Uljepšajte svoje poruke uz Lotus Notes 6

Prije slanja poruke e-pošte u Lotus Notes 6, možete definirati opcije isporuke, sigurnosne opcije i oznake raspoloženja. Upotrijebite ove znakove za bilješke kako biste primatelju dali do znanja koliko je vaša poruka vruća ili kakvo je vaše raspoloženje; ili da zatražite potvrdu isporuke, postavite vrijeme isporuke i još mnogo toga.

Nakon što završite sa sastavljanjem tijela svoje poruke, kliknite gumb Mogućnosti isporuke gore na traci radnji, što neizbježno vodi do dijaloškog okvira Mogućnosti isporuke kao što je prikazano na slici 1. U ovom dijaloškom okviru imate nekoliko izbora za dostavu i sigurnost i zabava.

(Možda ćete primijetiti na svojim putovanjima i u dijaloškom okviru da postoji kartica Napredno – dobra vijest je da se vjerojatno nećete morati petljati s njom.)

Slika 1: Ovdje postavite opcije isporuke.

Postavljanje razine važnosti poruke

U odjeljku Mogućnosti isporuke možete označiti razinu važnosti svoje poruke: Niska, Normalna ili Visoka. Bilješke možete postaviti da označavaju poruke koje označite kao velike važnosti; te se poruke prikazuju s crvenom ikonom omotnice u pristigloj pošti vašeg primatelja. Koristite ovu značajku da upozorite primatelja na posebno važnu, hitnu ili na neki drugi način kritičnu poruku.

Dodavanje pečata raspoloženja poruci

Korištenje popisa Mood Stamp je način da stupite u kontakt sa svojim (elektronskim) unutarnjim djetetom. Oznaka raspoloženja samo je slika koja se pojavljuje na vrhu tijela vaše poruke tako da vaš čitatelj zna kako ste se osjećali kada ste poslali poruku. Poruke označene raspoloženjem također su označene kao takve u primateljevom pretincu.

Možete birati između nekoliko pečata raspoloženja, uključujući Private, Flame i Joke. Za zabavu, pokušajte svaki vidjeti kako izgleda. Odabir Šala je koristan ako želite poslati poruku koja je samo malo sarkastična, a morate biti sigurni da vaš čitatelj shvati da da, samo ste se šalili!

Da biste odabrali pečat, kliknite strelicu prema dolje pored padajućeg popisa Mood Stamp. Pomičite se kroz popis kako biste odabrali svoj izbor. Da biste pregledali pečat raspoloženja, kliknite njegov naziv na padajućem popisu, a ispod tog popisa pojavit će se njegova ikona. Kliknite gumb U redu i u vašoj novoj poruci pojavit će se pečat raspoloženja. Ako ne želite nikakav pečat raspoloženja u svojoj odlaznoj poruci, samo ostavite zadano Normalno postavljeno.

Zahtjev za izvješće o isporuci poruke

Odaberite s popisa opcija Izvješće o isporuci kako biste odredili kada i hoćete li biti obaviješteni o statusu isporuke vaših poruka. Vaša četiri izbora u vezi s izvješćem o isporuci su Samo za neuspjeh, Potvrdi isporuku, Prati cijeli put i Ništa.

• Samo na neuspjehu: nema vijesti je dobra vijest. Drugim riječima, Notes vas obavještava samo u slučaju da vaša poruka iz nekog razloga ne može biti isporučena.

• Potvrdite isporuku: Ovo je izbor za vas ako ste malo manje optimist. U ovom slučaju, Notes vam govori točno kada i gdje je vaša poruka isporučena.

• Trace Entire Path: Ovaj izbor vam govori gdje (i u koje vrijeme) se vaša poruka zaustavila na putu do primatelja. (Možda zvuči zanimljivo, ali vjerojatno vas nije baš briga.)

• Ništa: odaberite ovo i bacit ćete oprez u vjetar, ne mareći hoće li vaša poruka biti dostavljena ili ne. (Usput, ovo je zadana postavka.)

Ako odaberete opciju Izvješća o isporuci koja nije Ništa, primit ćete Izvješće o potvrdi isporuke (samo e-poruku vaše mreže vama) čim stigne poruka koju ste poslali. Kada će to biti ovisi u potpunosti o mreži. Ako je vaš primatelj daleko - na primjer u drugoj tvrtki - može proći nekoliko sati ili čak cijeli dan da se poruka isporuči.

Postavljanje prioriteta isporuke za poruku

Drugi izbor iz dijaloškog okvira Mogućnosti isporuke — Prioritet isporuke — odnosi se na to koliko brzo želite da Notes isporuči vašu poruku:

• Nisko: Odaberite ovo za slanje poruke kasno navečer kada mreža nije toliko zauzeta.

• Normalno: Odaberite ovo da biste poslali poruku što je prije moguće na temelju rasporeda dostave pošte koje je izradio vaš administrator. (Ovo je zadana postavka.)

• Visoko: Odabirom ovoga šaljete svoju poruku upravo sada - odmaknite se, prođite!

Ako u poruku uključujete veliki privitak, razmislite o tome da ga označite kao Nizak prioritet. Poruka neće biti isporučena dok ne budete čvrsto zaspali kući, ali vašu tvrtku može koštati manje novca da je pošaljete kasno navečer. Možda je ovo način da zaradite nagradu Zaposlenik mjeseca!

Potpisivanje poruke

Poruke potpisujete iz istog razloga iz kojeg potpisujete čekove ili službene dokumente: da pokažete da su zaista od vas. Ne morate potpisivati ​​dopis o susretu na kavi, ali kada pošaljete poruku s ključnim ili osjetljivim informacijama, možda ćete htjeti da Notes 6 dokaže da je poruka stvarno došla od vas.

Očito je da ne možete izgrebati svoj potpis na ekranu pri dnu dopisa. (Pa, zapravo, možete, ali vaš šef to vjerojatno ne bi cijenio.) Poruku potpisujete odabirom potvrdnog okvira Potpiši u odjeljku Sigurnosne opcije dijaloškog okvira Mogućnosti isporuke.

Potpis koji koristite u Notes 6 još je teže krivotvoriti od vašeg Johna Hancocka jer je to poseban numerički računalni kod koji se dodaje poruci kada je pošaljete i provjerava računalo primatelja kada se poruka otvori. Bilješka nema stvarni potpis na sebi, ali se ova vrsta poruke pojavljuje na dnu zaslona:

Potpisao Alan Dunkel/Primus 07.1.2002 8:30:46, prema Primusu.

Šifriranje poruke

Naravno, svijet je pun zauzetih ljudi, loših momaka i špijuna. Ako koristite modem, šaljete svoje poruke preko telefonskih linija na kojima bi ih osoba koja nije dobra mogla nekako presresti i pročitati. (Stvarno je, jako malo vjerojatno da će se to dogoditi, ali hej, nikad se ne zna.) Ovo nije velika stvar za vaše neobavezne poruke, ali ako pošaljete poruku koja uključuje informacije kao što su povjerljive korporativne informacije, ocjene rada zaposlenika, ili jednostavno jako, jako dobar trač koji ne želite da itko drugi čita, možete ga šifrirati.

Kada koristite opciju sigurnosti enkripcije u Notesu, 100 posto ste sigurni da će je moći pročitati samo njezin primatelj.

Za šifriranje poruke odaberite potvrdni okvir Šifriranje u odjeljku Sigurnosne opcije dijaloškog okvira Mogućnosti isporuke. Kliknite OK da zatvorite dijaloški okvir kada završite.

Kada pošaljete šifriranu poruku, Notes radi šifriranje umjesto vas — iza kulisa. Kada primatelji otvore poruku, vide sadržaj baš onako kako ste je napisali. Drugim riječima, čitatelj šifrirane poruke ne mora učiniti ništa posebno kako bi dešifrirao šifriranu poruku. Samo željeni primatelji s odgovarajućim korisničkim ID-ovima mogu pročitati šifrirani dio poruke. Jedini koji će vidjeti stvarnu zbrkanu verziju je jadni špijun koji presreće poruku u prolazu.

Ako šaljete e-poštu osobi koja koristi drugi program za e-poštu ili ako svoju poruku šaljete putem interneta, prvo provjerite kod administratora Notesa svoje tvrtke hoćete li je moći šifrirati .

Zahtjev za povratnicu za poruku

Ako koristite dijaloški okvir Mogućnosti isporuke da biste zatražili povratnu potvrdu za poruku, vaša će vas mreža automatski obavijestiti kada vaš primatelj pročita vašu poruku. To se razlikuje od zahtjeva za izvješće o potvrdi isporuke, koje vam samo govori kada je poruka stigla u bazu podataka pošte primatelja. Obično biste zatražili izvješće o primitku (samo omogućite potvrdni okvir Potvrda o povratu) kako biste spriječili izgovor "Nikad nisam vidio vašu poruku" i zatražili izvješće o potvrdi isporuke kako biste uklonili "Nikad nisam dobio vašu poruku; mreža ga je sigurno izgubila” isprika.

Ako šaljete poruku nekome tko ne koristi Notes ili ako vaša poruka ide putem interneta, možda nećete moći od njih dobiti izvješća o primitku.

Sprječavanje kopiranja poruke

Još jedna sigurnosna opcija Notesa koja vam je na raspolaganju jest sprječavanje kopiranja. Kada odaberete potvrdni okvir Spriječi kopiranje, možete biti sigurni da osoba koja primi vašu poruku neće je moći proslijediti nikome drugome. Zapravo, neće moći čak ni kopirati (Uredi –> Kopiraj) vaš dopis u međuspremnik, u slučaju da namjeravaju malo nedopušteno zalijepiti (Uredi –> Zalijepi). Odabir opcije Spriječi kopiranje osigurava da ono što pošaljete jednoj osobi neće biti spamirano po cijeloj tvrtki.

Kada završite s odabirom opcija isporuke, kliknite U redu da biste se vratili na svoj dokument. U većini slučajeva, nakon što se odlučite u vezi s ovim opcijama, zatim kliknete gumb Pošalji i datoteka.

Ako vam se vrti u glavi od svih ovih opcija dostave, nemojte dopustiti da vas to sruši. Morate ih koristiti samo u posebnim okolnostima. U stvari, za većinu poruka, oduševit ćete se s opcijama dostave bez otvaranja dijaloškog okvira Mogućnosti isporuke i bez razmišljanja. Koje olakšanje!

Ako ustanovite da uvijek posjećujete dijaloški okvir Mogućnosti isporuke kako biste potpisali i šifrirali svoje poruke, možete odabrati potvrdni okvir Spremi ove sigurnosne opcije kao zadane. Na taj će način sve nove poruke koje izradite imati iste sigurnosne postavke. Naravno, uvijek se možete predomisliti tako da se vratite u dijaloški okvir Mogućnosti isporuke kako biste promijenili zadanu postavku ili promijenili zadane sigurnosne postavke.