Kako funkcioniraju narudžbenice u QuickBooks 2019

Ako morate naručiti stvari za svoju tvrtku, razmislite o korištenju narudžbenica. Stvorite QuickBooks narudžbenice čak i ako naručujete robu telefonom ili telegrafom ili čak putem World Wide Weba — to jest, kad god ne zatražite robu u pisanom obliku. Ispunjavanjem narudžbenica možete odrediti koje artikle imate na narudžbi i kada će artikli stići. Sve što trebate učiniti je pitati QuickBooks "Što je po narudžbi i kada dolazi?" Nikada više nećete morati razbijati glavu da biste se sjetili jeste li naručili te mamice i doohickey.

A kad račun stigne, već ćete ga imati naveden na obrascu narudžbenice. Pogodi što? Nakon što ste napisali sve stavke u narudžbenici, ne morate ispunjavati karticu Stavke na čeku kada plaćate račun. Ili, ako račune plaćate metodom plaćanja računa, ne morate ispunjavati karticu Stavke u prozoru Unos računa. Kada artikli stignu, sve što trebate učiniti je obavijestiti QuickBooks; predmeti se odmah dodaju na popis inventara.

Koristite narudžbenice za artikle koje naručujete — to jest za artikle koje ćete primiti i platiti u budućnosti. Ako kupujete artikle na šalteru ili primate artikle koje niste naručili, očito vam nije potrebna narudžbenica. Ono što trebate učiniti je platiti račun i inventarizirati artikle koje ste upravo kupili.

Kako prilagoditi obrazac narudžbenice u QuickBooks 2019

QuickBooks vam omogućuje da prilagodite svoj obrazac narudžbenice, radeći od nule na stvaranju novog obrasca narudžbenice ili radeći na postojećem predlošku narudžbenice.

Da biste izradili obrazac narudžbenice "od nule", odaberite Dobavljači → Kreiraj narudžbenice i kliknite gumb Prilagodi dizajn na kartici Oblikovanje rezultirajućeg dijaloškog okvira. QuickBooks prikazuje Intuit web stranicu koja vas vodi kroz korake za stvaranje vlastitog vrlo prilagođenog obrasca.

Da biste prilagodili postojeći obrazac narudžbenice, odaberite Dobavljači → Kreiraj narudžbenice i zatim kliknite gumb Prilagodi izgled podataka na kartici Formatiranje rezultirajućeg dijaloškog okvira. QuickBooks, u ovom slučaju, traži od vas da napravite kopiju obrasca narudžbenice, a zatim prikazuje dijaloški okvir Dodatna prilagodba (nije prikazan), koji sadrži gumbe i okvire koje možete koristiti za izmjenu standardnog QuickBooks PO obrasca tako da podaci želite se pojavljuje i označava kako želite.

Dijaloški okvir Dodatna prilagodba pruža područje za pregled koje možete koristiti da vidite kako izgledaju vaše promjene i gumb Odustani koji možete kliknuti ako stvari užasno izmaknu kontroli. Nadalje, dijaloški okvir Dodatna prilagodba pruža gumb Dizajner izgleda koji možete kliknuti da biste otvorili prozor Dizajnera izgleda. Prozor Layout Designera omogućuje vam da postanete pravi crtač rasporeda i napravite sve vrste promjena u svojoj narudžbini jednostavnim pomicanjem polja po stranici pomoću miša.

Gumb Upravljanje predlošcima, također dostupan na kartici Oblikovanje, omogućuje vam da odaberete obrazac narudžbenice koji želite prilagoditi kada ste prethodno izradili više od jednog obrasca.

Kako ispuniti narudžbu za kupnju u QuickBooks 2019

Možda vam ponestaje gizmosa, doohickeyja ili neke druge stavke na vašem popisu stavki i spremni ste preurediti ove stvari — što god da jesu. Slijedite ove korake da biste ispunili narudžbenicu:

1. Odaberite Dobavljači → Kreiraj narudžbenice.

Također možete kliknuti ikonu Narudžbenice na početnom zaslonu ili kliknuti područje Nove transakcije u centru za dobavljače, a zatim odabrati Narudžbenice. Vidjet ćete prozor Kreiraj narudžbenice, koji je sličan prikazanoj slici. Imajte na umu da točni detalji ovog prozora ovise o tome kako prilagodite obrazac narudžbenice.

Prozor Kreiraj narudžbenice.

2. Odaberite dobavljača s padajućeg izbornika Dobavljač.

Kliknite strelicu prema dolje da biste vidjeli popis svojih dobavljača. Kliknite dobavljača da biste vidjeli njegovo ime i adresu u okviru Dobavljač. Ako ne možete pronaći ime dobavljača na svom izborniku, odaberite Dodaj novi s izbornika, a zatim unesite podatke o dobavljaču u dijaloški okvir Novi dobavljač. Kliknite U redu kada završite s dijaloškim okvirom.

3. Ako pratite svoj inventar po razredima, odaberite klasu s padajućeg izbornika Razred.

Prozor Kreiraj narudžbenice možda nema padajući izbornik Razred. Ako nema, a želite da ga ima, morate postaviti QuickBooks za praćenje troškova po razredima. Da biste to učinili, otvorite QuickBooks datoteku u načinu rada za jednog korisnika kao administrator. Zatim odaberite Uredi→ Postavke i kliknite ikonu Računovodstvo na popisu s lijeve strane. (Možda ćete također morati kliknuti karticu Postavke tvrtke.) Na kraju, potvrdite okvir Koristi praćenje razreda, a zatim kliknite U redu.

4. (Neobavezno) Odaberite zastupnika, očekivani datum i FOB ako ih koristite u narudžbenici.

Možda ćete morati ispuniti druga polja prije nego što dođete do opisa stavke po artiklu na dnu. Opet, ova se polja možda neće pojaviti ako niste naveli da ih želite na svom obrascu.

5. Prijeđite na stupac Stavka i počnite unositi artikle koje naručujete.

Unos stavki je najvažniji dio izrade narudžbenice. Kada se pomaknete u stupac Stavka, on se pretvara u padajući izbornik. Kliknite njegovu strelicu prema dolje da biste vidjeli popis stavki. Možda ćete se morati pomaknuti do stavke koju želite unijeti. Brz način pomicanja do stavke je upisivanje prvih nekoliko slova naziva stavke. Ako upišete naziv stavke koja nije na popisu stavki, QuickBooks će vas pitati želite li postaviti ovu stavku. Ako je tako, kliknite Postavi, a zatim ispunite dijaloški okvir Nova stavka.

Unesite onoliko stavki koliko želite u stupac Stavka. QuickBooks popunjava opis stavke umjesto vas, ali možete urediti sve što se stavi u stupac Opis, ako je potrebno. U stupcu Količina navedite koliko svake stavke trebate.

6. Ako želite, ispunite polje Poruka dobavljača — ali svakako ispunite polje Podsjetnik.

Polje Poruka dobavljača mjesto je na koje šaljete poruku strani koja prima vašu narudžbu. Mogao bi napisati. Dobij mi ovu stvar odmah!

Bez obzira što radite, obavezno ispunite polje Podsjetnik. Ono što upišete u ovo polje pojavljuje se u dijaloškom okviru Otvori narudžbenice, a ti su podaci najsigurniji način da utvrdite čemu služi ova narudžbenica. Unesite nešto smisleno što možete razumjeti nakon dva tjedna, tri tjedna ili mjesec dana, kada plaćate artikle koje naručujete.

Na vrhu prozora Kreiraj narudžbenice nalazi se potvrdni okvir Ispiši kasnije, koji vam govori želite li ispisati ovu narudžbu. Ako želite ispisati narudžbu, provjerite je li odabran ovaj potvrdni okvir. Nakon što ispišete narudžbu, kvačica nestaje s okvira.

7. Kliknite Ispis za ispis narudžbenice.

Ako je ova narudžbenica jedna od mnogih koje ste ispunjavali, a želite ispisati nekoliko odjednom, kliknite strelicu ispod gumba Ispis i na padajućem izborniku odaberite Batch. Međutim, prije nego što ispišete narudžbu, možda ćete htjeti kliknuti strelicu prema dolje ispod gumba Ispis i odabrati Pregled da biste vidjeli kako će narudžbenica izgledati kada je ispišete. QuickBooks vam prikazuje repliku narudžbenice na zaslonu. Nadam se da izgleda u redu.

Gumb Povijest koristite nakon što primite stavke koje ste tako pažljivo naveli u narudžbenici. Nakon što primite artikle i zabilježite njihov primitak, klikom na ovaj gumb QuickBooks govori da vam da cijelu povijest artikla – kada ste ga naručili i kada ste ga primili.

Što se tiče ostalih tipki na vrhu, mislim da znate koji su to.

8. Kliknite Spremi i novo ili Spremi i zatvori za snimanje narudžbenice.

QuickBooks sprema narudžbu i prikazuje novi, prazan prozor narudžbenice u koji možete unijeti drugu narudžbu.

Kako provjeriti narudžbenice u QuickBooks

Vi snimate narudžbenice. Prođe nekoliko tjedana, a vi se zapitate: "Jesam li naručio one doohickey od Acmea?" Odaberite Izvješća → Kupnje → Otvori narudžbenice da biste vidjeli izvješće koje navodi nepodmirene narudžbenice. Ili kliknite Centar za izvješća, odaberite Kupnje u lijevom stupcu, kliknite gumb Prikaz popisa u gornjem desnom kutu da biste dobili stvarni popis izvješća o kupnji, a zatim kliknite Izvješće Otvori narudžbenice. Alternativno, možete koristiti vrtuljak centra za izvješća za listanje izvješća u kategoriji. Da biste koristili vrtuljak, odaberite Kupnje u lijevom stupcu, kliknite gumb Prikaz vrtuljka (pored gumba Prikaz popisa), a zatim kliknite sliku snopa izvješća koja se pojavljuje lijevo ili desno od slike odabranog izvješće.

Kako primiti stavke narudžbenice u QuickBooks

Nakon što vaši doohickey i gizmos stignu vlakom deva, trebate zabilježiti primitak artikala i dodati ih na svoj popis predmeta.

Prve dvije stvari koje trebate učiniti su zabilježiti jesu li stvari došle s računom, a zatim odlučiti kako ih želite platiti. Te su odluke iste koje morate donijeti ako primite robu bez prethodnog ispunjavanja narudžbenice.

Stavke narudžbenice koje primite bilježite na isti način na koji bilježite ostale primljene stavke:

• Ako artikle na narudžbenici plaćate čekom, koristite prozor Write Checks.
• Ako primite stavke narudžbenice bez računa, upotrijebite prozor Kreiraj potvrde o artiklu.
• Ako stavke narudžbenice primate s računom, koristite prozor Unesi račune.

Bez obzira na prozor koji koristite, kada odaberete dobavljača koji vam je prodao artikle narudžbenice, QuickBooks vas upozorava da postoje otvorene narudžbenice za dobavljača i pita vas želite li primiti narudžbenice. Naravno da jesi. ( Primite protiv jednostavno znači usporediti ono što ste naručili s onim što ste primili.) Kada kliknete Da, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Otvori narudžbenice, kao što je prikazano ovdje. Odaberite narudžbenice prema kojima primate, a zatim kliknite U redu. QuickBooks ispunjava karticu Stavke kako bi prikazao sve stvari koje ste naručili. Ako ono što QuickBooks prikazuje nije ono što ste primili, možda ćete morati izvršiti prilagodbe.

Dijaloški okvir Otvori narudžbenice.