Razumijevanje razina pristupa i uloga u Microsoft CRM-u

Povlastice koje su vam dodijeljene reguliraju funkcije koje možete obavljati na određenim zapisima ili objektima. Vaše razine pristupa određuju na koje se zapise primjenjuju te privilegije. Drugim riječima, iako vaše privilegije mogu uključivati ​​mogućnost brisanja zapisa računa, vaša je razina pristupa ta koja točno određuje koje zapise možete izbrisati.

Microsoft CRM uključuje četiri različite razine pristupa prikazane prema sve većem ovlasti.

korisnik (osnovni)

Korisnički pristup je najrestriktivnija od svih razina pristupa. S pravima korisničkog pristupa, korisnik može izvršiti radnje na sljedećem:

• Zapisi koje posjeduje

• Zapisi u vlasništvu drugog korisnika, ali koji su podijeljeni s njim

• Zapisi u vlasništvu ili zajedničkom vlasništvu tima čiji je on član

Poslovna jedinica (lokalna)

Pristup poslovnoj jedinici je korak iznad osnovne korisničke razine. Uključuje sva prava pristupa korisnika, ali također pruža pristup zapisima koji su u vlasništvu ili dijeljeni s drugim korisnicima koji pripadaju istoj poslovnoj jedinici. Pojam lokalno stvarno odgovara jednoj zasebnoj poslovnoj jedinici čiji je korisnik član.

Na primjer, ako Moe ima lokalna prava čitanja Opportunity, može pregledati zapise za sve potencijalne klijente zainteresirane za prijavu na program beta testera u njegovoj tvrtki. Da je Moe imao samo korisnički pristup, mogao je vidjeti samo one zapise koje je sam stvorio ili zapise koje su drugi korisnici odlučili podijeliti s njim.

Roditelj: podređene poslovne jedinice (duboko)

Korisnik s roditeljem: prava za dječji pristup ima pristup poslovnoj jedinici plus mogućnost pristupa objektima ili zapisima iz bilo koje poslovne jedinice koja je podređena jedinici kojoj je dodijeljen. Ako razmišljate o organizacijskom dijagramu za podjele svoje tvrtke, duboki pogled omogućuje vam da vidite svoju poslovnu jedinicu i sve one koji su izravno ispod nje.

Organizacijski (globalni)

Organizacijska prava pristupa su najmanje restriktivna od svih kategorija. S organizacijskim pristupom možete izvršiti radnje na bilo kojem zapisu unutar sustava, bez obzira na poslovnu jedinicu kojoj pripadate i bez obzira na probleme dijeljenja.

Organizacijska prava pristupa trebala bi biti rezervirana za malu grupu administratora sustava koji imaju cjelokupnu odgovornost za integritet baze podataka. Najmanje dvije osobe u vašoj tvrtki trebale bi imati ta prava (jedan u svrhu sigurnosne kopije), ali vjerojatno ne mnogo više od toga.

Ne bi trebao biti unaprijed utvrđen da bi izvršni direktor ili direktor IT-a trebao imati potpun organizacijski pristup. Uz tu privilegiju dolazi i odgovornost i mogućnost nenamjerne štete koju počine vikend ratnik ili oni koji sebe smatraju tehnogeeksima. Zahtjevi za posao pojedinaca i njihovo poznavanje sustava izravno se odnose na njihovo dobivanje ove razine pristupa.

Definiranje uloga

Koncept uloga spaja privilegije i prava pristupa. Microsoft CRM dolazi s osam unaprijed definiranih uloga koje su tipične za organizaciju srednje veličine. Korištenje ovih unaprijed definiranih uloga štedi puno vremena koje bi inače bilo utrošeno na postavljanje specifičnih prava pristupa za svakog korisnika. Ove uloge su sljedeće:

• CEO-poslovni menadžer

• VP prodaje

• Voditelj prodaje

• Prodajni predstavnik

• CSR menadžer

• CSR

• Marketinški stručnjak

• Administrator sustava

Svaka od ovih osam uloga ima kompletan skup unaprijed definiranih privilegija i prava pristupa. Prototipni voditelj prodaje dobiva zadani skup privilegija i prava pristupa. Da biste vidjeli postavke za svaku od zadanih uloga, slijedite ove korake:

1. Na početnoj stranici odaberite Postavke na ploči sa strane glavnog zaslona.

Pojavljuje se zaslon postavki sa svojih sedam potkategorija.

2. Odaberite Postavke poslovne jedinice u prozoru Postavke, a zatim odaberite Sigurnosne uloge.

Pojavljuje se Mreža prikaza popisa sigurnosnih uloga (prikazana na slici 1) koja prikazuje sve postojeće uloge.

Slika 1: Prikaz popisa svih postojećih sigurnosnih uloga.

3. Pogledajte ulogu voditelja prodaje klikom na njegovu liniju u mreži prikaza popisa.

Kartica Core Records voditelja prodaje, prikazana na slici 2, pojavljuje se s četiri druge kartice na vrhu. Kartica Detalji, koja je zadana, ima vrlo malo pojedinosti. Kartica Core Records sadrži sve prekidače za uključivanje ili isključivanje prava pristupa i središnje je skladište informacija o ulozi.

Slika 2: Prava voditelja prodaje u vezi s Core Records.

4. Pogledajte karticu Core Records, a zatim kliknite ostale kartice da vidite sve objekte kojima se može pristupiti na različitim razinama za postojeći profil upravitelja prodaje.

5. Kliknite Spremi i zatvori na plavoj traci radnji za povratak na mrežu prikaza popisa.

Najlakši način za stvaranje nove uloge je kloniranje postojeće. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

1. Na početnoj stranici odaberite Postavke na ploči sa strane glavnog zaslona.

Pojavljuje se zaslon postavki sa svojih sedam potkategorija.

2. Odaberite Postavke poslovne jedinice, a zatim odaberite Sigurnosne uloge.

Pojavljuje se mreža prikaza popisa sigurnosnih uloga.

3. Kliknite gumb Kopiraj ulogu na plavoj traci radnji.

Pojavljuje se dijaloški okvir Copy Role, prikazan na slici 3, koji pita koju izvornu ulogu želite kopirati i koji novi naziv želite koristiti.

Slika 3: Kopiranje nove uloge iz postojeće.

4. Odaberite ulogu koju želite kopirati s padajućeg popisa u polju Uloga za kopiranje. U prazno polje Naziv nove uloge upišite novi i jedinstveni naziv za novu prilagođenu ulogu.

5. Označite okvir Open Role When Copying Is Complete.

Ovo odmah otvara prozor za novu ulogu sa svim postavkama iz izvorne uloge. Ako se kojim slučajem prozor Core Records ne pojavi, odaberite tu karticu za prikaz svih postavki uloge. Uključite bilo koju od postavki da biste ih promijenili za novu ulogu koju stvarate. Možete nastaviti mijenjati svaku postavku kako biste prošli kroz svaku od pet mogućnosti. Obavezno pregledajte svaku od pet kartica: Pojedinosti, Osnovni zapisi, Prodaja, Usluga i Upravljanje poslovanjem.

6. Kliknite Spremi i zatvori nakon što potpuno prilagodite novu ulogu.

Korisnik može imati više od jedne dodijeljene uloge. Netko bi mogao imati ulogu administratora sustava i službenika pošte. Kada jedan korisnik ima više uloga s različitim povlasticama i pravima pristupa, prednost ima uloga s manje restriktivnim privilegijama. Dakle, čak i kada vaš administrator sustava radi kao službenik u poštanskoj sobi, ona će imati maksimalnu razinu prava pristupa.