Izrada procjene posla s QuickBooksom 2005

QuickBooks Pro i QuickBooks Premier imaju značajku koja je vrlo zanimljiva za tvrtke koje obavljaju poslove ili projekte za svoje klijente: izvođače, konzultante, inženjere, arhitekte i tako dalje. QuickBooks Pro i QuickBooks Premier (za razliku od običnog programa Basic QuickBooks) imaju mogućnost jednostavnog izračuna troškova projekta ili posla. Ova mogućnost znači da vaša tvrtka može kreirati procjene projekta ili posla, pratiti troškove po projektu ili poslu i fakturirati po projektu ili poslu.

U QuickBooks Pro obračun troškova posla počinje s procjenom. Procjena je samo popis procijenjenih troškova koje ćete imati za neki posao koji ćete obavljati za nekog kupca.

Pod pretpostavkom da ste već kreirali posao i rekli QuickBooksu da koristite procjene, evo koraka koje slijedite za izradu procjene:

1. Uzmite obrazac.

Odaberite Kupci –> Kreiraj procjene. QuickBooks otvara obrazac za izradu procjena, koji nevjerojatno podsjeća na obrazac za izradu faktura koji ste vidjeli ako ste uopće radili s QuickBooksom.

2. Počnite ispunjavati praznine.

Odaberite odgovarajući Kupac:Posao iz okvira padajućeg popisa na vrhu obrasca. QuickBooks Pro automatski ispunjava što je moguće više informacija - obično barem okvir Ime/Adresa - na obrascu.

Ako ste konfigurirali QuickBooks Pro za praćenje klasa, odgovarajući okvir padajućeg popisa pojavljuje se u gornjem središnjem dijelu obrasca. Samo naprijed i upotrijebite kutiju, ako je prikladno.

Slobodno promijenite zadane postavke — na primjer, datum i procjenu #.

3. Dodajte stavke retka — pojedinosti, pojedinosti, pojedinosti.

Pojedinosti prozora Izrada procjena ispunjavate na isti način na koji ispunjavate pojedinosti prozora Izrada faktura.

Svaka stavka retka koju želite uključiti u procjenu posla mora biti opisana na popisu stavki. Imajte na umu da, budući da često prodajete radove klijentima i kupcima koristeći, djelomično, procjenu, obično ćete htjeti uključiti potpune opise stavki. (Neki izvođači, na primjer, često koriste nekoliko redaka opisnog teksta kako bi u potpunosti objasnili svaku stavku koja je prikazana na procjeni.)

4. Dodajte sve dodatne informacije.

Ako želite, upotrijebite bilo koji od drugih okvira dostupnih u prozoru Kreiraj procjene za prikupljanje i pohranu dodatnih informacija. Na primjer, baš kao i u prozoru Stvaranje faktura, možete kliknuti okvir s padajućim popisom Poruka korisnika i napisati prijateljsku poruku ili je možete koristiti s padajućeg popisa.

Također možete koristiti polje Memo da sebi napišete bilješku u vezi s poslom ako želite. Ili možda neke bilješke za scenarij o kojima ste razmišljali poslati studijima. Što god vam odgovara.

Ako želite uključiti druge stavke u prozor Kreiraj procjene, taj prozor možete prilagoditi. Odaberite Prilagodi iz okvira padajućeg popisa Predložak u gornjem desnom kutu prozora Kreiraj procjene. QuickBooks vam daje popis vaših obrazaca za procjenu. Odaberite onu koju želite urediti. (Na popisu možete imati samo jedan obrazac za procjenu ako nikada niste izradili novi.) Kliknite gumb Novo ili Uredi. Ako kliknete Novo, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Prilagodi procjenu.

Prije nego što ispišete tu procjenu, zapamtite da prozor Kreiraj procjene nije ista informacija koja se pojavljuje na pisanoj procjeni. Da biste vidjeli kako izgleda tiskana verzija, kliknite strelicu prema dolje pored gumba Ispis u prozoru Kreiraj procjene i s padajućeg popisa odaberite Pregled. Rezultat je slika na cijeloj stranici, smanjena da stane na zaslon.

Ako još niste spremili svoju procjenu, samo naprijed kliknite gumb Spremi i novo ili Spremi i zatvori.

Da biste pobliže ispitali procjenu (ili bilo koji obrazac QuickBooks na zaslonu), kliknite gumb Povećaj na vrhu zaslona za pregled ispisa ili pomaknite pokazivač miša preko slike. Kada pokazivač izgleda kao povećalo sa znakom plusa, kliknite lijevu tipku miša. Budući da na ovaj način možete vidjeti samo dio pregleda odjednom, koristite trake za pomicanje pri dnu i desno od prozora da biste se pomicali na različita područja.

Imajte na umu da povećalo sada ima znak minus, a gumb Povećaj prebacuje na Smanji. Ako dovršite više od jedne procjene, možete koristiti gumbe Prethodna stranica i Sljedeća stranica na zaslonu Pretpregled ispisa da biste pogledali druge procjene. Kada završite, kliknite gumb Zatvori.

Kada se vratite na prozor Kreiraj procjene, kliknite gumb Ispis; QuickBooks Pro prikazuje dijaloški okvir Print One Estimate. Kliknite Ispiši za ispis procjene bez daljnjeg.

Ako još niste koristili QuickBooks za ispis procjena, možda ćete prvo morati postaviti svoj pisač za ovaj zadatak. Da biste to učinili, odaberite Datoteka –> Postavljanje pisača i odaberite Procjena s padajućeg popisa Naziv obrasca. Zatim odredite postavke pisača koje želite za ispis procjena. (Ovaj postupak radi na isti način kao i za ispis drugih obrazaca, kao što su fakture.) Kada završite, kliknite U redu. Dijaloški okvir Ispis jedne procjene koji QuickBooks prikazuje nakon što kliknete Ispis u prozoru Kreiraj procjene također radi na isti način kao dijaloški okvir Ispis jedne fakture.