Stvaranje pravila u Lotus Notesu 6

Pravilo kaže Bilješke Što učiniti s nekim dolazne poruke. Na primjer, mogli biste imati pravilo koje uvijek stavlja poruke s određenom riječi u polje predmeta u određenu mapu, ili pravilo koje premješta e-poštu od određene osobe izravno u mapu Otpad, ili možda pravilo koje se trenutačno mijenja važnost svake poruke koju primite od svog šefa Visokom. Pogledajte svoja pravila klikom na riječ Pravila u oknu za navigaciju.

Da biste stvorili novo pravilo, najprije kliknite mapu Pravila u navigacijskom oknu svoje pošte. Zatim kliknite gumb Novo pravilo na traci radnji. Slika 1 prikazuje (prilično veliki) dijaloški okvir Novo pravilo koji se pojavljuje.

Slika 1: Ovdje napravite novo pravilo.

Kao što možete vidjeti na slici 1, dijaloški okvir Novo pravilo podijeljen je u tri dijela. Ovo pravilo je određuje je li pravilo omogućeno, Specify Conditions odlučuje na koje će poruke pravilo djelovati, a Specify Actions određuje što će pravilo raditi s porukama koje odabere.

Svako novo pravilo koje izradite omogućeno je prema zadanim postavkama. Međutim, možda imate pravilo koje želite privremeno onemogućiti; na primjer, možda za sada ne želite da se dolazne poruke pošte šalju u tu mapu. Na samom vrhu dijaloškog okvira upotrijebite radio gumbe Ovo pravilo je da biste odlučili hoće li se pravilo provoditi. Odaberite radio gumb Uključeno u polju (zadano) i pravilo radi sve što ste mu rekli. S druge strane, ako odaberete radio gumb Isključeno, vaše pravilo se obustavlja dok ga ponovno ne aktivirate.

Stvaranje uvjeta pravila

Polja u odjeljku Specificiranje uvjeta dijaloškog okvira Novo pravilo određuju poruke na koje će se vaše pravilo primijeniti. Osnovna ideja je korištenje ovih polja za postavljanje kriterija, a zatim korištenje gumba Dodaj za spremanje uvjeta. Neka pravila mogu imati samo jedan uvjet, kao što je Predmet sadrži za odrasle . Drugi mogu biti složeniji, s više od jednog uvjeta. Na primjer, možete imati pravilo koje traži dolaznu poruku s riječima Ažuriranja prodaje u retku predmeta koje je poslao tip po imenu Rob Fichtel.

Kada definirate drugo padajuće polje u odjeljku Specify Conditions dijaloškog okvira, možete birati između 13 različitih mjesta za traženje:

• pošiljatelj: Odaberite poruke prema imenu osobe koja je poslala poruku. Možete, na primjer, stvoriti pravilo koje automatski traži poruke od vašeg šefa.

• predmet: Odaberite poruke na temelju onoga što je u predmetu poruke, kao što je Ažuriranje prodaje .

• tijelo: Pronađite poruke s određenom riječi ili frazom bilo gdje u tijelu poruke.

• važnost: Odaberite poruke na temelju važnosti koju je za nju odabrao pošiljatelj (visoka/srednja/niska).

• Prioritet isporuke: Odaberite poruke na temelju prioriteta isporuke koji je autor dodijelio poruci.

• za: Odaberite poruke prema imenu osobe ili osoba u polju Prima.

• cc: Odaberite poruke prema imenu osobe ili osoba u polju cc poruke.

• bcc: Odaberite poruke prema imenu osobe ili osoba u polju skrivene kopije poruke.

• za ili cc: Odaberite poruke prema imenu osobe ili osoba u polju Prima ili cc.

• tijelo ili predmet: Unesite kriterij koji će Notes tražiti u predmetu i tijelu poruke.

• Internetska domena: Navedite poruke određene tvrtke, kao što je ibm.com ili yourcustomerscompany.com.

• veličina: Odredite poruke određene veličine.

• svi dokumenti: Primijenite svoje pravilo na sve nove poruke.

Nakon što Notesu kažete gdje da traži, koristite treće padajuće polje u odjeljku Specify Conditions dijaloškog okvira kako biste Notes-u rekli za koju vrstu usporedbe ste zainteresirani:

• sadrži: Pojam koji unesete u treće polje može se pojaviti bilo gdje u polju koje odaberete u prvom polju.

• ne sadrži: Što god da ste odabrali u prvom polju, ne može uključivati ​​ono što unesete u treće polje.

• je: Što god odaberete u prvom polju mora biti točno jednako onome što unesete u treće polje.

• nije: Što god ste odabrali u prvom polju, ne može biti ono što unesete u treće polje.

Konačno, upotrijebite treće polje u odjeljku Specificiranje uvjeta da biste Bilješkama rekli što tražite. Samo upišite pojam za pretraživanje — ime osobe, riječ koju želite pronaći u tijelu poruke, naziv internetske domene i tako dalje — u treće polje.

Nakon što definirate tri dijela uvjeta, kliknite gumb Dodaj da biste spremili uvjet. Ako se predomislite nakon spremanja uvjeta, možete koristiti gumbe Ukloni i Ukloni sve za uređivanje grešaka. Morate odabrati uvjet u polju Kada stignu poruke pošte koje ispunjavaju ove uvjete i kliknite gumb Ukloni da biste ga uklonili.

Ponekad ćete možda htjeti pravilo s više uvjeta. Možda je pravilo namijenjeno pronalaženju poruka koje su od određenog kupca i koje također imaju riječi novi red u svom predmetu. Pravilo može imati onoliko uvjeta koliko želite; samo nastavite koristiti taj gumb Dodaj ako trebate više od jednog.

Kada navedete više uvjeta za pravilo, možda biste željeli reći Notesu da djeluje samo ako je ispunjen svaki kriterij. U drugim slučajevima možda ćete htjeti da Notes djeluje ako je ispunjen bilo koji od navedenih kriterija. Na primjer, na slici 1, Bilješke su postavljene tako da izbrišu svaku poruku čije tijelo ili predmet sadrži riječ za odrasle . Riječ odrasla osoba ne mora se pojaviti na oba mjesta da bi se pravilo aktiviralo. Ako želite, možete postaviti Bilješke tako da se riječ Odrasli mora pojaviti u tijelu i predmetu kako bi se pravilo aktiviralo. Ovom značajkom upravljate odabirom I ili ILI u prvom padajućem polju. Ovo padajuće polje pojavljuje se tek nakon što kliknete Dodaj da svom pravilu dodate barem jedan uvjet.

Definiranje radnje pravila

Nakon što Notesu kažete na koje će se poruke pravilo ponašati, upotrijebite odjeljak Određivanje radnji u dijaloškom okviru da odredite što će Notes učiniti s tim porukama. Ovo je dio dijaloškog okvira u kojem Notesu kažete da želite da se te određene poruke premjeste u određenu mapu, izbrišu i tako dalje.

Ovaj dio dijaloškog okvira ima dva polja. Prvi — padajući popis — govori Notesu što želite učiniti s tim porukama. Drugo polje govori Bilješkama gdje ih treba staviti.

U prvom polju možete birati između šest stvari s porukom koja ispunjava uvjet(e) koje ste postavili na vrhu dijaloškog okvira Novo pravilo:

• premjesti u mapu: Recite Bilješkama da premjeste odgovarajuće poruke u određenu mapu, čiji naziv unesete u drugo polje ili upotrijebite gumb Odaberi za odabir, a obje se pojavljuju kada odaberete ovu opciju.

• kopiraj u mapu: Recite Bilješkama da premjeste odgovarajuće poruke u određenu mapu, čiji naziv unesete u drugo polje ili upotrijebite gumb Odaberi za odabir, a obje se pojavljuju kada odaberete ovu opciju. To se razlikuje od premještanja u mapu po tome što poruka ostaje u vašoj pristigloj pošti.

• poslati kopiju na: Automatski proslijediti poruku nekom drugom.

• postavite datum isteka: Označite datum na koji će poruka isteći.

• promijenite važnost na: Označite važnost poruke kao visoka, srednja ili niska — bez obzira na to kako je pošiljatelj postavio važnost poruke.

• delete: Uklonite poruku.

Nakon što pomoću ovog padajućeg popisa odlučite što će se dogoditi s porukama, upotrijebite polje s njegove desne strane da unesete naziv mape ili ime osobe kojoj će poruka biti proslijeđena itd. Polje s desne strane se pojavljuje ili ne, ovisno o tome što ste odabrali na padajućem popisu.

Nakon što definirate uvjet i radnju pravila, kliknite gumb U redu na dnu dijaloškog okvira Novo pravilo da biste ga spremili. Vaše novo pravilo pojavit će se u prikazu Pravila u vašoj pošti.

Kao i kod uvjeta, pravilo može imati više od jedne radnje. Na primjer, možete postaviti pravilo koje traži poruke od određenog korisnika, a zatim automatski prosljeđuje tu poruku vašem pomoćniku nakon što je također pohranio u posebnu mapu.