4 načina da financijski zapisi budu uredni u QuickBooks 2016

Pouzdanost i korisnost vaših podataka QuickBooks 2016 u velikoj mjeri ovisi o tome koliko uredno i uredno vodite svoju financijsku evidenciju. Kako biste pomogli vama ili vašem osoblju da to bolje obavite, razmislite o korištenju sljedeće četiri tehnike.

Tehnika #1: Redovito usklađujte svoje QuickBooks bankovne račune

Kada odvojite vrijeme za usklađivanje bankovnog računa, ne samo da poboljšavate točnost evidencije o svom bankovnom računu (uključujući stanje na računu); ali posredno provjeravate i hrpu drugih transakcija, uključujući sav prihod koji pritječe na određeni bankovni račun. I provjeravate troškove plaćene s određenog računa.

Dakle, zaključak: redovito usklađujte svoje bankovne račune.

Tehnika #2: Ažuriranje stanja na kreditnim računima

Ako ste posudili novac od banke, trebali biste još jednom provjeriti stanje na računu. I trebali biste ažurirati stanje računa ako se ne podudara s zajmodavčevim zapisima na kraju godine.

Stanje na računu zajma obično se s vremenom pokvari jer je raščlamba plaćanja na komponente glavnice i kamata neznatno pogrešna. Ova se pogreška s vremenom počinje zbrajati.

Često možete popraviti saldo računa zajma dodavanjem upisa u dnevnik koji "popravlja" pogrešan saldo računa, a zatim baca traženi debitni ili kreditni pomak u kategoriju troška kamata na zajam.

Tehnika br. 3: Provjerite ima li plaćanja siročadi

Ljudima je iznenađujuće lako unijeti plaćanja kupaca, ali onda nikada ne primjenjuju plaćanja na fakturu. Kada dođe do ove pogreške izostavljanja, poduzeće izostavlja prihod iz izvještaja o dobiti i gubitku i podcjenjuje svoje prihode i svoju dobit. Dakle, ovo je loša pogreška.

Možete pronaći bilo koje od ovih plaćanja za siročad u svojoj QuickBooks datoteci tako da izradite bilancu na temelju gotovine. Ako stanje gotovine pokazuje negativnu vrijednost za potraživanja, to znači da ste unijeli plaćanja u QuickBooks, ali nikada niste primijenili plaćanje na fakturu.

Da biste ispravili ovu pogrešku (ili popravili ovu pogrešku više puta ako ste napravili više pogrešaka), morate pregledati svoja plaćanja kupaca ili izraditi izvješće o transakcijama kako bi korisnik pronašao one koje niste primijenili.

Tehnika #4: Pregledajte svoju bilancu

Znate gdje se računovodstvene pogreške često pojavljuju najupečatljivije? Na vašoj bilanci.

Iz tog razloga steknite naviku redovitog sastavljanja bilance. Potražite čudne brojke, na primjer, nepoložena sredstva koja ukupno iznose 40.000 USD (što znači da QuickBooks misli da imate 40 tisuća gotovine koji leži negdje po uredu) ili stanje gotovine od 11.000 USD (što znači da ste prekoračili svoj tekući račun za 11 tisuća).

Možete istražiti smiješne brojeve bilance tako da dvaput kliknete neparnu vrijednost u prozoru izvješća, a zatim pregledate podatke transakcije koji zbrajaju neku očito pogrešnu vrijednost.

Još jedna posljednja točka o ovoj tehnici provjere pogreške: često pogreška koja stvara ludu vrijednost bilance nije transakcija koja je pogrešno unesena, već transakcija koja je izostavljena.

Ako stvarno želite proučiti stvari o čišćenju bilance, možete se provući kroz mnogo duži popis zadataka čišćenja bilance na mom blogu Evergreen Small Business .