Kako izraditi narudžbu za QuickBooks 2019

QuickBooks narudžbenica služi jednostavnu svrhu: To govori prodavač koji želite kupiti neki predmet. Zapravo, narudžbenica je ugovor o kupnji.

Mnoge male tvrtke ne koriste narudžbenice. Ali kada narastu do određene veličine, mnoge tvrtke odlučuju ih koristiti jer narudžbenice postaju trajni zapisi o artiklima koje su naručili. Štoviše, korištenje narudžbenica često formalizira proces kupnje u tvrtki. Možete odlučiti, na primjer, da nitko u vašoj tvrtki ne može kupiti ništa što košta više od 100 USD osim ako on ili ona ne dobiju narudžbu. Ako samo možete izdavati narudžbenice, ovim ste postupkom učinkovito kontrolirali aktivnosti kupnje.

Kako stvoriti pravu QuickBooks narudžbu za kupnju

Da biste koristili QuickBooks za izradu narudžbenica, slijedite ove korake:

Recite QuickBooksu da želite kreirati narudžbu odabirom Dobavljači→ Kreiraj narudžbenice.

QuickBooks prikazuje prikazani prozor.

Ako izbornik Dobavljači ne daje naredbu Kreiraj narudžbenice, QuickBooks ne zna da želite kreirati narudžbenice.

Koristite padajući popis Dobavljač da biste identificirali dobavljača od kojeg želite kupiti artikl.

Padajući popis Dobavljač navodi svakog od dobavljača na vašem popisu dobavljača.

(Neobavezno) Razvrstajte kupnju pomoću padajućeg popisa Klasa.

Imajte na umu da ne vidite padajući popis razreda osim ako niste uključili praćenje razreda.

(Izborno) Odaberite drugu adresu otpreme s padajućeg popisa Otprema u gornjem desnom kutu.

Padajući popis Otpremanje prikazuje popis svih vaših kupaca, dobavljača i zaposlenika. Adresu za otpremu mijenjate odabirom jednog od ovih drugih imena. Nakon što odaberete unos s popisa Otprema, QuickBooks popunjava polje za adresu otpreme odgovarajućim informacijama.

Potvrdite datum narudžbenice.

U početku QuickBooks stavlja trenutni datum sustava u okvir Datum. Međutim, trebate potvrditi da je datum koji QuickBooks unese kao datum narudžbe točan. Ovo je datum ugovora. Često datum postavlja ugovorne uvjete, kao što je broj dana unutar kojih se predmet treba otpremiti.

Potvrdite broj narudžbenice.

Broj narudžbenice, ili broj narudžbenice, jedinstveno identificira dokument narudžbenice. QuickBooks uzastopno numerira narudžbe za vas i stavlja odgovarajući broj u okvir narudžbenice. Pretpostavka koju QuickBooks daje o pravom broju narudžbenice obično je točna. Ako nije točan, možete unijeti zamjenski broj.

Potvrdite dobavljača i informacije o otpremi.

Blok Dobavljač i Blok Otprema identificiraju dobavljača od kojeg kupujete artikl i adresu na koju želite da prodavač pošalje pošiljku. Ove informacije trebale bi biti točne ako je vaš popis dobavljača ažuran i ako ste ispravno koristili padajući popis Otprema za identifikaciju, ako je potrebno, alternativnu adresu otpreme.

Ipak, potvrdite da su informacije prikazane u ova dva adresna bloka točne. Ako informacije nisu točne, naravno, popravite. Podatke o bloku adrese možete urediti odabirom netočnih informacija, a zatim ponovno upisivanjem onoga što bi se trebalo prikazati.

Opišite svaki artikl koji želite naručiti.

Pomoću stupaca prozora Kreiraj narudžbenice detaljno opišete svaki artikl koji želite naručiti kao dio kupnje. Svaka stavka ide u svoj red. Da biste opisali stavku koju želite kupiti od dobavljača, dajete sljedeće podatke:

• Stavka: Stupac Stavka je mjesto gdje bilježite jedinstveni broj artikla za artikl koji želite kupiti. Zapamtite da stavke moraju biti unesene ili opisane na popisu stavki. Glavna stvar koju trebate znati o popisu artikala je da sve što želite prikazati u fakturi – ili, u tom slučaju, u narudžbenici – mora biti opisano u datoteci artikla.

• Opis: u stupcu Opis opisujete stavku koju odaberete. Također možete urediti polje Opis tako da ima smisla za kupce ili dobavljače.

• Količina: Stupac Qty navodi količinu artikla koju želite. Očigledno, u ovo polje unosite broj stavki koje želite.

• Stopa: Stupac Stopa navodi cijenu po jedinici ili stopu po jedinici za stavku. Imajte na umu da QuickBooks koristi različite oznake za ovaj stupac ovisno o vrsti poslovanja koju ste postavili.

• Kupac: Stupac Kupac identificira kupca za kojeg se artikl kupuje.

• Klasa: U stupcu Klasa klasificirate stavke narudžbenice na razini stavke, a ne na razini narudžbenice. Imajte na umu da ovaj stupac nećete vidjeti osim ako niste uključili praćenje razreda.

• Količina: Stupac Količina prikazuje ukupno potrošenu stavku. QuickBooks izračunava iznos umjesto vas množenjem količine sa stopom (ili cijenom). Možete urediti iznos stupca. U ovom slučaju, QuickBooks prilagođava stopu (ili cijenu) tako da stopa količina puta uvijek bude jednaka iznosu.

Unesite opis svakog artikla koji bi trebao biti uključen u narudžbu. To znači, na primjer, da ako želite naručiti šest artikala od dobavljača, vaša narudžba treba sadržavati šest redaka informacija.

Ispišite narudžbu.

Svrha snimanja narudžbenice u QuickBooks je stvaranje službenog zapisa o kupnji. Gotovo uvijek želite prenijeti ovu narudžbu dobavljaču. Narudžbenica govori dobavljaču što točno želite kupiti i cijenu koju ste spremni platiti.

Za ispis narudžbenice možete kliknuti gumb Ispis. Također možete kasnije ispisati narudžbe u nizu ako odaberete potvrdni okvir Ispis kasnije (dostupan na kartici Glavna) kada kreirate narudžbenice, spremite sve narudžbenice koje želite ispisati kasnije, a zatim odaberete Datoteka →Naredba Ispis obrazaca→Narudžbenice.

Spremite narudžbu.

Za spremanje narudžbenice kliknite gumb Spremi i zatvori ili Spremi i novo. Ako kliknete gumb Spremi i novo, QuickBooks sprema tu narudžbu i ponovno prikazuje praznu verziju prozora Kreiraj narudžbenice tako da možete snimiti drugu narudžbu.

Savjeti i trikovi za narudžbu u QuickBooks 2019

Evo još nekoliko važnih zapažanja:

• Ne zaslužuje svaka kupnja narudžbu. Ako niste navikli raditi s narudžbenicama, lako je pretjerati kada počnete koristiti ovaj praktični alat. Ipak, imajte na umu da sve kupnje ne jamče narudžbenice (pogledajte sljedeću stavku).
• Koristite narudžbenice za upravljanje kupnjom. Poduzeća obično koriste narudžbenice kao način kontrole i dokumentiranja kupnje. Zapravo, mnoge kupnje zapravo ne zahtijevaju narudžbu. Iznosi koje ste pristali kupiti, a koji su dokumentirani standardnim ugovorima - kao što su računi telefonske tvrtke, plinske tvrtke i vašeg stanodavca - očito ne trebaju narudžbenice. Osim toga, za skromne kupnje, poput uredskog materijala, često nisu potrebne narudžbenice. Definitivno vam je potreban način da kontrolirate te izdatke, ali narudžbe vjerojatno nisu pravi način.
• Razmotrite druge, komplementarne alate za kontrolu. Druge proračunske kontrole, kao što je "odobrenje od nadzornika" ili jednostavan proračun, često rade jednako dobro.