnim prihodima i rashodima.

• Izvedba proračuna dobiti i gubitka: Ovo izvješće omogućuje vam da usporedite svoje stvarne prihode, troškove i dobit s vašim proračunskim prihodima, rashodima i dobitima.

• Proračun u odnosu na stvarni grafikon: ovaj grafikon nije izvješće. To je grafikon koji prikazuje planirane i stvarne informacije.

• Pregled prognoze: Ovo izvješće sažima prognozu QuickBooks-a. Prognoza je u osnovi predviđanja o svom budućem prihoda i novčanog toka. Koristite prognoze za planiranje "što ako".

• Prognoza u odnosu na stvarnu: Ovo izvješće uspoređuje prognozu s onim što se stvarno dogodilo.

Način na koji koristite informacije izvješća o proračunu je ključan - a također i tajna za dobivanje vrijednosti od vaših napora u planiranju proračuna. Uz dobro konstruiran, zdravorazumski proračun, možete tražiti odstupanja između vašeg proračuna i stvarnih financijskih rezultata.

Želite koristiti svoj proračun da uočite situacije u kojima je, na primjer, stavka rashoda preniska, stavka imovine previsoka ili neki broj prihoda zaostaje za onim što očekujete. Odstupanja između očekivanih i stvarnih rezultata ukazuju na neočekivane rezultate. Neočekivani rezultati često upućuju na probleme. . . ili prilike.

Razmislite o sljedećim primjerima varijance i na što varijance mogu ukazivati:

• Mjesečni prihod je 40.000 USD umjesto 50.000 USD. Mjesečni prihod koji je 20 posto manji od očekivanog može ukazivati ​​na probleme s vašim proizvodom, probleme s vašim prodajnim osobljem ili probleme s vašim kupcima. U svakom slučaju, ako prodaja predstavlja samo 80 posto onoga što očekujete, vjerojatno trebate odmah poduzeti korektivne mjere.

• Stanje zaliha je u prosjeku 50.000 USD na kraju mjeseca, a ne 100.000 USD na kraju mjeseca. Stanje zaliha niže od očekivanog može biti dobro ili loše. Završni saldo zaliha koji je polovica onoga što očekujete može ukazivati ​​na to da proizvode prodajete mnogo brže nego što ste očekivali (i stoga biste trebali povećati ulaganja u zalihe i kupnju zaliha).

  Međutim, nisko ulaganje u zalihe također može značiti da jednostavno ne dobivate materijale od svojih dobavljača onoliko brzo koliko su vam potrebni, a kao rezultat toga, imate veliki rizik od gubitka prodaje zbog neadekvatne razine zaliha.

• Troškovi istraživanja i razvoja jednaki su 50.000 USD godišnje umjesto 25.000 USD godišnje. Troškovi istraživanja i razvoja koji su dvostruko veći od očekivanih izgledaju loši. Kako može biti dobro potrošiti dvostruko više na trošak nego što očekujete? Međutim, udvostručenje izdataka za istraživanje i razvoj može biti dobro ako neočekivano ulažete u neki obećavajući novi proizvod, ideju ili tehnologiju.

• Prodaja određenoj klasi kupaca veća je za 50 posto. Pretpostavimo da ste koristili klase za praćenje prodaje kupcima unutar zemlje i izvan zemlje. Ako vidite da je, sasvim neočekivano, prodaja kupcima izvan zemlje 50 posto iznad onoga što očekujete, ta razlika može ukazivati ​​na priliku da prodate još više izvan zemlje.

  Možda uz više truda i energije kupci izvan zemlje mogu postati još veći dio vašeg poslovanja. Ponekad odstupanja identificiraju prilike koje biste inače propustili.