Čuvanje povjerljivosti vaših podataka QuickBooks 2014

Računovodstveni podaci često su povjerljivi podaci. Vaši QuickBooks podaci pokazuju koliko novca imate u banci, što dugujete vjerovnicima i koliko (ili koliko malo!) profita vaša tvrtka proizvodi. Budući da su ove informacije privatne, vaša prva briga u upravljanju računovodstvenim sustavom QuickBooks je čuvanje povjerljivosti vaših podataka.

Imate dvije komplementarne metode za čuvanje povjerljivosti podataka QuickBooks. Prva metoda za održavanje povjerljivosti oslanja se na sigurnosne značajke ugrađene u Microsoft Windows. Druga metoda se oslanja na sigurnosne značajke QuickBooksa.

Korištenje Windows sigurnosti

Možete koristiti sigurnost koju pružaju Microsoft Windows 7 ili 8, Windows Vista ili Windows XP kako biste ograničili pristup datoteci — bilo programskoj ili podatkovnoj datoteci — određenim korisnicima. To znači da možete koristiti sigurnost na razini sustava Windows da biste rekli tko može, a tko ne može koristiti program QuickBooks ili pristupiti datoteci podataka QuickBooks.

Ako već koristite sigurnost na razini sustava Windows, vi (ili netko u vašem uredu) znate kako koristiti taj alat za sprječavanje neovlaštenog pristupa (ili korištenja) programskih datoteka i podatkovnih datoteka. Da biste koristili sigurnost na razini sustava Windows za QuickBooks, možete jednostavno primijeniti svoje postojeće opće znanje na programsku datoteku QuickBooks ili podatkovnu datoteku QuickBooks.

Ako već ne koristite sigurnost na razini sustava Windows, ne morate se mučiti s učenjem kompliciranog sigurnosnog sustava Windows. Možete koristiti jednostavniju QuickBooks sigurnost.

Korištenje QuickBooks sigurnosti

Možete zaštititi povjerljivost svojih QuickBooks podataka dodjeljivanjem lozinke datoteci s podacima tvrtke QuickBooks. To možete učiniti tijekom postupka postavljanja QuickBooks-a.

Lozinku možete postaviti i odabirom naredbe Tvrtka→Postavi korisnike i lozinke→Promijeni svoju lozinku. Kada odaberete ovu naredbu, QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Promjena QuickBooks lozinke.

Da biste postavili lozinku, jednostavno unesite istu lozinku u tekstni okvir Nova lozinka i tekstni okvir Potvrdi novu lozinku. Imajte na umu da je vaša lozinka povezana s korisničkim imenom Admin (što znači administrator).

Ako još niste postavili lozinku, nemate staru lozinku, pa nećete vidjeti tekstni okvir Stara lozinka. Ako radite s administratorskom lozinkom, morate također dati izazovno pitanje i odgovor. (Ovo će vam omogućiti da obnovite pristup vašoj QuickBooks datoteci ako zaboravite administratorsku lozinku.)

Očito, svoju lozinku želite postaviti tako da je nitko (čak ni računalo) ne može pogoditi. To znači da vaša lozinka ne bi trebala biti riječ u rječniku. Vaša lozinka također ne bi trebala biti broj. A vaša lozinka posebno ne bi smjela biti riječ, fraza ili ime koje neki suradnik može lako shvatiti.

Najbolje lozinke (sa sigurnosnog stajališta) su besmislene kombinacije slova i brojeva, poput f34t5s ili s3df43x2.

Nakon što postavite lozinku, trebali biste je povremeno mijenjati. Za promjenu lozinke također birate naredbu Tvrtka→Postavi korisnike i lozinke→Promijeni svoju lozinku. QuickBooks ponovno prikazuje dijaloški okvir Promjena QuickBooks lozinke.

Ovaj put morate unijeti svoju staru lozinku u tekstni okvir Promjena lozinke. Zatim morate unijeti svoju novu lozinku u tekstni okvir Nova lozinka i tekstni okvir Potvrdi novu lozinku.

QuickBooks zahtijeva korisničko ime i lozinku prije nego što otvori datoteku s podacima tvrtke. Na primjer, ako dodijelite lozinku datoteci s podacima tvrtke, kad god se QuickBooks pokrene, prikazuje se dijaloški okvir za prijavu na QuickBooks u koji unosite svoje korisničko ime i lozinku, a zatim kliknite U redu. QuickBooks otvara datoteku s podacima. Ako ne možete unijeti lozinku, QuickBooks ne otvara podatkovnu datoteku.