Funkcija sažimanja datoteke QuickBooks 2012

Funkcija QuickBooks 2015 Condense radi nekoliko stvari. Prvo stvara arhivsku kopiju podatkovne datoteke i obrađuje tu podatkovnu datoteku kako bi joj omogućio da bude manja. Za više detalja pogledajte objašnjenje u nastavku:

• Naredba QuickBooks Condense stvara trajnu kopiju datoteke podataka QuickBooks. (Ovo se zove arhivska kopija datoteke.) Arhivska kopija datoteke tvrtke predstavlja snimku datoteke tvrtke kakva postoji u određenom trenutku.

  Ako netko kasnije ima pitanje - možda vaš računovođa, savezni ili državni revizor - možete koristiti arhivsku kopiju datoteke s podacima da pokažete kako je datoteka tvrtke izgledala u određenom trenutku.

• Proces sažimanja datoteke čini datoteku podataka manjom sažimanjem mnogih starih zatvorenih, detaljnih transakcija koristeći velike čudovišne unose u dnevnik.

Budući da ovo sažimanje i arhiviranje može biti pomalo zbunjujuće, ovdje je kratki sažetak onoga što se točno događa kada sažimate datoteku tvrtke QuickBooks. Evo što QuickBooks obično radi tijekom procesa:

• Sprema arhivsku kopiju datoteka vaše tvrtke : Kada sažimate datoteku tvrtke QuickBooks, QuickBooks sprema arhivsku kopiju te datoteke.

• Uklanja stare zatvorene transakcije : Kao dio procesa kondenzacije, QuickBooks vam daje priliku da uklonite stare, zatvorene transakcije iz trenutne, radne verzije datoteke tvrtke QuickBooks.

  Zapamtite da se arhiviranjem stvara arhivska kopija datoteke tvrtke QuickBooks. Ipak, još uvijek imate radnu verziju datoteke tvrtke QuickBooks. Upravo se ova trenutna, radna verzija datoteke tvrtke QuickBooks čisti ili sažima uklanjanjem starih, zatvorenih transakcija.

  Zatvorene transakcije su transakcije koje QuickBooks više ne treba detaljno pratiti. Na primjer, stari račun kupca — nakon što je plaćen — zatvorena je transakcija. Stari ček napisan nekom prodavaču - nakon što je očišćen od banke - zatvorena je transakcija.

• Sažima stare, zatvorene transakcije : Budući da se stare, zatvorene transakcije uklanjaju iz QuickBooks podatkovne datoteke, kondenziranje obično stvara sažete mjesečne unose u dnevnik za stare zatvorene transakcije i stavlja te sažete transakcije u trenutnu, radnu verziju datoteke podataka QuickBooks.

  Ovi sažeti mjesečni zapisi omogućuju vam da nastavite pripremati mjesečne financijske izvještaje. Na primjer, iako se arhiviranjem uklanjaju sve stare, zatvorene transakcije iz, na primjer, siječnja 2010., još uvijek možete izraditi mjesečne financijske izvještaje za siječanj 2010. u 2013. Za izradu mjesečnih financijskih izvještaja za siječanj 2010. QuickBooks koristi sažetak mjesečne evidencije u dnevniku.

• Briše revizijski trag: Jedan gotovo skriveni učinak čišćenja QuickBooks podatkovnih datoteka odnosi se na revizijski trag. Ako očistite datoteku tvrtke i naznačite da bi datoteka tvrtke trebala biti sažeta, QuickBooks briše revizijski trag prije datuma "uklonjene zatvorene transakcije na ili prije".

  Drugim riječima, za vrijeme u kojem QuickBooks uklanja stare, zatvorene transakcije, također uklanja revizijski trag tih transakcija.

Proces Condense datoteke obično znači stvaranje kopije podatkovne datoteke QuickBooks koju spremate i negdje odložite te stvaranje smanjene verzije radne datoteke tvrtke. Naredba koju koristite za sažimanje datoteke tvrtke QuickBooks također vam omogućuje stvaranje gotovo praznih datoteka tvrtke.

Većina ljudi nikada ne bi trebala koristiti ovu opciju. postoji samo jedna kategorija korisnika QuickBooks-a koji bi možda željeli stvoriti gotovo prazne datoteke tvrtke. CPA-i i konzultanti (koji žele ponovno upotrijebiti datoteku tvrtke za drugu poslovnu jedinicu ili klijenta) možda će htjeti koristiti ovu naredbu za stvaranje datoteka s podacima tvrtke koje već imaju postavljene mnoge liste.