5 računovodstvenih kontrola za QuickBooks

Evo kratkog sažetka pet moćnih tehnika za minimiziranje problema koji se pojavljuju kada imate ljude s različitim razinama vještina i pouzdanosti koji rade s vašim QuickBooks podacima:

• Redovito uspoređujte fizičke zalihe s evidencijama računovodstva zaliha. Jedna stvar koju možete učiniti, kako biste smanjili svoje gubitke na zalihama i održavali točne računovodstvene evidencije, je redovito uspoređivati ​​fizička brojanja zaliha s onim što pokazuju vaše računovodstvene evidencije. Često prebrojavanje najvrednijih i najlakših za krađu predmeta postiže dvije stvari:

  • Smanjenje zaliha se brzo prepoznaje.

  • Vlasnik tvrtke može minimizirati smanjenje zaliha identificiranjem vrste inventara koji se najčešće krade ili čak kada se inventar najčešće krade.

• Uskladiti bankovne račune. Još jedna stvar koju bi vlasnici poduzeća trebali učiniti, po mom mišljenju, jest uskladiti vlastite bankovne račune. Često dolazi do krađe zaposlenika od strane računovodstvenog osoblja dok zaposlenici shvate kako napisati čekove na bankovni račun tvrtke koje vlasnik ne vidi. Jedan siguran način da pronađete fiktivnu i lažnu transakciju je da vlasnik uskladi bankovni izvod. Osim toga, sve nepostojane, sumnjive transakcije obično postaju očite kada vlasnik tvrtke pomno pogleda čekove.

• Odvojite računovodstvo od fizičkog nadzora gdje je to moguće. U malom poduzeću nije uvijek lako odvojiti računovodstvo neke aktivnosti od fizičkog skrbništva ili fizičke odgovornosti za tu aktivnost. Na primjer, teško je odvojiti računovodstvo zaliha od fizičkog čuvanja ili pristupa tom inventaru. Službenik trgovine, na primjer, može biti u mogućnosti lako ukrasti cigarete i također prilagoditi evidenciju zaliha putem prodaje cigareta na blagajni. Ipak, gdje god možete odvojiti fizičko skrbništvo od računovodstva, dolazi do ugrađene provjere pogrešaka. Osoba koja vodi računovodstvo neizravno provjerava kako fizički skrbnici brinu o imovini.

• Obučite zaposlenike za korištenje QuickBooks-a. Trebali biste obučiti zaposlenike da koriste QuickBooks ako imate posao bilo koje veličine, iz dva osnovna razloga: netko tko zna koristiti QuickBooks manje je vjerojatno da će napraviti nenamjerne pogreške, a neuredni računovodstveni zapisi kamufliraju krađu zaposlenika.

• Zatvorite svoju QuickBooks datoteku. Evo konačne tehnike koju vrijedi razmotriti. Iako niste dužni zatvoriti fiskalnu godinu u QuickBooks, možda ćete to ipak htjeti učiniti kako biste zadržali integritet svojih podataka. Evo kako: Odaberite naredbu Uredi→Preference, odaberite Računovodstvo, odaberite karticu Postavke tvrtke, a zatim kliknite gumb Postavi datum/zaporku datuma zatvaranja. Kada QuickBooks od vas zatraži, navedite datum zatvaranja i lozinku. Nakon što date ove informacije, QuickBooks zabranjuje ili ograničava korisnicima da mijenjaju ili unose transakcije s datumom prije datuma zatvaranja.