8 nezgodnih situacija (i što dalje)

Postoje neke često opterećene stvarnosti knjigovodstvenog života koje možete izbjeći ako koristite MYOB: više tvrtki spojenih u jedno (često s mukom) poduzeće, kaos koji su za sobom ostavili prethodni knjigovođe, dug poreznoj upravi, proračuni koji se nikada ne ostvaruju, i mnogo više osim toga.

Kada se suočite s ovakvim nezgodnim situacijama, možete se osloniti na mješavinu tehničkih MYOB savjeta, knjigovodstvenog znanja i unutarnjih sklonosti blistavog viteza za spašavanje.

Poslovanje s 2 ili više tvrtki, sve spojeno u jednu

Jeste li se ikada zapitali kako vaš posao zarađuje? Možda radite puno različitih vrsta posla, i iako sumnjate da nije sav posao isplativ, niste sigurni što je isplativo, a što nije. Srećom, vaši dani razmišljanja sada mogu završiti, jer s izvješćivanjem o poslovima i kategorijama možete otkriti što radite ispravno, a što pogrešno.

MYOB nudi dva načina analize prihoda i rashoda:

• Prvi način je korištenje značajki poslova za praćenje profitabilnosti svakog posla koji vaše poduzeće poduzme, bilo da se radi o ugovorima, fazama projekta ili radu za određene klijente.

• Drugi način analize profitabilnosti je podijeliti svoje poslovanje na profitne centre, koristeći značajke kategorije. Kategorije često dobro funkcioniraju ako imate tvrtku koja ima nekoliko različitih lokacija ili upravlja različitim bankovnim računima za različite odjele.

  	Poslovi	Kategorije
  Tr ansakcije	Možete dodijeliti jednu transakciju više od jednog posla	Ne možete dodijeliti jednu transakciju u više od jedne kategorije
  Bilance stanja	Ne možete ispisati bilancu za svaki posao	Možete ispisati bilancu za svaku kategoriju
  Proračuni	Možete kreirati proračune za pojedinačne poslove	Ne možete kreirati proračune za kategorije
  Imovina	Ne možete pratiti kretanje imovine za svaki posao	Možete pratiti kretanje imovine za svaki posao
  Upozorenja	Možete postaviti svoje postavke tako da dobijete upozorenje ako zaboravite dodati šifru posla u redak transakcije	Ne možete postaviti svoje postavke tako da dobijete upozorenje ako zaboravite dodati šifru kategorije u transakciju
  Kontrole	Ne možete postaviti svoje postavke tako da će se transakcija bilježiti samo ako svaki redak ima šifru posla	Možete postaviti svoje postavke tako da će se transakcija bilježiti samo ako ima šifru kategorije
  Zaglavlja	Možete imati poslove zaglavlja i detalja	Ne možete imati kategorije zaglavlja i pojedinosti
  Povezivanje s kupcima	Poslove možete povezati s određenim klijentima	Ne možete povezati kategorije s kupcima
  Povezivanje s troškovima	Troškove možete povezati s poslovima kako bi se mogli označiti za nadoknadu prilikom naplate kupaca	Ne možete povezati kategorije s troškovima za naplatu

Osjećati se zbunjeno? Možete koristiti poslove za analizu profitabilnosti pojedinačnih troškovnih centara, projekata ili pothvata, ali koristite kategorije za praćenje profitabilnosti jasno odvojenih poslovnih poduzeća ili lokacija.

Izrada svilene torbice od uha krmače

Jeste li naslijedili knjigovodstveni posao od nekoga tko je zapravo bio kompulzivni sakupljač i koji je tu osobinu izrazio kreiranjem Popis računa u MYOB-u koji uključuje svaki račun koji ste ikada mogli zamisliti?

Možda ste čak stigli u sljedeću fazu i odlučili izbrisati sve one račune koji vam više nisu potrebni. Ovo je točka u kojoj možete naići na problem: kad god izbrišete račun, MYOB odbija igrati, govoreći da račun sadrži povijesne podatke.

U ovoj situaciji, način da se riješite neželjenog računa je da ga kombinirate s računom koji želite. Da biste kombinirali dva računa, idite na popis računa, odaberite račun koji želite zadržati (MYOB to naziva vašim primarnim računom) i kliknite Kombiniraj račune. U prozoru Kombiniraj račune koji se pojavi odaberite račun koji želite spojiti (koji se zove vaš sekundarni račun) i još jednom kliknite Kombiniraj račune. Kliknite OK za nastavak. Sve gotovo!

Praćenje prihoda i rashoda od iznajmljivanja nekretnina

Imate li ulaganje u najam nekretnine kao i posao? Ako želite pratiti sve u jednoj MYOB datoteci, onda možete.

Idite na svoj popis računa i pogledajte vrh. Možete li vidjeti karticu na kojoj piše Ostali prihodi i karticu na kojoj piše Ostali troškovi? Možete koristiti ove klasifikacije za praćenje prihoda od najma nekretnina i troškova najma nekretnina. Na taj način i dalje možete držati poslovne prihode i rashode odvojeno od ulaganja u nekretnine.

Poslovanje s dionicama i dividendama

Želite znati kako zabilježiti kupnju dionica i prihod od dividendi u MYOB? Odgovor je kratak i sladak. Samo nemojte. To učiniti isto je kao da pokušavate srušiti drvo perorezom.

Umjesto toga, bankovne dividende na svoj osobni račun, a također kupujte nove dionice sa svog osobnog računa. Koristite jednostavnu rukom pisanu knjigu ili proračunsku tablicu kako biste pratili te transakcije i dostavili sažetak svom računovođi na kraju svake godine.

Zaduživanje kod ATO-a

Ovo je nezgodno stanje u kojem otkrijete da ne možete platiti svoju izjavu o poslovnim aktivnostima na vrijeme i na kraju dugujete novac Australskom poreznom uredu.

U ovoj situaciji, ATO vam svaki mjesec šalje izjavu u kojoj se vidi koliko ste dužni. Da bi vaši računi imali smisla, trebali biste uključiti ovu obvezu u svoje račune. Evo kako:

Idite na svoj popis računa i stvorite novi račun obveza pod nazivom 'Novac duguje ATO-u'.

Kao Vrsta računa odaberite Kreditna kartica.

Idite na Potrošiti novac i zabilježite uplatu Izvoda aktivnosti kao da je plaćate u cijelosti.

Općenita je ideja da svoju uplatu podijelite na svoj GST Collected račun, svoj GST Paid račun i, ako imate zaposlenike, svoj račun za PAYG po odbitku.

Prije nego kliknete Snimi, odaberite Novac zbog ATO-a kao svoj bankovni račun u gornjem lijevom kutu.

Zapisivanje transakcije na ovaj način vraća vaše GST i PAYG račune na ispravne iznose i ispravno prikazuje ATO obvezu.

Kad god izvršite uplatu na ime ovog duga, zabilježite ovu uplatu u Spend Money i dodijelite je na svoj Money Owing to ATO račun.

Uskladite ovaj račun na isti način kao što biste uskladili bilo koji drugi bankovni račun.

Ovaj račun trebate uskladiti svaki put kada vam porezna uprava pošalje izvod.

Održavanje proračuna na pravom putu

Proračuni su koliko i test osobnosti, toliko i vježba aritmetike i planiranja. Evo nekoliko savjeta koji će pomoći vašim proračunima da budu blizu cilja:

• Razmislite o osobi (bilo da ste vi ili netko drugi) koja sastavlja brojke. Jesu li optimisti ili pesimisti? Ovisno o odgovoru na ovo pitanje, prilagodite svoje brojke u skladu s tim.

• Prodavci su optimisti (inače ne bi preživjeli na svom poslu). Uzmite njihove projekcije prodaje s malo soli.

• Ako imate puno ljudi koji rade u vašem poslu, zamolite ih za njihov doprinos u proračunske brojke. Što su svi više uključeni, proračun je realniji i ostvariviji.

• Čim prođe prvi mjesec, usporedite proračune sa stvarnim, koristeći MYOB-ovo izvješće o analizi proračuna dobiti i gubitka. Učinite to svaki mjesec kako biste svladali pravu umjetnost promatranja kristalne kugle.

• Uvijek dopustite nepredviđene troškove, pogotovo ako planirate proračun za novi posao. Stvari uvijek koštaju više nego što mislite.

• Pažljivo razmotrite vrijeme neredovitih plaćanja, kao što su tromjesečni računi za struju, mjeseci s pet tjedana plaćanja i godišnje premije osiguranja.

Rad s općim časopisima

Opći časopisi obično su domena računovođa, ali ako ste ozbiljni u ovoj igrici MYOB, prije ili kasnije netko ili drugi može od vas zatražiti da snimite opći dnevnik. Možda prilagođavate amortizaciju, bilježite prilagodbu na kraju godine ili preraspoređujete troškove s jednog računa na drugi.

Evo nekoliko općih savjeta kako se nositi s ovom posebno nezgodnom situacijom:

Idite u naredbeni centar Accounts i kliknite Record Journal Entry.

Zastanite na trenutak i dobro razmislite o datumu.

Opći časopisi su obično prilagodbe ove ili one vrste, i češće nego ne treba im dati datum drugačiji od ponuđenog datuma sustava. Datirajte dnevnik kako bi odgovarao razdoblju za koje se vrši prilagodba — ako vršite unos amortizacije za studeni, datirajte dnevnik kao studeni.

Snimite detaljnu bilješku.

Objasnite što radite i zašto.

Zadužiti jedan račun ili račune i kreditirati jedan račun ili više računa.

Za svaki redak možete unijeti iznos u stupac Debit ili Kredit - ne u oba. Međutim, možete dodati onoliko redaka koliko želite.

Razmislite o poreznim brojevima za svaki redak.

Većina općih časopisa ne utječe na GST, pa je uobičajeni porezni kod NT. Međutim, ako niste sigurni, pitajte svog računovođu.

Provjerite odgovara li ukupna zaduženja ukupnim kreditima.

Oni čine? Tada bi se iznos izvan ravnoteže na dnu trebao prikazati kao nula

Kliknite Snimi da biste dovršili svoj dnevnik.

Djelo je učinjeno.

Upravljanje inozemnim transakcijama

MYOB AccountRight trenutno ne uključuje značajke strane valute. Koja su rješenja ove dileme?

• Ako izvozite robu u inozemstvo, ali vaša prodaja je u australskim dolarima, čak i ako izvozite robu u inozemstvo, tada vam ne trebaju značajke strane valute.

• Slično, ako kupujete robu iz inozemstva koristeći australske dolare, ne trebate stranu valutu. Na primjer, ako nešto kupite svojom australskom kreditnom karticom, čak i ako je navedena cijena bila u američkim dolarima, kada se iznos pojavi na vašem bankovnom izvodu, taj će iznos već biti pretvoren u australske dolare.

• Ako još niste kupili MYOB, još uvijek se možete odlučiti za staru verziju MYOB Premier Classic, koja je uključivala stranu valutu. Glavni nedostatak je što ova verzija ne uključuje bankovne izvore ili značajke oblaka.

Na kraju, prije nego što bilo što učinite, obratite se korisničkoj službi MYOB-a. Značajke u MYOB AccountRightu se mijenjaju cijelo vrijeme.