Elektronička naplata u Sage Timeslips

Neke tvrtke — prvenstveno odvjetnici koji rade s osiguravajućim društvima — moraju revizorskim tvrtkama podnositi elektroničke račune za pružene usluge. Korištenjem dodatka Sage Timeslips Electronic Billing, koji podržava različite formate elektroničkog naplate koje koristi većina velikih revizorskih tvrtki, možete pratiti svoje vrijeme, pripremiti račun u odgovarajućem elektroničkom formatu, a zatim ga izvesti u reviziju firma.

Posjetite web-mjesto Sage Timeslips kako biste pročitali o formatima za isporuku elektroničkih računa koje Timeslips podržava.

Postavljanje elektroničke naplate

Da biste koristili dodatak za elektroničku naplatu Sage Timeslips, morate ga postaviti slijedeći upute koje dolaze s dodatkom. Tada možete izraditi račune u odgovarajućem formatu za revizorsku tvrtku s kojom radite. Zapamtite, svaka revizorska tvrtka ima jedinstvene postavke i formate datoteka.

Osim toga, morate identificirati klijente za koje koristite elektroničku dostavu. Započnite odabirom Imena→ Informacije o klijentu. U prozoru Popis klijenata koji se pojavi dvaput kliknite na klijenta za kojeg se primjenjuje elektronička dostava. Zatim kliknite karticu Aranžman 2 u prozoru Informacije o klijentu i postavite polje Elektronička dostava na odgovarajuću revizorsku tvrtku.

U većini slučajeva također morate dodati prilagođena polja i dodijeliti ih klijentima koji koriste tvrtku primatelja.

Dodatak za elektroničku naplatu štedi vam vrijeme i omogućuje vam dodavanje unaprijed definiranih skupova prilagođenih polja povezanih s određenim revizorskim tvrtkama.

Za neke revizorske tvrtke morate koristiti skup kodeksa za sudske sporove Američke odvjetničke komore (ABA) ili Jedinstveni sustav upravljanja temeljenog na zadacima da biste identificirali zadatke, troškove i reference. Ako ste kreirali svoju bazu podataka Timeslips koristeći stil baze podataka Legal with ABA Litigation Codes, ti kodovi već postoje u vašoj bazi podataka. Ako ste koristili bilo koji drugi predložak za izradu svoje baze podataka Timeslips, morate unijeti kodove za zadatke, troškove i reference u polje Nadimak 2 zadatka, troška i referentnog nadimka, te koristiti polje Nadimak 1 za unos opisa ime koje ćete lako prepoznati dok stvarate listiće.

U skupu kodeksa za sudske sporove Američke odvjetničke komore i Uniformnom sustavu upravljanja temeljenog na zadacima, kodovi počinju slovima A, E ili L. Dodijelite kodove koji počinju s A zadacima, kodove koji počinju s E troškovima i kodove koji počnite s L na reference.

Ispitivanje procesa elektroničke naplate

Proces elektroničke dostave računa u Sage Timeslips-u sličan je procesu generiranja drugih računa. I dalje stavljate svoje račune u fazu provjere u početku, a zatim ih pregledavate i unosite izmjene. Ali kada ste spremni poslati račune, izvozite ih i šaljete datoteke revizorskoj tvrtki na pregled.

Na dnu izbornika Računi odaberite odgovarajuću elektroničku isporuku računa ili revizorsku tvrtku, a zatim kliknite Izvoz. Timeslips od vas traži mapu u koju ćete spremiti izvezene račune. Nakon što izvoz završi, možete poslati račune revizorskoj tvrtki.

U većini slučajeva, kada se izvoz završi, Sage Timeslips premješta račune iz faze dokazivanja u fazu revizije. Za neke revizorske tvrtke, međutim, Timeslips odobrava račune.

Timeslips tretira račune u fazi revizije slično načinu na koji tretira račune u fazi dokaza: Timeslips zaključava račune dok ih revizorska tvrtka pregledava. Kada vas tvrtka kontaktira sa svojom procjenom, vi odobravate račune koji ne zahtijevaju izmjene i brišete račune koji zahtijevaju promjene iz faze revizije pomoću prozora Faze računa (odaberite Računi→ Odobri ili Izbriši revidirane račune→ Odobre ili Izbriši račune) i uvođenje potrebnih promjena. Zatim ponovno ispisujete račune i ponovite postupak.

Ako Timeslips odobri račune koje šaljete revizorskoj tvrtki i revizorska tvrtka zahtijeva promjene, možete izbrisati odabrane račune s kartice Undoable u prozoru Faze računa, urediti ih, ponovno ispisati i ponoviti postupak ispisa i elektroničke dostave.

Moguće je da revizorska tvrtka neće procijeniti vaš račun prije nego što budete spremni podnijeti drugi. U tom slučaju, odobrite račun koji ste već podnijeli i, ako revizorska tvrtka zahtijeva njegove izmjene, pokušajte ga poništiti. Ako ne možete poništiti račun, morat ćete unijeti kreditnu transakciju potraživanja za izvorni račun, ponovno unijeti podatke koji su se pojavili na tom računu i generirati novi račun za slanje revizorskoj tvrtki.

Podjela elektroničkih računa

Ako koristite značajku Split Bills u Timeslips-u, koja vam omogućuje da uspostavite pravila za raspodjelu ili podjelu troškova računa među mjeriteljima vremena, imajte na umu da različite revizorske tvrtke rješavaju podijeljenu naplatu na različite načine. Neki to dopuštaju, ali ignoriraju, drugi to dopuštaju i koriste, a treći ne podržavaju.