10 ključeva za korištenje tehnologije za upravljanje zapisima malih poduzeća

Vlasnici malih poduzeća posvuda su prihvatili tehnologiju za upravljanje svojim zapisima, bilo da se radi o zakazivanju sastanaka, kreiranju korespondencije, bilježenju poslovnih operacija, obradi plaća, praćenju inventara ili više. Iako poduzeća nisu ostala "bez papira", prepoznala su prednosti korištenja tehnologije za održavanje organiziranosti. Ako ste još uvijek vezani za korištenje papira, možda je vrijeme da upotrijebite sljedećih deset tipki kako biste papir zamijenili elektroničkim datotekama.

Koristite Outlook za praćenje obveza, zadataka i projekata

Papirnati kalendar koji ide kamo god ide je od pomoći, ali jeste li pokušali koristiti značajku Kalendar u nekom softverskom programu? Pomoću kompjuteriziranog kalendara možete jednom unijeti termin i postaviti ga da se ponavlja dnevno, tjedno, dvaput tjedno ili mjesečno, a možete postaviti i automatske podsjetnike — zadatke koje ne možete obavljati na papirnatom kalendaru. Evo još jednog bonusa: uz softver kao što je Outlook, svi članovi vašeg osoblja mogu dijeliti kalendare.

Skenirajte posjetnice i prenesite njihove podatke u Outlook popise kontakata

Jeste li umorni od toga da se morate probijati kroz svoj Rolodex ili ogromnu hrpu posjetnica kako biste pronašli telefonski broj ili adresu e-pošte? Pa, možete se odmaknuti od bilo koje verzije ove noćne more s kojom se suočite. Kako? Pokrenite svaku posjetnicu kroz skener koji uključuje softver za pretvaranje podataka na kartici u popis kontakata u Outlooku. Zatim možete pronaći informacije koje tražite operacijom Find.

Pretvorite dokumente u Adobe .pdf datoteke

MS Word ima opciju za spremanje datoteka kao. pdf-ovi. Proces je bezbolan. S otvorenim Word dokumentom odaberite FileSave AsSave as type i kliknite na strelicu padajućeg izbornika krajnje desno. Pomaknite se prema dolje po popisu, označite PDF i kliknite Spremi (pored Odustani na dnu okvira).

Što je važno u pdf-ovima? Više ne morate brinuti ima li netko pravu verziju softvera za čitanje vaše datoteke. Svako računalo s Adobe Readerom može otvoriti bilo koju .pdf datoteku.

Također možete skenirati pisma, fakture, oglase — sve dokumente koji će odgovarati vašem skeneru — i spremiti ih kao pdf. Samo provjerite jeste li postavili skener na vrstu datoteke .pdf prije nego što skenirate dokument.

Izradite glavne dokumente koji se često koriste

Kada često koristite u osnovi isto slovo, ali s manjim promjenama, zadržite njegovu glavnu datoteku na računalu. Zatim kada vam zatreba dokument, otvorite glavni dokument, izvršite promjene i ispišite dokument. Ne zaboravite spremiti datoteku s drugim nazivom datoteke kako se glavni ne bi promijenio.

Koristite računovodstveni softver za izradu faktura i narudžbenica

Ne morate više pregledavati ormare za spise prepune faktura ili narudžbenica. Za izradu tih dokumenata koristite računovodstveni softver kao što je QuickBooks ili Sage 50. Možda ćete trebati ispisati i poslati dokumente kupcu, ali stvarna datoteka će ostati – ne u ormarićima za dokumente koji pune prostor – već na vašem računalu gdje je pronalaženje fakture stvar tipkanja nekoliko pritisaka na tipku.

Automatizirajte vremenske kartice, naplatu projekta i obradu plaća

Probijanje i obradu vremenskih kartica možete zamijeniti elektroničkim upisivanjem i obradom plaće. Razmislite o ušteđenom vremenu i izbjegnutim pogreškama. Jedan poslodavac kaže da je njegova tvrtka skratila obradu plaće sa 6 sati na 45 minuta korištenjem softvera za vremenske kartice. Sada je to veliki podvig.

A ako je pouzdanost problem za vaše poslovanje, možete kupiti softverski program koji zahtijeva da svaki zaposlenik stavi prst na skener na početku i na kraju radnog vremena! Ovaj otisak prsta zvuči kao znanstveno-fantastični film, zar ne?

Pratite inventar elektronički

Ako vaša mala tvrtka uključuje inventar, korištenje tehnologije je jedini način. Softver za optičko prepoznavanje znakova (OCR) omogućuje vašoj tvrtki da vodi točnu evidenciju zaliha, brže ispunjava narudžbe, besprijekorno šalje narudžbe i točno naplaćuje jer se sve prati računalom. Svim tim procesima možete upravljati pomoću oznaka i brojeva na zaslonu računala.

Zabilježite kupnje i pojedinosti o proizvodu o imovini u proračunsku tablicu ili bazu podataka

Kada kupujete opremu ili drugu imovinu, zabilježite pojedinosti o kupnji i proizvodu u proračunsku tablicu ili bazu podataka. Uz sve informacije na dohvat ruke, možete kontaktirati dobavljača s bilo kakvim problemima ili brzo izračunati svoju imovinu za financijski izvještaj ili odgovoriti na zahtjev banke za informacijama o imovini.

Neka porezno vrijeme bude komad kolača

Kada se svi ili većina vaših zapisa nalaze na računalu, priprema poreza je mnogo lakša i točnija od prijenosa podataka iz tiskanih dokumenata na računalo.

Uz sve svoje fakture ili narudžbenice u računovodstvenom softverskom programu, samo pokrenete izvješće i —voila! — softver vam daje ukupan broj faktura ili narudžbenica za godinu. Isto vrijedi i za platni spisak, zalihe i imovinu. Možete dohvatiti sve što ste sustavno pohranili na računalo kada vam zatreba.

Sigurnosno kopirajte datoteke

Dodatna prednost korištenja tehnologije za upravljanje zapisima malih poduzeća je to što ih možete sigurnosno kopirati - spremiti ih na računalo na drugom mjestu ili na flash pogon, na primjer.

Zašto je to toliko važno? Najdragocjenija računalna imovina su podaci koje posjeduje. Sačuvajte dodatnu kopiju tih podataka kako se nikada ne biste suočili s užasom izgubljenih zapisa. Rijetko ćete dobiti obavijest unaprijed da će vam provalnik ukrasti računalo, da će ga vatra istopiti ili će jednostavno umrijeti.