Kako fakturirati kupcu u QuickBooks 2019

Za fakturiranje kupca iz QuickBooks 2019, upotrijebite prozor Kreiraj fakture kako biste identificirali kupca i odredili iznos koji korisnik duguje. Za prikaz prozora Kreiraj fakture odaberite naredbu Kupci → Kreiraj fakture. Kada to učinite, QuickBooks prikazuje prozor za izradu faktura kao što je prikazano. Možete koristiti više od jedne vrste QuickBooks predloška fakture.

Međutim, imajte na umu da prozor Izrada faktura koji vidite možda neće izgledati baš kao prikazan. Također možete odabrati prilagođavanje obrasca računa tako da savršeno odgovara vašim poslovnim zahtjevima. Konkretni koraci koje poduzimate mogu se jako malo razlikovati ako radite s drugim QuickBooks predloškom obrasca fakture.

1Za prikaz prozora Kreiraj fakture, odaberite naredbu Kupci→Kreiraj fakture.

Kada to učinite, QuickBooks prikazuje prozor Kreiraj fakture. Međutim, imajte na umu da prozor Izrada faktura koji vidite možda neće izgledati baš kao prikazan. Možete koristiti više od jedne vrste obrasca fakture. Također možete odabrati prilagođavanje obrasca računa tako da savršeno odgovara vašim poslovnim zahtjevima.

2Identificirajte kupca i, ako je prikladno, posao.

Da biste to učinili, odaberite kupca ili kupca i kombinaciju posla s padajućeg popisa Kupac:Posao. Ne brinite o ovom "poslovnom" poslu ako niste upoznati s njim.

Morate identificirati određenog kupca kojem fakturirate odabirom tog kupca s popisa Kupac:Posao. Ako je kupac novi kupac kojeg još niste fakturirali ili opisali na popisu kupaca, unesite kratko ime za kupca — kao što je skraćenica imena tvrtke kupca — na popisu Kupac:Posao.

QuickBooks tada pokazuje da kupac još ne postoji na popisu kupaca i pita vas želite li dodati kupca; naznačite da to činite. Kada se to od vas zatraži, navedite podatke o klijentu koje QuickBooks traži.

Također možete klasificirati fakturu da se uklapa u određenu kategoriju pomoću padajućeg popisa Klasa. U ovom trenutku ne brinite o korištenju praćenja razreda.

3 Potvrdite ili navedite nove podatke zaglavlja fakture.

Nakon što identificirate kupca, QuickBooks ispunjava polja Datum, Faktura, Račun primatelja i eventualno Isporuka. Vjerojatno ne trebate mijenjati ove podatke. Trebali biste pregledati informacije prikazane u ovim okvirima kako biste bili sigurni da su točni.

Na primjer, obično ne biste nekome fakturirali osim ako već niste poslali proizvod ili pružili uslugu. Stoga biste vjerojatno trebali potvrditi da datum fakture slijedi nakon datuma isporuke proizvoda ili datuma pružanja usluge. Možda ćete također htjeti potvrditi, na primjer, da je adresa za otpremu ispravna.

4 Navedite ili potvrdite podatke o polju za fakturu.

Fakture uključuju informacije o polju koje bilježe stavke kao što su brojevi narudžbenica, uvjeti plaćanja, datum isporuke i način dostave. Trebali biste provjeriti je li sve što QuickBooks prikazuje u ovim tekstnim okvirima točno.

Ako vam je kupac dao broj narudžbenice, na primjer, unesite taj broj narudžbenice u okvir Broj narudžbenice. Potvrdite da su uvjeti plaćanja prikazani u okviru Uvjeti točni. Potvrdite da je datum prikazan u polju Otprema točan.

Ne moraju se ispuniti sva ova polja za svaku fakturu, ali želite dostaviti sve informacije koje kupcu olakšavaju plaćanje fakture, vezati fakturu s njegovom ili njezinom evidencijom o kupnji i shvatiti kako i kada je artikal se otprema.

5 Opišite prodane artikle.

Kako izgleda područje stupaca vaše fakture doista ovisi o tome prodajete li proizvode ili usluge. Slika prikazuje područje stupaca za proizvode. Područje stupaca za uslugu izgleda jednostavnije jer ne dajete puno informacija kada opisujete stavke usluge.

U području stupaca želite opisati svaku stavku — svaki proizvod ili uslugu — za koju se naplaćuje račun. Da biste to učinili, koristite jedan red za svaku stavku. Tada prva stavka koju želite naplatiti ide u redak 1 područja stupaca.

Za svaki artikl upisujete naručenu količinu, šifru artikla i cijenu ili stopu. QuickBooks dohvaća opis stavke s vašeg popisa stavki i stavlja te podatke u stupac Opis. QuickBooks također izračunava iznos naplaćen za artikl množenjem količine s cijenom ili stopom.

Međutim, možete urediti i polja Opis i Iznos. Ako uredite polje Količina, QuickBooks ponovno izračunava polje Cijena Svaki dijeleći iznos s količinom.

Za unos dodatnih stavki u fakturu, unesite dodatne retke. Svaka stavka koju želite naplatiti — svaka stavka koja bi se trebala pojaviti kao zasebna naplata na fakturi — pojavljuje se kao redak u području stupaca. Ako kupcu želite fakturirati neki proizvod, za taj se proizvod koristi jedan redak u području stupaca fakture.

Ako korisniku želite naplatiti prevozninu, jedan redak područja fakture opisuje tu naknadu. Ako korisniku želite naplatiti porez na promet, opet, jedan redak ili redak područja stupaca pokazuje da je porez na promet naplaćen.

Popusti predstavljaju složene stavke retka koje je potrebno uključiti u fakturu. Pretpostavimo da nekom kupcu želite dati popust od 10 posto. Da biste to učinili, u fakturu uključujete stavku s popustom. No iako QuickBooks uključuje stavku s popustom na svom popisu stavki, postotak popusta može se primijeniti samo na prethodnu stavku u fakturi. Iz tog razloga, QuickBooks također isporučuje međuzbirnu stavku. Za zbroj svih prethodnih stavki prikazanih na fakturi koristite podzbroj. Na primjer, zbrajanjem svih stavki proizvoda prikazanih na fakturi, tvrtka može kupcu odobriti 10 posto popusta na te proizvode.

Morate uključiti simbol postotka kako biste QuickBooks rekli da izračuna popust jednak postotku međuzbroja. Ako izostavite simbol postotka, QuickBooks pretpostavlja da želite popust u dolarima, a ne postotni popust. Na slici, na primjer, izostavljanje simbola postotka pretvorilo bi popust od 10 posto u popust od 10 dolara.

6Upotrijebite okvir Poruka kupca na dnu prozora Kreiraj fakture da dostavite poruku kupca koja se pojavljuje na dnu fakture.

Ako ste izradili prilagođeni predložak obrasca fakture koji uključuje druge informacije u podnožju, ovi okviri podnožja također se pojavljuju na dnu prozora Izrada faktura. Možete ih koristiti za prikupljanje i prijenos dodatnih informacija u podnožju.

7 (Neobavezno) Provjerite pravopis.

Ako kliknete gumb Pravopis, koji se pojavljuje uz gornji rub kartice Oblikovanje prozora Stvaranje faktura, QuickBooks provjerava pravopis riječi koje koristite u fakturi. Ako QuickBooks ne pronađe pravopisne pogreške, prikazuje poruku koja vam govori da je provjera pravopisa dovršena. Ako QuickBooks pronađe pravopisnu pogrešku — kratice koda proizvoda često proizvode pravopisne pogreške u QuickBooks — prikazuje dijaloški okvir Provjeri pravopis na obrascu.

Možete koristiti promijeniti okvir ispraviti pravopis pogrešku - ako je u stvarnosti je pravopisne greške. Možete odabrati jednu od predloženih zamjena iz okvira s popisom Prijedlozi tako da kliknete prijedlog, a zatim kliknete gumb Zamijeni. Možete zamijeniti sva pojavljivanja pravopisne pogreške klikom na gumb Zamijeni sve. Ako je riječ za koju QuickBooks kaže da je pogrešno napisana zapravo ispravno napisana, možete kliknuti gumb Zanemari da kažete QuickBooks-u da zanemari ovu riječ ili gumb Zanemari sve da kažete QuickBooksu da zanemari sva pojavljivanja ove riječi u obrascu za fakturu.

Ako koristite pojmove koji se uvijek pojavljuju kao pogrešno napisane riječi, barem u QuickBooks, možete kliknuti gumb Dodaj koji se pojavljuje u dijaloškom okviru Provjera pravopisa na obrascu. Klikom na gumb Dodaj govori QuickBooks da doda riječ u svoj pravopisni rječnik. Nakon što ste dodali riječ u pravopisni rječnik QuickBooks, QuickBooks ne vidi da je riječ pogrešno napisana.

Također imajte na umu da možete kliknuti gumb Opcije za prikaz dijaloškog okvira Mogućnosti pravopisa. Dijaloški okvir Mogućnosti pravopisa uključuje potvrdne okvire koje možete koristiti za uključivanje ili isključivanje određenih vrsta logike provjere pravopisa. Možete odabrati potvrdni okvir kako biste QuickBooks-u rekli da uvijek provjerava pravopis obrazaca prije ispisa, spremanja ili slanja obrasca, na primjer. Dijaloški okvir također uključuje potvrdne okvire koji QuickBooks govore da ignorira određene vrste riječi, kao što su one koje koriste brojeve, one koje su sve velikim slovima i one s mješovitim velikim slovima.

8 Kliknite gumb Spremi i zatvori ili gumb Spremi i novo da biste spremili svoj račun.

Kliknite gumb Spremi i zatvori ako želite spremiti fakturu i zatvoriti prozor Kreiraj fakture. Kliknite gumb Spremi i novo ako želite spremiti fakturu, a zatim unesite drugu fakturu u praznu verziju prozora Kreiraj fakture.

Kliknite karticu Pošalji/Pošalji, a zatim gumb FedEx ili UPS da biste pokrenuli prozor QuickBooks Shipping Manager, koji vam omogućuje automatizaciju nekih koraka u otpremanju paketa koristeći Federal Express ili United Parcel Service (UPS). Kada prvi put pokrenete Shipping Manager, morat ćete obaviti malo postavljanja.

Za prelistavanje faktura koje ste već kreirali kliknite gumbe Prethodno i Sljedeće. Ili kliknite gumb Pronađi i upotrijebite dijaloški okvir Pronađi fakture da opišete fakturu koju želite locirati.