Kako implementirati jednostavan ABC sustav u QuickBooks

Sve što radite za implementaciju jednostavnog sustava obračuna troškova temeljenog na aktivnostima (ABC) u QuickBooks je ono što radite upravo sada. Drugim riječima, samo nastavite pratiti svoje operativne troškove koristeći dobar, pristojan kontni plan. To je 90 posto bitke.

Također se trebate pobrinuti za samo jednu ili dvije manje, dodatne stavke. Prvo uključite značajku QuickBooks Class Tracking. Praćenje klasa omogućuje vam da kategorizirate transakcije prihoda i rashoda tako da ne spadaju samo u račune prihoda i rashoda, već i u određene klase.

Drugo, kada bilježite trošak, također identificirate klasu u koju trošak spada. Korištenje predmeta koji odgovaraju vašim aktivnostima — pa, vidite da je to sve što je potrebno, zar ne?

ABC možete napraviti vrlo kompliciranim. Nadalje, ako izađete i unajmite vanjskog konzultanta — nekoga tko vam želi naplatiti tisuće ili čak desetke tisuća dolara za postavljanje jednog od ovih sustava — možete završiti s nečim što je vrlo, vrlo moćno i vrlo, vrlo komplicirano.

S obzirom na to, međutim, ABC sustavi ne moraju biti tako komplicirani, osobito ako želite samo bolju alokaciju svojih režijskih troškova, a ne sustav koji gleda na pokretače troškova ili aktivnosti koje čine vaše režijske troškove. ABC može biti prilično jasan. To se posebno odnosi na male ili srednje tvrtke. Zapravo, vjerojatno možete implementirati dobar, prvorazredni ABC sustav poduzimajući sljedeća četiri koraka:

Pogledajte svoje režijske troškove.

Provjerite imate li dovoljno troškova za brigu. Ako ste u poslu s velikim maržama i vrlo niskim troškovima, ABC možda nema smisla za vas. Inkrementalna vrijednost koju postižete preciznijom raspodjelom režijskih troškova može biti jednostavno manifestacija opsesivno-kompulzivnog poremećaja osobnosti, a ne dobrog računovodstva.

Identificirajte velike režijske troškove.

To morate učiniti ako odlučite da želite dodijeliti dio ili hrpu svojih režijskih troškova putem ABC pristupa. Nemojte trošiti vrijeme pokušavajući točno alocirati neke iznose peni-ante (osim ako su oni jednostavni za dodjelu koji se mogu obaviti u isto vrijeme kao i veći projekt).

Idite na najveći prasak koji možete dobiti za svoj novac. Stvorite ABC sustav koji dodjeljuje, uz minimalan trud, veliki dio vaših režija. Nemojte biti previše pedantni.

Identificirajte glavne aktivnosti koje troše režijske troškove.

U jednostavnom primjeru zamišljenog posla s štandovima za hot dog, imate samo jednu aktivnost: posluživanje kupca. Sigurno ćete imati više aktivnosti od toga. Međutim, ne morate kreirati popis od 80 aktivnosti.

Identificirajte velike aktivnosti koje vam omogućuju da rasporedite svoje režijske troškove. Što manje aktivnosti možete koristiti za to, lakše će vam biti računovodstvo. Pronađite nekoliko aktivnosti koje vam omogućuju pravednu i točnu raspodjelu režijskih troškova na linije proizvoda. To je velika slika.

Pratite aktivnosti do proizvoda pomoću odgovarajućih mjera.

Nakon što ste identificirali nekoliko aktivnosti koje vam omogućuju povezivanje režijskih troškova s ​​proizvodima, svakako upotrijebite odgovarajuću mjeru — također poznatu kao pokretač troškova — da povežete režijske troškove s linijama proizvoda ili usluga.

U primjeru poslovanja s štandovima s hot dogovima, jedan režijski trošak — najam — nije ni trebao pokretač troškova. Troškovi zaliha također nisu trebali pokretač troškova jer ste mogli alocirati taj trošak jednostavnim promatranjem.

Troškovi plaća zahtijevali su sofisticiraniji udžbenički pristup raspodjeli. Da biste alocirali trošak plaća, kreirali ste aktivnost koja se zove usluživanje korisnika, a zatim dodijelili trošak te aktivnosti na temelju broja koraka koje je zahtijevala svaka linija proizvoda.

ABC sustav je alat koji možete koristiti za upravljanje režijskim troškovima i profitabilnosti proizvoda ili usluga koje prodajete. Praktički, želite se usredotočiti na velike režijske troškove, a na kraju, sve što stvarno želite je ABC sustav koji proizvodi korisne brojeve — brojeve koji vam pomažu da jasnije i kreativnije razmišljate o svom poslovanju.