Prvi kontakt koji vidite pri otvaranju ACT-a! baza podataka je vaša vlastita — to je vaš My Record. Moj zapis nije ništa više od zapisa o kontaktu koji je povezan s korisnikom baze podataka. Vaš My Record pohranjuje sve vaše vlastite podatke, koji se automatski pojavljuju u nekim od unaprijed postavljenih predložaka koji dolaze s ACT!. Na primjer, naslovni list faksa uključuje vaše brojeve telefona i faksa; izvješće ima vaše ime na vrhu; a slovo ima vaše ime na dnu.
Ako se tuđi podaci pojavljuju kao prvi zapis o kontaktu koji vidite kada otvorite svoju bazu podataka, istražite ove tri mogućnosti:
- Jeste li se prijavili kao vi? Ako ne, učinite to. Onda kada otvorite ACT! ponovno — prijavljen kao vi — pojavljuje se vaš My Record.
- Jeste li nehotice promijenili svoje kontakt podatke? Ako je to slučaj, promijenite ga natrag.
- Ako ste 100 posto sigurni da ste se prijavili kao vi i niste promijenili svoje kontakt podatke, vaša je baza podataka vjerojatno oštećena. Morat ćete izvesti mali CPR na svojoj bazi podataka.
Vrlo je važno odvojiti vrijeme za unos svih vlastitih podataka za kontakt. Ako to ne učinite, možda ćete otkriti da vam nedostaju ključne informacije kada počnete raditi s predlošcima i izvješćima. Na primjer, ako nikada ne unesete vlastiti broj faksa, vaš se broj faksa neće pojaviti na predlošku naslovnog lista faksa, što znači da ga morate ispuniti svaki put kada šaljete faks. Uštedite se truda i odmah popunite svoj My Record.
Vaš My Record vam također omogućuje korištenje nekoliko drugih važnih ACT-a! značajke:
- Dozvola za obavljanje različitih funkcija temelji se na razini sigurnosti vašeg My Record.
- Kontakte, bilješke, povijesti, aktivnosti i prilike označene kao Privatne može vidjeti samo Voditelj zapisa koji ih je stvorio.
- Svaki put kada unesete novi kontakt, grupu, tvrtku ili priliku, vaše se ime pojavljuje kao kreator tog kontakta.
- Kada izbrišete kontakt, povijest tog brisanja pojavljuje se u području Povijest vašeg My Record.
- Svaki put kada dodate bilješku zapisu o kontaktu, vaše se ime pojavljuje kao upravitelj zapisa te bilješke.
- Kada zakažete aktivnost, vaše ime se automatski pridružuje toj aktivnosti.