Promjena i skrivanje odjeljaka izvješća u ACT-u! 2007

Čin! Predložak izvješća za 2007. podijeljen je u odjeljke informacija. Svaki odjeljak ima naslov odjeljka koji se pojavljuje u predlošku izvješća, ali se ne pojavljuje u samom izvješću. Možete odrediti koja polja želite da se pojavljuju u pojedinom odjeljku. Predložak izvješća sastoji se od pet glavnih odjeljaka; ne možete izbrisati ili promijeniti redoslijed odjeljaka, ali možete sakriti odjeljak ako ne želite da se pojavi u vašem izvješću.

Pet glavnih odjeljaka su

• Zaglavlje izvješća : informacije koje se pojavljuju na vrhu prve stranice izvješća, kao što su naslov i autor izvješća

• Zaglavlje stranice: informacije koje se pojavljuju na vrhu svake stranice, kao što su naslovi stupaca

• Pojedinosti: Područje koje sadrži jedno ili više polja za kontakt ili grupu

• Odjeljak Detalji je meso i krumpir izvješća — gdje ćete pronaći relevantne informacije, kao što su ime, adresa i telefonski broj kontakta.

• Podnožje stranice: informacije koje se pojavljuju na dnu svake stranice u vašem izvješću, kao što su datum i broj stranice

Možete promijeniti veličinu odjeljka kako biste napravili mjesta za dodatna polja povlačenjem vodoravne sive crte (koja se pojavljuje na dnu odjeljka) niže na predlošku.

Nakon što se poigrate s predloškom izvješća i dobijete ga točno onako kako želite, ne zaboravite vratiti veličinu svakog odjeljka na izvornu veličinu — ili ga zatvoriti što je više moguće. Sva prazna područja u odjeljku pojavljuju se kao prazna područja u vašem izvješću!

Promjena odjeljaka izvješća

Većina vas će se rado osloniti na pet zadanih odjeljaka izvješća. Međutim, s vremena na vrijeme, možda biste željeli postati malo dražesniji. Možda želite svaki od svojih kontakata navesti po abecednom redu prezimena, grupirane po gradu. Da biste to postigli, morate izraditi pododjeljke unutar izvješća. Nije problem; evo sve što trebate učiniti:

1. U dizajneru izvješća dvaput kliknite zaglavlje bilo kojeg odjeljka.

Otvara se dijaloški okvir Definiraj sekcije. Imajte na umu da osim dodavanja pododjeljaka, možete odabrati i nekoliko drugih opcija:

• Prijelom stranice: Označava želite li da se svaki odjeljak pojavi na novom listu papira ili da započne novi list na kraju odjeljka

• Sažmi ako je prazno: Zatvara odjeljak ako u njemu nema informacija

• Dopusti prelom odjeljka na više stranica: Omogućuje nastavak dugog odjeljka na više stranica

2. Kliknite gumb Dodaj da biste izvješću dodali novi odjeljak.

Otvara se dijaloški okvir Odabir polja za grupiranje.

3. Odaberite polje koje želite koristiti za grupiranje izvješća, a zatim kliknite U redu.

4. Odaberite uzlazni redoslijed u dijaloškom okviru Definiraj sekcije.

Nakon što odaberete polje s kojim želite grupirati u koraku 3, vraćate se u dijaloški okvir Definiraj sekcije. Novi pododjeljak je istaknut i možete naznačiti hoće li se novi pododjeljak pojaviti uzlaznim ili silaznim abecednim redom.

Nakon što izradite novi pododjeljak, na njega možete postaviti onoliko polja koliko vam je potrebno.

Skrivanje odjeljka izvješća

Možda ćete ponekad poželjeti sakriti odjeljak. Na primjer, recimo da želite izvješće koje broji broj kontakata u svakom od vaših polja ID/Status. Teoretski, DJELUJ! treba navesti sve te kontakte kako bi se mogli prebrojati, ali stvarno ne želite vidjeti sve te kontakte jer vas zanima samo ukupan broj. Iako ne možete ukloniti nijedan od zadanih odjeljaka predloška izvješća, možete ih sakriti, što vam daje isti rezultat.

Za skrivanje odjeljka

1. U dizajneru izvješća otvorite prozor Svojstva odabirom Pogled –> Prozor svojstava.

2. Odaberite naziv odjeljka koji želite sakriti.

3. Kliknite svojstvo Visible u prozoru Svojstva, a zatim ga promijenite u Ne.

Iako još uvijek možete vidjeti odjeljak u dizajneru izvješća, on se ne pojavljuje u vašim gotovim izvješćima.