Kako dodati korisnike u QuickBooks Enterprise Solutions

Ako će QuickBooks koristiti više osoba, želite postaviti dodatne korisnike. Da biste dodali korisnike u QuickBooks Enterprise Solutions, slijedite ove korake:

Odaberite naredbu Tvrtka→Korisnici→Postavi korisnike i uloge.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Korisnik i uloge. Dijaloški okvir Korisnici i uloge identificira sve korisnike za koje je postavljen pristup QuickBooks i uloge koje QuickBooks može ispuniti kada koristi QuickBooks. Popis korisnika, koji se prikazuje na kartici Popis korisnika u dijaloškom okviru, također identificira tko je trenutno prijavljen na sustav.

Recite QuickBooksu da želite dodati korisnika klikom na gumb Novo.

Kada kliknete ovaj gumb, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Novi korisnik.

Identificirajte korisnika i unesite lozinku.

Svakom korisniku za kojeg postavljate morate dati korisničko ime. To možete učiniti tako da unesete kratko ime — možda ime korisnika — u okvir Korisničko ime. Nakon što identificirate korisnika, unosite korisničku lozinku u tekstni okvir Lozinka i tekstni okvir Potvrdi lozinku.

Identificirajte ulogu(e) korisnika.

Koristite okvir s popisom Dostupne uloge za odabir uloga (ili dužnosti) koje korisnik ispunjava. Zatim dodajte odabranu ulogu na korisnički popis dodijeljenih uloga klikom na gumb Dodaj. Da biste uklonili ulogu od korisnika, odaberite ulogu u okviru s popisom Dodijeljene uloge, a zatim kliknite Ukloni.

Okvir Opis na dnu dijaloškog okvira Novi korisnik detaljnije opisuje ulogu, uključujući tip korisnika QuickBooks kojemu bi se obično mogla dodijeliti odabrana uloga.

(Izborno) Izmijenite uloge prema potrebi.

Možete fino podesiti uloge koje (uz pomoć QuickBooksa) dodijelite. Da biste to učinili, odaberite karticu Uloge u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, kliknite ulogu koju želite promijeniti, a zatim kliknite gumb Uredi.

Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Uredi ulogu, odaberite računovodstvenu aktivnost ili područje na popisu Područje i aktivnosti, a zatim upotrijebite gumbe Razina pristupa području da odredite što korisnik s odabranom ulogom može učiniti. Možete označiti da korisnik ne bi trebao imati pristup odabirom radio gumba Ništa.

Možete označiti da korisnik treba imati puni pristup odabirom radio gumba Puni. Ako bi korisnik trebao imati djelomični pristup, odabirete gumb Djelomično, a zatim potvrdite ili poništite (po potrebi) okvire Stvori, Izmijeni, Izbriši, Ispis i Prikaz stanja. Kliknite U redu za spremanje svih promjena uloga i povratak u dijaloški okvir Korisnici i uloge.

Možete vidjeti kakav pristup svaka uloga u početku ima odabirom jednog od unosa na popisu Područje i aktivnosti. QuickBooks koristi gumbe i okvire Razina pristupa području za prikaz trenutnih postavki za ulogu.

Kao opće pravilo, kada je riječ o računovodstvenim kontrolama, želite osigurati minimalnu količinu pristupa. Ako netko ne treba pristup datoteci podataka QuickBooks za svakodnevne dužnosti, trebate odabrati gumb Ništa.

Ako nekome treba malo pristupa - možda za pripremu procjena poslova ili faktura - dajete samo taj pristup i ništa više.

Što više mogućnosti date zaposlenicima ili podizvođačima ili računovođama da se bave vašim računovodstvenim sustavom, veći je rizik da netko nehotice ili namjerno unese pogreške u sustav. Također, što veća prava i pristup dajete, lakše ćete učiniti da vas netko ukrade.

(Neobavezno) Pregledajte svoja korisnička dopuštenja.

Nakon što postavite korisnika, trebali biste (samo da budete oprezni) pregledati dopuštenja koja ste dali korisniku. Da biste to učinili, kliknite karticu Popis korisnika u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja.

Kada QuickBooks prikaže dijaloški okvir Dozvole za prikaz, odaberite korisnika, a zatim kliknite gumb Prikaži da biste vidjeli prozor Dozvole za prikaz, koji prikazuje vrlo detaljan popis onoga što korisnik može, a što ne može učiniti.

(Neobavezno) Pregledajte izmjene uloge.

Ako unesete izmjene u dopuštenja uloge, vjerojatno ćete također željeti pregledati te promjene. Da biste to učinili, kliknite karticu Popis uloga u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, odaberite ulogu, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja. QuickBooks prikazuje drugu verziju dijaloškog okvira Dozvole za prikaz u kojem su navedene uloge koje ste vi i QuickBooks postavili.

Odaberite ulogu koju želite pregledati, a zatim kliknite gumb Prikaz dopuštenja. QuickBooks prikazuje drugu verziju prozora View Permissions, s detaljnim popisom onoga što netko s ulogom može, a što ne može učiniti.

Nakon što završite s pregledom dopuštenja korisnika i uloga, kliknite Zatvori da zatvorite sve otvorene prozore, a zatim kliknite gumb Odustani ili Zatvori da zatvorite sve otvorene dijaloške okvire.

Od ovog trenutka nadalje, novi korisnik može koristiti QuickBooks; međutim, njegova ili njezina prava su ograničena na ono što ste naveli.

Računovođe često žele vidjeti prava koja imaju određeni korisnici. To je osobito istinito ako vas CPA revidira kao dio godišnjeg zatvaranja. (Možete biti pod revizijom ako banka, na primjer, želi revidirane financijske izvještaje.)

QuickBooksov prozor s dopuštenjima za pregled lijep je način da vidite ove podatke na mreži, a ako želite ispisati kopiju informacija o dopuštenjima, sve što trebate učiniti je kliknuti gumb Ispis u prozoru.