Izrada narudžbenice u QuickBooks

Narudžbenica služi jednostavnoj svrsi: nekom dobavljaču govori da želite kupiti neki artikl. U stvari, narudžbenica je ugovor o kupnji.

Mnoge male tvrtke ne koriste narudžbenice. Ali kada narastu do određene veličine, mnoge tvrtke odlučuju ih koristiti jer narudžbenice postaju trajni zapisi o artiklima koje ste naručili. Štoviše, korištenje narudžbenica često formalizira proces kupnje u tvrtki. Na primjer, možete odlučiti da nitko u vašoj tvrtki ne može kupiti ništa što košta više od 100 USD osim ako ne dobije narudžbu. Ako samo možete izdavati narudžbenice, ovim ste postupkom učinkovito kontrolirali aktivnosti kupnje.

Da biste koristili QuickBooks za izradu narudžbenica, slijedite ove korake:

1. Recite QuickBooksu da želite stvoriti narudžbu odabirom Dobavljači –> Kreiraj narudžbenice.

QuickBooks prikazuje prozor Kreiraj narudžbenice.

Imajte na umu da ako izbornik Dobavljači ne daje naredbu Kreiraj narudžbenice, QuickBooks ne zna da želite kreirati narudžbenice.

2. Upotrijebite okvir padajućeg popisa izbornika Dobavljači da biste identificirali dobavljača od kojeg želite kupiti artikl.

U okviru padajućeg popisa Dobavljač navodi se svaki od dobavljača na vašem popisu dobavljača.

3. (Izborno) Razvrstajte kupnju pomoću padajućeg popisa Class.

4. (Neobavezno) Navedite drugu adresu otpreme u padajućem okviru s popisom Otprema.

Padajući okvir s popisom Isporuka prikazuje popis svih vaših kupaca, dobavljača i zaposlenika. Brod za adresu odabirete odabirom jednog od ovih drugih imena. Nakon što odaberete unos s popisa Otprema, QuickBooks popunjava polje za adresu otpreme odgovarajućim informacijama.

Prozor Kreiraj narudžbenice sadrži neke standardne i, nadamo se, poznate gumbe i okvire: Prethodno, Sljedeće, Ispis, Pronađi, Pravopis, Povijest i Predložak.

5. Potvrdite datum narudžbenice.

U početku QuickBooks stavlja trenutni datum sustava u okvir Datum. Međutim, trebate potvrditi da je datum koji QuickBooks unese kao datum narudžbe točan. Ovo je datum ugovora. Često datum postavlja ugovorne uvjete — kao što je broj dana u kojima se artikl mora poslati.

6. Potvrdite broj narudžbenice.

Broj narudžbenice, ili broj narudžbenice, jedinstveno identificira dokument narudžbenice. QuickBooks uzastopno numerira narudžbe za vas i stavlja sljedeći broj u okvir narudžbenice. Pretpostavka koju QuickBooks daje o pravom broju narudžbenice obično je točna, ali ako nije točna, unesite zamjenski broj.

7. Potvrdite dobavljača i pošaljite informacije.

Blok Dobavljač i Blok Otprema identificiraju dobavljača od kojeg kupujete artikl i adresu na koju želite da prodavač pošalje pošiljku. Ove informacije trebale bi biti točne ako je vaš popis dobavljača ažuran i ako ste ispravno koristili okvir s padajućim popisom Otprema za identifikaciju, ako je potrebno, alternativnu adresu otpreme. Ipak, potvrdite da su informacije prikazane u ova dva adresna bloka točne. Ako informacije nisu točne, naravno, popravite. Podatke o bloku adrese možete urediti odabirom netočnih informacija, a zatim ponovno upisivanjem onoga što bi se trebalo prikazati.

8. Opišite svaki artikl koji želite naručiti.

Pomoću stupaca prozora Kreiraj narudžbenice detaljno opišete svaki artikl koji želite naručiti kao dio kupnje. Svaka stavka ide u svoj red. Da biste opisali stavku koju želite kupiti od dobavljača, dajete sljedeće podatke:

• Stavka: Stupac Artikl vam omogućuje da zabilježite jedinstveni broj artikla za artikl koji želite kupiti. Zapamtite da stavke moraju biti unesene ili opisane na popisu stavki. Glavna stvar koju trebate znati o Popisu artikala je da sve što želite prikazati na fakturi – ili, u tom slučaju, na narudžbenici – mora biti opisano u datoteci artikla.

• Opis: Stupac Opis prikazuje opis stavke koju odaberete. Također možete urediti polje Opis tako da ima smisla za kupce ili dobavljače.

• Količina: Stupac Qty vam omogućuje da odredite količinu artikla koju želite. U ovo polje očito unosite broj stavki koje želite.

• Stopa: Stupac Stopa omogućuje vam da unesete cijenu po jedinici ili stopu po jedinici za stavku. Imajte na umu da QuickBooks koristi različite oznake za ovaj stupac ovisno o vrsti poslovanja koju ste postavili.

• Kupac: Stupac Kupac omogućuje vam da identificirate kupca za kojeg se artikl kupuje.

• Količina: Stupac Količina prikazuje ukupno potrošenu stavku. QuickBooks će za vas izračunati iznos množenjem količine sa stopom (ili cijenom). Također možete urediti iznos stupca. U ovom slučaju, QuickBooks prilagođava stopu (ili cijenu) tako da stopa količina puta uvijek bude jednaka iznosu.

Morate unijeti opis svakog artikla koji bi trebao biti uključen u narudžbu. To znači, na primjer, da ako želite naručiti šest artikala od dobavljača, vaša narudžba treba sadržavati šest redaka informacija.

9. Ispišite narudžbu.

Trebat ćete ispisati narudžbu. Svrha snimanja narudžbenice u QuickBooks je stvaranje službenog zapisa o kupnji. Gotovo uvijek ćete željeti prenijeti ovu narudžbu dobavljaču. Narudžbenica govori dobavljaču što točno želite kupiti i cijenu koju ste spremni platiti. Za ispis narudžbenice možete kliknuti gumb Ispis. Narudžbenice možete ispisati i kasnije u nizu; da biste to učinili, spremite sve narudžbenice koje želite kreirati, a zatim odaberite naredbu Datoteka –> Ispis obrazaca –> Narudžbenice.

10. Spremite narudžbu.

Za spremanje narudžbenice kliknite gumb Spremi i zatvori ili Spremi i novo. Ako kliknete gumb Spremi i novo, QuickBooks sprema tu narudžbu i ponovno prikazuje praznu verziju prozora Kreiraj narudžbenice tako da možete snimiti drugu narudžbu.