Kako fakturirati kupcu u QuickBooks 2012

Za fakturiranje kupca u QuickBooks 2012, upotrijebite prozor Kreiraj fakture kako biste identificirali kupca i odredili iznos koji korisnik duguje. Možete koristiti više od jedne vrste obrasca fakture ili onaj koji ste sami prilagodili.

1Za prikaz prozora Kreiraj fakture, odaberite naredbu Kupci→Kreiraj fakture.

QuickBooks prikazuje prozor Kreiraj fakture.

2Identificirajte kupca i, ako je prikladno, posao.

Da biste to učinili, odaberite kupca ili kupca i kombinaciju posla s padajućeg popisa Kupac:Posao. Ne brinite o ovom "poslovnom" poslu ako niste upoznati s njim.

Međutim, trebali biste razumjeti kako klijenti rade. Morate identificirati konkretnog kupca kojem fakturirate. To činite odabirom kupca s popisa Kupac:Posao. Ako je kupac novi kupac kojeg još niste fakturirali ili opisali na popisu kupaca, unesite kratko ime za kupca — kao što je skraćenica od naziva tvrtke kupca — na popisu Kupac:Posao.

QuickBooks tada pokazuje da kupac još ne postoji na popisu kupaca i pita vas želite li dodati kupca; naznačite da to činite. Kada se to od vas zatraži, navedite podatke o klijentu koje QuickBooks traži.

3 Potvrdite ili navedite nove podatke zaglavlja fakture.

Nakon što identificirate kupca, QuickBooks ispunjava polja Datum, Račun, Račun primatelja i, eventualno, polja Isporuka. Vjerojatno ne trebate mijenjati ove podatke. Trebali biste pregledati informacije prikazane u ovim okvirima kako biste bili sigurni da su točni.

Na primjer, obično ne biste nekome fakturirali osim ako ste već poslali proizvod ili je usluga već pružena. Stoga biste vjerojatno trebali potvrditi da datum fakture slijedi nakon datuma isporuke proizvoda ili datuma pružanja usluge. Možda ćete također htjeti potvrditi, na primjer, da je adresa za otpremu ispravna.

4 Navedite ili potvrdite podatke u polju Faktura.

Fakture uključuju informacije o polju koje bilježe stavke kao što su brojevi narudžbenica, uvjeti plaćanja, datum isporuke i način dostave. Trebali biste provjeriti je li sve što QuickBooks prikazuje u ovim poljima točno. Ako vam je kupac, na primjer, dao broj narudžbenice, unesite taj broj narudžbenice u okvir Broj narudžbenice.

Potvrdite da su uvjeti plaćanja prikazani u okviru Uvjeti točni. Potvrdite da je datum prikazan u polju Otprema točan. Ne moraju se ispuniti sva ova polja za svaku fakturu, ali želite dostaviti sve informacije koje kupcu olakšavaju plaćanje fakture, vezati fakturu s njegovom ili njezinom evidencijom o kupnji i shvatiti kako i kada je artikal se otprema.

5 Opišite prodane artikle.

Kako izgleda područje stupaca vaše fakture doista ovisi o tome prodajete li proizvode ili usluge. Područje stupaca za uslugu izgleda jednostavnije jer ne dajete puno informacija kada opisujete stavke usluge. U području stupaca želite opisati svaku stavku — svaki proizvod ili uslugu — za koju se naplaćuje račun.

Da biste to učinili, koristite jedan red za svaku stavku. Tada prva stavka koju želite naplatiti ide u redak 1 područja stupaca. Za svaki artikl upisujete naručenu količinu, šifru artikla i cijenu ili stopu.

QuickBooks dohvaća opis stavke s vašeg popisa stavki i stavlja te podatke u stupac Opis. QuickBooks također izračunava iznos naplaćen za artikl množenjem količine s cijenom ili stopom. Međutim, možete urediti i polja Opis i Iznos. Ako uredite polje Količina, QuickBooks ponovno izračunava polje Cijena Svaki dijeleći iznos s količinom.

6Upotrijebite okvir Poruka kupca na dnu prozora Kreiraj fakture da dostavite poruku kupca koja se pojavljuje na dnu fakture.

Ako ste izradili prilagođeni predložak obrasca fakture koji uključuje druge informacije u podnožju, ovi okviri podnožja također se pojavljuju na dnu prozora Izrada faktura. Možete ih koristiti za prikupljanje i prijenos dodatnih informacija u podnožju.

7 Kliknite na gumb Spremi i zatvori ili gumb Spremi i novo da biste spremili svoj račun.

Kliknite gumb Spremi i zatvori ako želite spremiti fakturu i zatvoriti prozor Kreiraj fakture. Gumb Spremi & Novo koristite ako želite spremiti fakturu, a zatim unijeti drugu fakturu u praznu verziju prozora Kreiraj fakture.